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Recevoir des factures fournisseurs du Sage Portail collaboratif dans Sage 50

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Summary

Cette fiche présente le processus de réception et d'intégration des factures fournisseurs provenant du Sage Portail Collaboratif vers Sage 50.

Description

Le Sage Portail collaboratif permet d’émettre des factures électroniques clients et de recevoir des factures électroniques fournisseurs.

REMARQUES :

La réception des factures fournisseurs est liée exclusivement à la comptabilité.
Sur le Sage Portail Collaboratif, le menu des Transactions Fournisseurs s'affiche uniquement pour Sage 50 Compta et Sage 50 Intégré (Compta + Gestion commerciale). 

Resolution

Paramétrage et vérification des prérequis

▼ Activation du service connecté

Le service et le compte Sage Portail Collaboratif se configurent dans un premier temps : Activer le service Sage Portail collaboratif dans Sage 50.

▼ Contrôle des informations dans la fiche des comptes fournisseurs

Contrôlez les informations sur la fiche du compte fournisseur (Menu Listes > Plan de comptes) :

  • Le nom 
  • Le numéro de SIRET
  • Le numéro de TVA intracommunautaire
▼ Contrôle des paramètres sur le Sage Portail collaboratif

Contrôlez les paramètres et informations suivantes sur le Sage Portail collaboratif : 

  1. Accédez au site network.sage.com/.
  2. Connectez-vous à l'aide de votre compte Sage.
  3. Cliquez sur le menu Paramètres.
  4. Accédez au menu Facturation électronique > Identifiants facturation électronique.
  5. Sous "Plateforme Agréée Sage", cliquez sur Gérer.
  6. Assurez-vous que l’adresse (ou les adresses) de facturation électronique de l'entreprise aient bien été activées :
    Vérifiez qu'à droite de l’écran, la colonne "Statut" apparaît à "Enregistré".
  7. Dans la partie gauche de l’écran, cliquez sur Facturation électronique, puis sur Paramètres facturation électronique.
    Assurez-vous que l’option "Activer la réception des factures électroniques" soit à "Oui".

    REMARQUE :

    L’option "Activer l’acceptation automatique des factures" permet d’opter au choix pour une acceptation automatique des factures ou une acceptation manuelle.
    Modifier le maximum permet de définir le montant total maximum d’une facture fournisseur dans le cas d’une acceptation automatique.

     

Acceptation ou refus des factures fournisseurs reçues sur le Sage Portail collaboratif

  1. Sur le Sage Portail collaboratif, si le paramètre "Activer l’acceptation automatique des factures" est à "Non" :
    1. Cliquez sur le menu Transactions fournisseur puis sur Factures à vérifier.
      La liste des factures électroniques transmises par les fournisseurs apparaît.
      Pour visualiser la facture fournisseur, cliquez sur la ligne. 
      Un aperçu de la facture apparaît à droite de l’écran.
    2. Cliquez sur Approuver pour accepter la facture. Il est aussi possible de la refuser.
      Les factures fournisseurs approuvées basculent automatiquement dans Transactions fournisseurs puis Factures fournisseur.
  2. Si le paramètre "Activer l’acceptation automatique des factures" est à "Oui" :
    1. Cliquez sur Transactions fournisseur puis sur Factures fournisseur.
      Il est possible de visualiser les factures fournisseurs comme indiqué précédemment.

Réception et comptabilisation des factures fournisseurs dans Sage 50

Afin que la comptabilisation des factures fournisseurs soit automatique, vérifiez les points suivants :

  • Depuis le menu Listes > Plan de comptes, vérifiez que :
    • Le compte de charge est associé au compte fournisseur (40*).
    • Le compte de TVA associé au compte fournisseur est aussi associé Lorsque le fournisseur facture à un taux de TVA différent du taux par défaut.
  • Depuis le menu Listes > TVA :
    • Vérifiez que le compte de TVA déductible (et en attente déductible, si nécessaire) soit associé à chaque taux de TVA. 

Les factures fournisseurs sont automatiquement présentes et visibles depuis le traitement "Automatisation des achats".

  1. Accédez au menu Traitements > Automatisation des achats.
  2. Sélectionnez la facture dans la liste affichée. 
    • Le bouton Approuver et comptabiliser permet de générer l’écriture comptable et d'associer le PDF de la facture à l’écriture.

      REMARQUE :

      L'écriture enregistrée est ensuite présente dans le menu Listes > Écritures

    • Le bouton Refuser permet de sélectionner un "Motif de refus", dans la liste déroulante affichée. 
      Il est possible de saisir manuellement un commentaire (facultatif).
      Ces informations seront ensuite communiquées à votre fournisseur automatiquement via la Plateforme Agréée (PA). 
      La facture refusée disparaît ensuite de la liste des factures, dans la fenêtre "Automatisation des achats". 

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