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Réaliser les traitements de fin d'année dans Sage 50

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Summary

Réaliser les traitements de fin d'année dans Sage 50

Resolution

Par l’application des exigences de la Direction Générale des Finance Publiques (DGFiP) relatives au contrôle des comptabilités informatisées, il est nécessaire d’enregistrer dans un format PDF ou texte toutes les pièces de vente et d’achat.

L’archivage des données fiscales au format texte était disponible lors de la purge des pièces commerciales.

Les applications Sage 50 intègrent une fonction de sauvegarde DGFiP lors de la fin d’exercice.

La fin d'exercice consiste à réaliser la sauvegarde DGFiP de vos données et à modifier vos dates d'exercice.

La sauvegarde DGFiP permet de sauvegarder les données de l'exercice au format préconisé par la DGFiP qui seront ensuite consultable via la commande « Consultation sauvegarde DGFIP ».

Pour vous aider, vous trouverez :

  Questions - Réponses


Est-ce que la clôture d’exercice est obligatoire si j'ai uniquement la facturation dans Sage 50 ?

Il n’y a pas de réelle obligation à réaliser une clôture d’exercice en Gestion Commerciale comme nous pouvons le rencontrer en Comptabilité. Par contre, suite aux exigences de la DGFIP et à la loi anti-fraude, il est nécessaire d’enregistrer au format texte et PDF toutes les pièces de vente et d’achats.

A quel moment devons-nous réaliser cette clôture d’exercice ?

Sage 50 vous permet d’enregistrer vos pièces commerciales sur une période de 2 ans (N et N+1). La clôture d'exercice est à réaliser, lorsque vous souhaitez saisir vos écritures au-delà de la période (N+1)

Quels sont les traitements à effectuer avant de lancer la clôture ?

Avant de réaliser ce traitement, vous devez obligatoirement :

  1. Sauvegarder vos données,
  2. Valider vos pièces de ventes et d'achats pour la partie Facturation
  3. Effectuer la liaison comptable
  4. Valider vos écritures jusqu'à la date de clôture pour la partie Comptabilité
  5. Imprimer vos états comptables (Balance, Grand livre, Journaux,...)
A quoi sert le Fichier des Ecritures Comptables (FEC) ?

Le FEC sert de base à certains contrôles de l’administration fiscale : tris, calculs (sommes, multiplications, divisions, soustraction, etc.), classement et recoupement des données. Il permet au contrôleur de s’assurer de la correspondance des documents comptables avec les déclarations fiscales déposées.

Le FEC doit être communiqué à l’administration fiscale pour tous les contrôles pour lesquels l’avis de vérification de comptabilité est adressé après le 1er janvier 2014.

En cas de non remise du fichier des écritures comptables ou de remise d’un fichier non conformes, le contribuable s’expose à une amende de :

- 5 000 euros en cas de défaut de présentation de la comptabilité,

- 10% de majoration des droits mis à la charge du contribuable lorsqu’une rectification a été apportée (sans que l’amende ne puisse toutefois être inférieure à 5 000 euros).

L'administration me demande une attestation FEC, comment puis-je l'obtenir ?

Vous pouvez imprimer une attestation fiscale de conformité FEC afin de justifier auprès de l'administration fiscale ou de l'expert-comptable que le logiciel Ciel est conforme aux exigences du FEC.

Comment puis-je mettre en conformité mes anciens exercices ?

Dans le cadre de la loi DGFiP de contrôle des comptabilités informatisées, toute entreprise qui gère sa comptabilité sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de comptabilité et de gestion sur les trois exercices passés.

Ces sauvegardes pourront être demandées lors d'un contrôle fiscal. En cas de manquement à cette obligation, vous vous exposez à des pénalités financières.

Sage 50 vous propose un assistant pour vérifier la conformité de vos sauvegardes sur les trois exercices antérieurs.

1. Aller dans le menu Traitements – Vérification comptable DGFIP – Conformité sauvegarde DGFIP
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, il y a deux possibilités :

- si une coche apparaît, cela signifie que la sauvegarde est conforme

- si une croix apparaît, la sauvegarde n'est pas conforme ou le logiciel n'a pas trouvé le fichier de sauvegarde correspondant à l'exercice concerné. Dans ce cas, cliquez sur l'icône pour définir l'emplacement de la sauvegarde de l'exercice concerné. Indiquez le format de la sauvegarde.

3. Cliquer sur le bouton Générer pour lancer les sauvegardes DGFiP des exercices non conformes.

Comment puis-je consulter les archives de mes anciens exercices ?

Vous pouvez consulter les archives de vos exercices précédents dans le menu Dossier - Exercices clôturés

La fenêtre présente la liste par exercice :

  1. Sélectionner l'exercice que vous souhaitez visualiser.
  2. Puis, cliquer sur le bouton Ouvrir.

L'archive s'ouvre en lecture seule. Vous pouvez consulter les données.

Une fois terminé, cliquer sur le menu Dossier - Fermer puis réouvrez votre société.