1. Dans la DSN, comment faire remonter correctement, pour un salarié, deux bulletins sur une même période et un même contrat dans la DSN (exemple : un bulletin pour participation et un bulletin classique, tous deux sur la période du 01/09 au 30/09) ?
Les deux bulletins de paie doivent être clôturés (même en intermédiaire) afin de remonter dans la DSN.
Seule différence : il n'y aura pas de blocs séparés (donc pas de (2) à droite des onglets DSN), tous les énumérés seront dédoublés, soit un par bulletin.
2. Un salarié est né en 1928 or dans la DSN, la date de naissance en S21.G00.30.006 remonte en "JJMM2028" et non "JJMM1928", pourquoi ?
Sage DS gère une plage de date de 100 ans soit les années de 1940 à 2039. Si un salarié est né avant 1940, il conviendra de modifier manuellement la date de naissance dans la DSN.
3. Comment modifier la date prévisionnelle de fin de contrat dans Sage DS ?
Saisir par le mode assistant par le bouton "modifier".
4. Pourquoi lorsqu'on effectue un transfert DSN sur le mois en cours, la DSN n’apparait pas dans le suivi des DSN ?
Si la DSN n’apparait pas dans le suivi DSN, c’est qu’il existe déjà une DSN de générée avec une date postérieure à celle du mois demandé.
Il convient d’élargir la saisie des dates (par exemple du 01/01/2017 au 31/12/2030) en laissant coché « En cours » et « Envoyées ». Une DSN doit apparaitre avec une date non attendue.
Il ne vous reste plus qu’à supprimer et de régénérer la DSN mensuelle sur la période souhaitée.
5. Pourquoi le montant d'un versement (S21.G00.20.005) est doublé voire triplé ?
Il s'agit du fonctionnement normal de l'application, qui est dû au fait qu'il y ait plusieurs déclarations de créées dans Sage DS pour un même mois. Il ne doit y avoir en effet qu'une seule déclaration par mois sinon les montants seront cumulés pour le règlement.
6. Comment gérer un taux de transport minoré de 25% par exemple (car dans le code DUCS 900, il n'existe que le taux minoré de 20% et de 30%) ?
Cette zone n'est pas utilisée pour la DSN.
Deux possibilités sont proposées pour le déclarer correctement dans la DSN :
- Soit renseigner directement le taux minoré dans la rubrique de transport ou dans la constante TXTRANSP (en fonction du paramétrage existant) ;
- Soit créer une constante qui effectue "Taux de transport x 0.75" et renseigner cette constante dans le taux de la rubrique de transport.
Le taux étant à déclarer pour le code DUCS 900 en DSN, la valeur du taux inscrite dans les bulletins remontera automatiquement.
7. Comment déclarer un mandataire de Conseil d’Administration en DSN percevant une indemnité une fois par an ?
Tous les mois, le mandataire doit être déclaré dans la DSN (même les mois à 0). Il est nécessaire d’indiquer en S21.G00.40.007 la nature « 90 - Autre nature de contrat, convention, mandat » et de ne pas déclarer de quotité de travail. Effectivement, il s'agit d'un mandataire, donc il n’est pas lié à un contrat de travail (S21.G00.40.012 et 013).
Il n’y a alors plus l'erreur « Vous n'avez déclaré aucun bloc S21.G00.30 individu alors que la rubrique S20.G00.05.002 est renseignée avec la valeur 01 déclaration normale » en envoi de la DSN.
8. Etat "contrôle des montants DSN".
Nous vous conseillons de lancer régulièrement les éditions de contrôle afin de vérifier vos montants déclarés en DSN. Dans Sage Déclarations Sociales, il est possible de visualiser via l'état "contrôle des montants DSN" un éventuel écart entre les montants Paie et les montants DSN sur les variables concernées. L'écart est signifié par un point rouge. Il conviendra alors de modifier le paramétrage existant des variables sur Sage Paie.
9. Dans le PPS, pourquoi mettre l'Assiette sur la rubrique de prévoyance Tranche A (TA) dans la variable DSN_COMPOSANT_MONTANT_BASE_ASS ?
L'énuméré 10 prévoit, dans le cahier des charges, de déclarer le Salaire Brut prévoyance. Ce salaire brut est présent dans l'assiette de la rubrique. C'est pourquoi nous utilisons cette zone.
10. Paiement VCPA grisé dans la caisse de cotisation
Il convient de contrôler que la version de la DUCS soit positionnée sur 3 dans l’onglet « Paramètres DUCS » de la caisse de cotisation. Vérifier également que l'option déclarative n'est pas cochée
11. La synchronisation de Paie vers DS peut ne pas aboutir dans le cas où vous gérez les cotisations avec des notions de caisses de regroupement vérifiez que :
- la caisse de regroupement soit aussi rattachée à l'établissement (bouton Caisses).
