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Créer un format d'import paramétrable pour une liste de tiers

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Summary

Cet article décrit comment créer un format d'import paramétrable pour importer un listing de tiers (clients, fournisseurs, représentants ou prospects) dans Sage 50.

Description

Sur Sage 50, il est possible d'importer des listes provenant d'Excel ou d'autres logiciels.
Dans ces cas, la création de formats d'import personnalisés est nécessaire. Les types de tiers importables sont : clients, fournisseurs, représentants ou prospects.
Pour importer une liste de tiers, certaines rubriques nécessitent d'être présentes dans le fichier à importer :
  • La société
  • Le nom
Les données annexes (famille, forme juridique, titre, fonction, etc.) présentes dans le fichier qui n'existe pas dans le dossier sont créées automatiquement lors de l'import. Certaines exceptions existent, comme le pays, qui figurent déjà dans la liste disponible via le menu Dossier > Options > Liste des pays

Voici un exemple une liste client à importer : 

Nom Société Forme Juridique Adresse Code Postal Ville  Pays Famille Moyen de Paiement
Les Halles Les Halles SARL 34 rue des cerisiers 76000 Rouen France PME-PMI CB

Samona

 Samona SARL 44 Allée des cyprès 44150 Ancenis France PME CHQ

Nortiz 

Jugor

Nortiz 

Jugor

 Aucune Marienplatz 8 80331 München Allemagne Particulier CHQ+30
PAYPAL PAYPAL SARL 22-24 Boulevard Royal L-2449 Luxembourg Luxemburg Moyennes et Grandes Entreprises PRLVT

Le fichier Excel a été enregistré au format texte (séparateur tabulation) *.txt. 

Resolution

  1. Allez dans le menu Dossier > Options > Imports paramétrables.
  2. Cliquez sur le bouton Créer.
  3. Choisissez "Imports clients" puis cliquer sur OK.
  4. Sélectionnez le fichier texte à importer.
  5. Cliquez sur le bouton Détecter automatiquement pour définir le format. 

    EXEMPLE :

    Dans cet exemple, le format Délimité a été détecté.

  6. Cliquez sur le bouton Suivant et choisir le séparateur de rubriques et d'enregistrement.

    EXEMPLE :

    Dans cet exemple, le séparateur de rubriques est la tabulation et le séparateur d'enregistrement est Return/LineFeed (Retour chariot à la ligne)

  7. Cliquez sur Suivant. Renseignez ensuite les lignes d’en‑tête et de pied exclues et préciser le format des nombres et des dates.

    EXEMPLE :

    Dans cet exemple, la présence d'une ligne de titre impose d'ignorer la première ligne sans modifier le format des nombres et des dates.

  8. Cliquez sur le bouton Suivant pour définir les rubriques associées à chacune des colonnes du fichier à importer.
    Un aperçu des données à importer s'affiche dans l'en-tête de la fenêtre. 
  9. Pour chacune des rubriques sélectionner la rubrique de destination ainsi que le type de rubrique (texte, date, monnaie, etc..).
    Pour ignorer des informations, il suffit de ne sélectionner aucune rubrique dans la destination.
    Voici le paramétrage de l'exemple 
  10. Cliquez sur les boutons Suivant jusqu'à la dernière étape.
  11. Donnez un nom au format d'import puis cliquer sur Enregistrer.

Maintenant, l’import des données commence en cliquant sur Exécuter ou via le menu Divers > Importer.

REMARQUE :

En cas d’échec, aucune donnée n’est importée. Selon le rapport d’erreur, corriger les données du fichier texte ou ajuster le format d’import.

▼ Exemple n°1

Dans cet exemple, l'erreur est liée au pays d'un client qui bloque l'import.

Cette image illustre l'exemple de l'erreur

▼ Exemple n°2

Une erreur d'orthographe du pays est présente dans le fichier texte : Luxemburg au lieu de Luxembourg. Après avoir corrigé le nom du pays dans le fichier texte puis retenter un import, les données sont correctement importées dans Sage 50.

Cette image concrétise l'import

Les données annexes comme les familles et les modes de paiement sont créés automatiquement. 

 

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