Principe général

La purge des données sociales optimise la performance et libère de l’espace disque, et n'a pas de caractère obligatoire.
Elle se distingue de l’archivage légal et de la clôture.

L’opération s’effectue par exercice de paye, après sauvegarde, en conservant au moins trois années de paye en ligne.

 REMARQUE: Le logiciel imposera ces trois années.  

Elle génère des fichiers PDF, déplace le répertoire Documents de l’année purgée et supprime définitivement les anciennes lignes et bulletins jusqu'à la date choisie.

Les fichiers sont stockés sous : coala/Archives/NNNN/nom du dossier/Paye.

 ATTENTION: Cette action est irréversible. Il ne sera plus possible de revenir sur l'exercice purgé, y compris en consultation. 

Conditions

• Trois années de paye en ligne à conserver
• Purge à faire année par année
• Les périodes à purger sont à verrouiller au préalable. Pour cela, faites un clic droit sur l'échelle des temps > Tout verrouiller
• L'opération s'effectue même si l'application Comptabilité n'est pas en ligne
• Seules les données de l'application Production Sociale sont purgées.

Purge des données sociales d'un dossier

 ATTENTION: Avant d'effectuer la purge des données sociales, vérifiez si la Comptabilité est associée au dossier. 

1. Positionnez-vous dans l’échelle des temps sur le dernier mois de la période à purger dans la partie Personnel.
   
   
   ▼Cliquez ici pour voir un exemple

   Le collaborateur vient de finir les payes de 12/09 au 02/01/2025.
   Il souhaite purger les données par gain de place et de performance future.

   Celui-ci avait commencé la paye du dossier dans Production Sociale en 01/2020.
   Il aura donc la possibilité de purger les données de 2020 et 2021.
   Les données de payes de 2022 à 2024 seront dans l'impossibilité d'être purgées physiquement à cette date.

   Dans l'exemple, il est nécessaire de se positionner en 12/20 dans l'échelle des temps.

   Positionnement en paye décalée : La purge s'effectue en année civile, le positionnement dans l'échelle des temps sera 12/NN.

2. Allez sur le menu Outils > Purger les données sociales.
   • Si le positionnement est en cours d’année, l’option reste grisée
   • Si moins de trois années de paye sont en ligne, un message d’avertissement apparaît
     

     ATTENTION :
     L'action de purge des données sociales est IRRÉVERSIBLE,
     Êtes-vous sûr de vouloir purger l'exercice paye suivant du :
     01/01/2021 au 31/12/2021 ?

3. Confirmez l’action irréversible et l’exercice à archiver.
4. Lorsque la période est verrouillée, effectuez la sauvegarde proposée et validez par OK.
   
    REMARQUE: Lorsque la période n'est pas verrouillée, verrouillez-la, puis relancez la Purge des données sociales. 
5. Générez les états complémentaires en PDF (en plus des états obligatoires)
   ▼Cliquez ici pour voir la liste des états complémentaires

   • Journal de paye
   • Charges sociales
   • Liste des chèques
   • Liste des nets
   • Liste des salariés
   • Liste des virements
   • D.U.E.
   • Déclaration unique embauche MSA
   • Attestation accident du travail
   • Attestation maladie maternité paternité
   • Attestation ASSEDIC
   • Droits à congés payés
   • Provision pour congés à payer
   • Récapitulatif DIF
   • Justificatif bas salaires
   • Déclaration annuelle des retraites
   • Déclaration des salaires MSA

   
    REMARQUE: Désélectionnez les états non souhaités.

6. Confirmez la liste des actions (PDF, déplacement, suppression) en cliquant sur OK ou annulez pour abandonner.
   
    ATTENTION: Attendez le message confirmant la réussite de l’opération. La durée est variable en fonction de la taille du dossier. 
7. Après la purge :
   • L’année purgée n’est plus disponible, même en consultation
   • Les données purgées sont accessibles sous : coala/Archives/NNNN/nom du dossier/Paye
8. Répétez l’opération pour les années suivantes.

Purge des données sociales de l'entité

 ATTENTION: Sauvegardez l'entité avant de lancer la procédure.
Pour des raisons de confidentialité, modifiez le répertoire de destination si nécessaire.  

1. Ouvrez l'entité du cabinet.
2. Effectuez la même procédure que pour la purge d'un dossier.

Purge des données sociales et Comptabilité

La comptabilité n’est pas associée au dossier

Les états obligatoires sont toujours archivés automatiquement en PDF lors de la purge des données de la paie.

La comptabilité est présente et associée au dossier

Dans ce cas, la génération des PDF suit les règles d’archivage propres à la comptabilité.
Certains états ne sont donc pas produits automatiquement lors de la purge de la paie.

Avant d'exécuter la purge, il y a deux solutions :

• Éditez manuellement les états à partir de la Production Sociale
• Désactivez la liaison avec la Comptabilité :
  1. Allez dans le répertoire du dossier : Coala/grps/dossiers/nomdudossier
  2. Renommez temporairement le dossier "compta", en mettant le nom “comptaold”.
  3. Effectuez la purge des données sociales dans la Production Sociale.
     
      REMARQUE: Les états obligatoires se génèrent bien en PDF.
  4. Renommez le dossier "comptaold" en "compta".