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Recevoir des factures fournisseurs sur Sage Portail collaboratif avec Sage 50 Gestion

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Summary

Cet article présente les contrôles et paramétrages nécessaires pour traiter les factures fournisseurs avec Sage 50 Gestion commerciale seule, depuis Sage Portail Collaboratif.

Description

Avec Sage 50 Gestion commerciale, les factures fournisseurs sont réceptionnées et traitées depuis Sage Portail Collaboratif. Elles sont ensuite approuvées ou refusées.  

Contrairement à Sage Accès PA, Sage 50 Gestion ne dispose pas du stockage automatique du PDF ni de l’archivage légal. 

Le PDF correspondant à la facture est téléchargeable après son traitement sur Sage Portail Collaboratif pour en assurer la conservation.

REMARQUE :

Cette procédure concerne les utilisateurs de Sage 50 Gestion commerciale seule, sans Sage 50 Comptabilité et sans Sage Accès PA

 Comparatif des fonctionnalités disponibles par produit

Fonctionnalité

Sage 50 Gestion

Sage Accès PA

Réception des factures sur Sage Portail Collaboratif

 X

  
Réception des factures sur Sage Accès PA   X

PDF reconstruit (*) : gestion de stockage

  

X

PDF reconstruit (*) : stockage automatique

  

X

Pièces jointes : gestion et stockage

  

X

UBL (facture électronique) : stockage automatique

  

X

Archivage légal

  

X

PDF reconstruit (*) : téléchargement manuel

Obligatoire

Non Obligatoire

Gestion d’approbation / des motifs de refus Facturation Electronique

X

X

Factures de vente d’une autre solution : émission (au format CSV)

 

 X

(*) Le PDF se reconstruit depuis le fichier XML réceptionné par la Plateforme Agréée de Sage. Le PDF est généré automatiquement en transformant les données structurées du fichier XML en une mise en page visuelle et lisible.

Resolution

Paramétrage et vérification des prérequis

▼ Contrôle des paramètres de société et d'activation de Sage Portail Collaboratif
  1. Contrôlez les coordonnées de la société dans les paramètres (menu Dossier >Paramètres > Société)
  2. Paramétrez une adresse électronique pour l'émission dans le menu Dossier > Paramètres > Facturation électronique. 

    REMARQUE :

    Depuis la version 6.7 de Sage 50, cochez l'adresse électronique à utiliser pour l'émission des factures

Le service et le compte Sage Portail Collaboratif se configure dans un premier temps : Activer le service Sage Portail Collaboratif dans Sage 50.

▼ Contrôle de l'inscription à la Plateforme Agréée Sage

Vérifiez l’inscription de l’entreprise à la Plateforme Agréée Sage :

  1. Accédez à Sage Portail Collaboratif.
  2. Connectez-vous avec votre compte Sage.
  3. Cliquez sur Paramètres.
  4. Accédez à Facturation électronique > Identifiants facturation électronique.
  5. Dans la zone Plateforme Agréée Sage, cliquez sur Gérer.
  6. Vérifiez que l'adresse de facturation électronique utilisée pour la réception est activée.
  7. Vérifiez que son Statut est Enregistré. 

REMARQUE :

  • Validez au moins une adresse destinée à la réception en sélectionnant l'usage Tout.
  • Les adresses d'émission et de réception ne sont pas nécessairement identiques
    Pour l'émission, sélectionner l'usage Envoi uniquement. pour une adresse de facturation électronique. 
▼ Paramétrage de la réception des factures fournisseurs dans Sage Portail Collaboratif

Depuis Sage Portail Collaboratif :

  1. Cliquez sur Paramètres.
  2. Accédez à Facturation électronique > Paramètres facturation électronique.
  3. Positionnez l'option Activer la réception des factures électroniques sur Oui.
  4. Positionnez l'option Activer l'acceptation automatique des factures sur Non

    Image

Lorsque l'acceptation automatique est désactivée, les factures reçues seront contrôlées avant leur approbation ou leur refus.

Réception et traitement d'une facture fournisseur

Avec Sage 50 Gestion commerciale seule, le traitement de la facture fournisseur est effectué sur Sage Portail Collaboratif.

Pour chaque facture reçue :

  1. Connectez-vous au Sage Portail Collaboratif.
  2. Accédez au menu Transactions fournisseur > Factures à vérifier.
  3. Contrôlez les informations de la facture reçue.
  4. Approuvez la facture si elle est conforme.
  5. Si nécessaire, refusez la facture et renseignez le motif de refus.

Téléchargement du PDF de la facture fournisseur

Après le traitement de la facture sur Sage Portail Collaboratif, téléchargez le PDF correspondant à la facture pour en assurer la traçabilité et la conservation.

Avec Sage 50 Gestion commerciale seule, le PDF reconstruit n'est pas stocké automatiquement. Ce processus est une étape à intégrer dans le traitement des factures fournisseurs.

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