- la caisse de regroupement soit rattachée à plusieurs autres caisses
- le code de la caisse de regroupement soit plus grand que celui des caisses regroupées.
12. Pourquoi les segments S21.G00.79 et 81 apparaissent plusieurs fois ?
Ces blocs apparaissent autant de fois que de caisses concernées.
13. Comment faire un bulletin complémentaire sur le mois de sortie du salarié et avoir accès au bouton Période?
Le bouton Période est accessible les mois suivants la sortie, pas le même mois.
Pour réaliser un bulletin complémentaire sur le mois de sortie :
dans les paramètres de paie se positionner en multi-clôtures.
Réaliser le 1er bulletin + Clôture intermédiaire + Bulletin complémentaire
Réaliser le second bulletin avec les dates du dernier jour travaillé par exemple (la période de ce bulletin doit être incluse dans le contrat)
14. Pourquoi le menu Etats / DSN n'existe plus dans les autorisations d'accès ?
Pour des raisons de confidentialité, les accès à la DSN sont gérés établissement par établissement. Les droits d'accès doivent donc être (depuis la version 7.61) défini sur la fiche établissement. L'utilisateur aura ainsi accès aux seules DSN des établissements autorisés.
15. Salaire rétabli pour contrat court
Pour le cas des contrats courts (commençant et se terminant le même mois), le salaire rétabli à déclarer est celui de la période contractuelle, et non celui du mois complet.
16. Gestion d'un salarié avec deux fiches de personnel côté paie (contrats simultanés)
Côté Paie : Deux fiches du personnel avec même nom, prénom et NIR et un numéro de contrat distinct entre les deux fiches.
Côté DSN : Lors du transfert des données, le salarié apparaitra deux fois avec le nom en gras. Sur chaque ligne, on a un contrat différent. Il faut sélectionner l'une des lignes et cocher la case « Ne pas envoyer les données individu » sur une seule des deux fiches côté Sage DS.
Lors de l’envoi de la DSN, les données individu seront transmises une seule fois afin de garantir l’unicité du NIR et les données contrat/paie/cotisation seront envoyées pour chaque contrat.
17. Comment interpréter les avertissements du contrôle DSN ?
Sur le rapport de contrôles un bouton "Aide sur les avertissements" est disponible. Il propose les explications sur chaque type d'avertissements.
18. Numéro Technique Transitoire en cas d'absence de numéro de sécurité sociale
Si le salarié n'a pas de numéro de Sécurité sociale, durant les 3 premiers mois, le NTT doit être renseigné en S21.G00.30.020 et le NIR en S21.G00.30.001 doit rester vide.
Une fois le NIR connu, le 4e mois au plus tard, il faut renseigner le NIR et le NTT.
Format du NTT sur 13 caractères : 1 ou 2 + SIREN (identique au S10.G00.01.001) + numérotation unique (matricule ou autre numéro qui permet de distinguer le salarié).
Ce n° est géré de manière automatique depuis la paie 7.50 si le NIR est absent. Si vous avez 2 fiches pour le même salarié, renseigner le même NTT sur les 2 fiches avec le plus ancien des deux matricules.
19. Un ancien salarié remonte à tort dans ma DSN.
Il faut s’assurer que les anciens contrats de ce salarié comportent bien une date de fin. Vous pouvez le vérifier sur sa fiche salarié – Onglet Contrat – bouton Ancien Contrat.
20. S21.G00.40.009 « Le numéro de contrat doit être unique pour un établissement et un individu »
Lorsqu’un salarié a plusieurs contrats sur le mois, la norme DSN demande à ce que les références / N° de contrat de travail soit différents l’un de l’autre. Il faut alors penser à le modifier sur la fiche salarié – Onglet contrat – bouton détail contrat – Référence / N° Contrat de travail.
Si vous ne gérez pas les n° de contrat, ce n° est géré de manière automatique.
21. Gestion des expatriés CTP 172
Pour chaque code DUCS de type xxxA, xxxD il faut un CTP xxxP même fictif
- Dupliquer la rubrique qui contient xxxD
- Mettre à 0 les bases, taux et assiette
- Lui associer un CTP xxxP et insérer la rubrique dans le bulletin
22. Cotisations agrégées
Sur la partie Bordereau Cotisations en DSN, le code 100A apparait sur 2 lignes : Vérifier sur le code DUCS 100A associé à la rubrique "Accident de travail" qu'il n'y ait que les cases taux et effectif cochées.
