• Principe Général

  La clôture dans la production sociale est une opération qui valide un ou plusieurs exercices sociaux.

  Après le lancement de la clôture, la création et la modification de bulletin de paye seront alors impossibles. Pour la période clôturée, il sera toujours possible de consulter les bulletins de paye ainsi que les états.

  Si vous souhaitez archiver légalement l'exercice comptable, il sera nécessaire au préalable de lancer la clôture dans la Production Sociale. 

  L'option est active UNIQUEMENT si l'application Comptabilité est en ligne.

  Cette action permet par période de paie de générer au format PDF :

  1. Les bulletins
  2. Les états obligatoires (centralisations, liste des nets, fiches individuelles)
  3. Les DUCS URSSAF, ASSEDIC, IRC

  Les fichiers PDF sont stockés sous le chemin suivant : coala/Archives/mmaaMMAA/nom du dossier/Paye pour être facilement identifiable et être déplacé le cas échéant sur un autre support de stockage.

   MISE EN GARDE : Action irréversible, il ne sera plus possible de revenir sur un exercice clôturé, néanmoins, la consultation des données sociales est réalisable. Seule une sauvegarde avant la clôture des données permet de récupérer les données à la date de sauvegarde correspondante.

• Conditions

  1. Les périodes à purger doivent être verrouillées au préalable par l'action clic droit : Tout verrouiller dans l'échelle des temps (présence de cadenas dans l'échelle des temps).
  2. L'opération s'effectue UNIQUEMENT si l'application Comptabilité est en ligne
  3. Seule l'application Production Sociale est clôturée.

Procédure dans la Production Sociale

1. Se positionner dans l'échelle des temps sur le dernier mois de l'exercice comptable que l'on souhaite clôturer EXEMPLE : L'exercice comptable débute le 10/2004 pour se terminer le 09/2005, dans l'objectif d'archiver l'exercice comptable il souhaite clôturer l'exercice social. Celui-ci avait commencé la paye du dossier dans Production Sociale en 01/2005, il pourra donc clôturer les données antérieures à la date de 09/2005. Positionnement dans la production sociale : La clôture s'effectue en exercice comptable, dans notre exemple, se positionner en 09/05 dans l'échelle des temps.
2. Sélectionner dans le Menu : Utilitaires > Option : Clôturer définitivement pour archivage légal

REMARQUE :

• Un positionnement en cours d'année autre que le dernier mois de l'exercice comptable ne permet pas de rendre l'option disponible (option grisée)
• Un message de confirmation stipule que cette action est irréversible et confirme l'exercice de paye à archiver

MISE EN GARDE : L'action de clôture définitive est IRREVERSIBLE.

     3. Êtes- vous sur de vouloir clôturer définitivement l'exercice paye suivant du : 01/mm/NNNN au 31/mm/NNNN ?

     4. Répondre : OK ou Annuler

• • Si confirmation par [OK] : 2 possibilités :
    • Si la période à clôturer n'est pas verrouillée : Un message apparaît, stipulant qu'il convient de verrouiller les périodes pour continuer la clôture, dans ce cas l'opération est abandonnée pour effectuer cette action.
    • Si la période à purger est verrouillée : une sauvegarde avant traitement est proposée (sauvegarde toute application confondue), il est conseillé de l'effectuer en validant par OK.

     5. Dernier message confirmant la liste des actions qui vont être effectuées dans le cadre de la purge, (génération des PDF, déplacement de données, suppression de données) : cliquer sur OK pour confirmer ou bien annuler pour abandonner.

Attendre le message de confirmation : l'opération de clôture s'est déroulée avec succès (l'opération peut être longue en fonction de la taille du dossier)

     6. À la suite de la clôture :

• • Les mois de l'exercice clôturé sont grisés dans l'échelle des temps
  • L'exercice clôturé sera consultable mais non modifiable
  • Les données de la clôture sont disponibles à l'emplacement suivant : coala/Archives/mmaaMMAA/nom du dossier/Paye,
  • Répétez l'opération pour les exercices comptables suivants.

Purger les données sociales

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