Fiche technique Traitement de fin d'année - Ciel Gestion Commerciale

Par l’application des exigences de la Direction Générale des Finance Publiques (DGFIP) relatives au contrôle des comptabilités informatisées, il est nécessaire d’enregistrer dans un format PDF ou texte toutes les pièces de vente et d’achat.

L’archivage des données fiscales au format texte était disponible lors de la purge des pièces commerciales.

Depuis les versions 2013, les applications Ciel Gestion Commerciale intègrent une nouvelle fonction : la sauvegarde DGFIP lors de la fin d’exercice.

• La fin d'exercice consiste à réaliser la sauvegarde DGFiP de vos données et à modifier vos dates d'exercice.
• La sauvegarde DGFIP permet de sauvegarder les données de l'exercice au format préconisé par la DGFiP qui seront ensuite consultable via la commande « Consultation sauvegarde DGFIP ».

Pour vous aider, vous trouverez :

• Un guide pour procéder à cette clôture dans Ciel Gestion
• Une vidéo est disponible ici pour visionner l'enregistrement de l'animation sur les traitements de Fin d'année

Questions - Réponses

Est-ce que la clôture d’exercice est obligatoire en Gestion Commerciale ?

Il n’y a pas de réelle obligation réaliser une clôture d’exercice en Gestion Commerciale comme nous pouvons le rencontrer en Comptabilité. Par contre, suite aux exigences de la DGFIP et à la loi anti-fraude il est nécessaire d’enregistrer au format texte et PDF toutes les pièces de vente et d’achats.

A quel moment devons réaliser cette clôture d’exerice ?

Ciel Gestion Commerciale vous permet d’enregistrer vos pièces commerciales sur une période de 2 ans comme dans Ciel Compta. La clôture peut être effectuée au même moment que celle réalisé dans Ciel Compta.

Quels sont les traitements à effectuer avant de lancer la clôture ?

Avant de réaliser ce traitement, vous devez obligatoirement :

• Sauvegarder vos données,
• Valider vos pièces de ventes et d'achats

Comment puis-je mettre en conformité mes anciens exercices ?

Dans le cadre de la loi DGFiP de contrôle des comptabilités informatisées, toute entreprise qui gère sa comptabilité sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de comptabilité et de gestion sur les trois exercices passés.

Ces sauvegardes pourront être demandées lors d'un contrôle fiscal. En cas de manquement à cette obligation, vous vous exposez à des pénalités financières.

Ciel Gestion Commerciale vous propose un assistant pour vérifier la conformité de vos sauvegardes sur les trois exercices antérieurs.

1. Aller dans le menu Traitements – Vérification comptable DGFIP – Conformité sauvegarde DGFIP

Dans la fenêtre qui s'affiche, il y a deux possibilités :

• si une coche apparaît, cela signifie que la sauvegarde est conforme
• si une croix apparaît, la sauvegarde n'est pas conforme ou le logiciel n'a pas trouvé le fichier de sauvegarde correspondant à l'exercice concerné. Dans ce cas, cliquez sur l'icône pour définir l'emplacement de la sauvegarde de l'exercice concerné. Indiquez le format de la sauvegarde.

2. Cliquer sur le bouton Générer pour lancer les sauvegardes DGFiP des exercices non conformes.

Ou puis-je consulter les archives de mes anciens exercices ?

Vous pouvez consulter les archives de vos exercices précédents dans le menu Dossier - Execices clôturés.

La fenêtre présente la liste par exercice.

1. Cliquer sur l'exercice souhaiter visualiser puis cliquer sur le bouton Ouvrir

L'archive s'ouvre en lecture seule. Vous pouvez consulter les données. Une fois terminé, cliquer sur le menu Dossier - Fermer puis réouvrez votre société.