Les S21.G00.22.003 et S21.G00.22.004 sont les dates de début et date de fin de la période de rattachement des cotisations dont l’établissement est redevable. Elles sont donc liées à la période de paie mais aussi aux paramétrages de la caisse pour la DUCS. Ci-après le lien vers DSN info présentant les différents cas de figure : http://dsn-info.custhelp.com/app/answers/detail/a_id/398
23. Comment actualiser plusieurs DSN (multi établissements) en même temps ?
Sur la liste des DSN sélectionner toutes celles qui sont à traiter puis par un clic droit / choisir Actualiser. Cette sélection est aussi applicable à d'autres traitements : suppressions, envois ...
24. Numéro d'ordre de la déclaration S20.G00.05.004
Le numéro d'ordre de la déclaration (attribué par le déclarant) est une référence qui permet d'identifier le rang de constitution d'une déclaration au cours du mois courant. Pour une DSN Mensuelle, ce numéro est remis à zéro à chaque premier jour de mois civil. Pour un signalement, ce numéro ne doit pas être remis à zéro afin qu’il soit unique quel que soit le mois d’émission.
La norme a fait évoluer récemment cette contrainte d'unicité en ce qui concerne les signalements (il faudrait un n° unique entre les Fins de contrat et les Arrêts de travail) mais ne nous a pas encore confirmé qu'elle allait maintenir ce changement.
Attention, la plateforme DSN contrôle l’unicité par compte net-entreprise déclarant. L'unicité de ce segment doit donc être garantie pour l’ensemble des dossiers paie. Il convient dans ce cas de modifier les champs « N° d’ordre » dans les Préférences afin de démarrer la numérotation des DSN à partir d’une plage différente pour chaque dossier.
Sage DS propose une numérotation automatique qui évite les doublons.
25. Nom, Prénom, SIRET
Le triplet doit être proposé d'un envoi à l'autre. Si la saisie n'est pas conservée, vérifier les droits d'accès au répertoire C:\Users\nom_utilisateur\AppData\Roaming\Sage\DeclarationsSociales qui contient le fichier UserSettings.xml qui stocke ces informations.
26. Mandataire social
Pour un salarié qui est mandataire et salarié il faut préconiser d’utiliser une seule fiche de personnel (car la DSN attend en effet des NIR uniques). Concernant les CTP (codes ducs) la rémunération de mandataire doit être déclarée via un CTP 863 alors que pour la partie Cas général les cotisations doit passer sur le CTP 100.
27. Période de rattachement d'une prime : Pour alimenter la période de rattachement du segment S21.G00.52 sur le mois en cours et non sur le trimestre, sur la rubrique de paie (ex rubrique 1250) sélectionnez dans le volet Administratif / Pôle emploi2 "mensuelle".
28. Mesure d'activité S21.G00.53 - énuméré 01
Dans le plan de paie Sage on propose d'utiliser les rubriques 1980 et 1981 pour alimenter le temps de travail rémunéré du segment. Suite à confirmation des organismes, ce segment peut afficher des heures mensualisées à l'image de ce qui était fait en AED.
29. Déclarer un bulletin après le départ du salarié (bulletin complémentaire)
Pour déclarer un bulletin pour un salarié sorti il convient de réaliser les manipulations suivantes :
- cocher "Bulletin complémentaire à réaliser" en page "Contrat" de la fiche de personnel
- réaliser le bulletin en Gestion / Bulletin salarié
- sur le bulletin, le bouton "Période" reprend par défaut les dates du dernier bulletin clôturé pour ce salarié. Les dates peuvent être modifiées mais toujours être rattachées à un bulletin déjà clôturé.
30. Rappel sur la gestion des contrats de travail pour la DSN
Vérifier les contrats des salariés grâce à l'édition des contrats disponible depuis la liste des salariés en paie :
- les contrats ne doivent pas se chevaucher
- les contrats échus doivent contenir une date de fin
- il ne faut pas qu'un salarié soit en sommeil sur toute la période de son contrat
- il ne doit pas y avoir d'historiques administratifs établissement et société antérieurs à la date d'embauche dont les dates d'entrée ou d'embauche correspondent à la date courante.
- Il faut s’assurer que les anciens contrats de ce salarié comportent bien une date de fin.
Vous pouvez le vérifier sur sa fiche salarié – Onglet Contrat – bouton Ancien Contrat.
