Dans le cadre de la gestion du cycle de vie « Encaissée », les règlements enregistrés en Comptabilité doivent être transmis pour mettre à jour le statut des factures envoyées via la Facturation.

Par défaut, l’envoi des statuts est réalisé manuellement depuis la fenêtre « Actualiser le cycle de vie », qui permet de consulter et transmettre les registres de règlement au statut « A envoyer ».

Un nouveau paramètre est disponible dans l’onglet « Attributs » de la Comptabilité, sous le libellé : « Envoi automatique des statuts de cycle de vie à la sortie de la Comptabilité ».

Ce paramètre permet de définir si l’envoi des statuts doit être exécuté automatiquement lors de la fermeture de la Comptabilité ou s’il doit rester à l’initiative de l’utilisateur.

Son activation peut être réalisée de deux manières :

• directement depuis les « Attributs » de la Comptabilité,
• ou depuis la fenêtre « Actualiser le cycle de vie », via le menu Traitement > Envoi automatique à la sortie de la Comptabilité

Les modifications effectuées depuis l’un ou l’autre de ces emplacements sont immédiatement synchronisées, garantissant une cohérence en temps réel du paramétrage.

Par défaut, ce paramètre est désactivé, ce qui implique que l’envoi des statuts reste manuel.

Le comportement observé lors de la fermeture de la Comptabilité dépend de la valeur du paramètre.

• Paramètre désactivé : l’application conserve le fonctionnement standard en affichant, lors de la fermeture de la Comptabilité, un message invitant l’utilisateur à consulter la liste des statuts « A envoyer ». L’utilisateur peut ainsi accéder à la fenêtre « Actualiser le cycle de vie » afin de contrôler les règlements concernés et déclencher manuellement leur envoi.
• Paramètre activé : la fermeture de la Comptabilité déclenche automatiquement l’envoi de tous les registres de règlement au statut « A envoyer », sans intervention de l’utilisateur et sans affichage de message intermédiaire. La Comptabilité se ferme une fois le traitement effectué

Lorsque aucun registre de règlement au statut « A envoyer » n’est présent, le comportement reste identique quel que soit le paramétrage : la fermeture de la Comptabilité s’effectue immédiatement, sans affichage de message ni traitement visible pour l’utilisateur.

Avec l’activation de cette fonctionnalité, le logiciel contrôle également la bonne transmission des registres « A envoyer » et sur l’analyse de la date du registre de règlement associé. Lorsque certains registres n’ont pas été envoyés depuis plusieurs jours, un message informe l’utilisateur pour lui permettre d’identifier et de corriger rapidement les anomalies.

• Principe

Un registre est considéré comme anomalie lorsqu’il remplit les deux conditions suivantes :

• Il est toujours au statut « A envoyer » ;
• La date de son registre de règlement dépasse de plus de 5 jours calendaires la date du jour (calculée à partir de la date du serveur/ poste).
• Fonctionnement à la fermeture de la comptabilité

À la fermeture de la Comptabilité, le logiciel :

• Tente d’abord un envoi automatique des statuts de cycle de vie ;
• Vérifie ensuite si des registres sont restés au statut « A envoyer » au-delà du délai autorisé.

Si au moins un registre est concerné, un message s’affiche indiquant la présence d’anomalies, accompagné d’informations sur le ou les registres concernés :

 « Des statuts "A envoyer” n’ont pas été envoyés depuis plus de 5 jours. Souhaitez-vous consulter la liste ? »

• Oui : ouverture de la liste « Actualiser le cycle de vie » pour consulter et traiter les anomalies.
• Non : fermeture du message et de la Comptabilité.