- Il convient de vérifier dans Information/Contrats, boutons ‘Détail Contrat’ et ‘Ancien contrat’ qu’aucun ‘Historiques du contrat’ ne soit incomplet/présent à tort …
31. Ajouter des bulletins dans une DSN
Pour ajouter des bulletins de périodes précédentes (qui auraient été oubliés) dans une DSN mensuelle, suivez les indications de la KB71464
32. Gestion du CTP transport - code DUCS 900
Retrouvez les précisions sur la gestion du code DUCS 900 dans le dernier guide DSN
33. A quoi sert l'option "Exclu du dispositif DSN" en fiche de personnel ?
La case à cocher "Exclu du dispositif DSN" de la fiche du personnel ne signifie pas que le salarié n'apparait pas dans la DSN. Il apparait toujours en DSN Mensuelle mais il doit toujours faire l'objet des déclarations AED et DSIJ et non de DSN de signalement (cas particuliers des marins pêcheurs par exemple).
34. Page blanche en édition de l'état "Contrôle des montants DSN"
Dans ce cas, diminuer la taille de la police utilisé sous Windows : clic droit sur le bureau / Personnaliser / Affichage => petite Police.
35. Peut-on travailler à plusieurs dans Sage DS ?
Sur une version réseau, plusieurs utilisateurs peuvent être connectés à la même base de données sur des déclarations différentes.
36. Pourquoi le guide DSN demande de créer les variables DSN_CATEG_QUOTITE et DSN_SALARIE_QUOTITE ? pourquoi ne sont-elles pas présentes dans le PPS ?
Ces variables sont utilisées si vous ne souhaitez pas utiliser les zones Quotités proposées sur les fiches de personnel et catégorie de salarié mais préférez définir ce paramétrage d'une autre manière.
37. Gestion de bulletins pour salariés en congé parental ou sabbatique avec cotisation à la mutuelle (impact sur la CSG, le forfait social et les nets à payer et imposable deviennent négatifs). Que faire en DSN ?
Si l'entreprise continue d'établir un bulletin, il faut continuer à déclarer un salaire de base et une absence sur tout le mois associé à un code motif 501 - Congés divers rémunéré.
Ainsi dans la DSN mensuelle seront déclarés :
- une suspension temporaire de contrat sur la totalité du mois (motif 501 – congés divers non rémunéré) : bloc S21.G00.65
- une rémunération nette imposable négative
- un travail rémunéré à 0 : rubrique S21.G00.51.003
- une durée d’absence non rémunérée égale à la durée de l’absence figurant dans le bulletin
38. Qu'est ce que le salaire de référence ?
Extrait du site dsn-info : "Il faut indiquer dans la rubrique Salaire de Référence S21.G00.40.015 le montant du salaire mensuel de base. Il correspond au salaire brut avant déduction des cotisations sociales et avant versement d'éventuelles prestations sociales.
Il ne comprend ni les primes, ni les heures supplémentaires. Son montant correspond usuellement à la première ligne du bulletin de paie d'un salarié.
Pour les apprentis, cette rubrique doit être différente de 0 et renseignée du montant minimum de leur rémunération brute mensuelle correspondant à leur âge et leur niveau d’étude à la date de versement de la paie. Cette valeur sera utilisée pour déterminer leurs éventuelles indemnités journalières en cas de congé pour maladie non professionnelle, maternité ou paternité."
39. A quoi correspond le salaire rétabli ?
Dans la fiche 54 de la base de connaissance DSN (site dsn-info), le salaire rétabli correspond au salaire brut, il n'y a pas lieu de distinguer maladie ou maternité.
De plus, cette variable est envoyée chaque mois, qu'il y ait ou non de l'absence.
Extrait de la fiche :
"Le salaire rétabli (S21.G00.51.008) correspond au salaire que le salarié aurait dû normalement toucher s'il n'avait pas été absent durant le mois.
Ce salaire rétabli est notamment utilisé dans les DSIJ pour ne pas pénaliser le salarié malade qui aurait été absent sur la période des trois mois, prise en compte pour le calcul de son indemnité.
40. A quoi sert l'option Mixte dans les paramètres établissement de Sage DS ?
Elle permet, sur un même établissement, de générer plusieurs déclarations selon les échéances au 5 ou au 15 du mois. La répartition des salariés dans ces déclarations se fait par rapport à la date de paiement du bulletin :
- paiement du 1er au 31 M = DSN au 5 M+1
- paiement du 1er au 25 M+1 = DSN au 15 M+1
41. Pourquoi les données concernant la pénibilité ne remontent pas dans la DSN alors que les données sont bien renseignées dans le contrat du salarié ? (S21.G00.34)
c'est normal si la déclaration n'est pas sur décembre : http://net-entreprises.custhelp.com/app/answers/detail/a_id/1765/~/comment-d%E3%A9clarer-la-p%E3%A9nibilit%E3%A9-en-dsn |