Activation du service Sage Business Docs Pour bénéficier de Sage Business Docs, vous devez commencer par activer le service : ▼ Procédure à suivre - Accédez au menu Dossier > Services connectés > aux Services connectés.
- Dans l'encart Sage Business Docs de la page qui s'affiche, sélectionnez En savoir plus.
-
Dans la page de présentation du service, activez ce service en sélectionnant Se connecter -
Si la connexion au Compte Sage n'est pas active, saisissez l'identifiant et le mot de passe dans la fenêtre qui s'affiche. -
Finalisez l'activation du service en sélectionnant Terminer. -
Sage Business Docs est désormais actif. Il est maintenant possible d'attacher des documents aux éléments suivants : - Pièces commerciales
- Clients, prospects et fournisseurs
- Articles
- Écritures comptables
Génération automatiquement les factures en PDF dans Sage Business Docs La validation d’une facture de vente, d’une facture d’acompte ou d’un avoir déclenche la génération automatique d’un document au format PDF dans Sage Business Docs. Le logiciel crée ce document lors du processus de validation.
Ce document est ensuite rattaché à l’écriture comptable correspondante.
Pour bénéficier de cette fonctionnalité, il est nécessaire d'activer un paramètre dans Sage Business Docs. La génération en PDF se fait ensuite automatiquement dans l'espace de stockage après validation de la pièce. ▼ Procédure à suivre Activation du paramètre dans Sage Business Docs -
Accédez au menu Dossier > Services connectés > Sage Business Docs > En savoir plus. -
Sélectionnez le bouton Paramètre. - La fenêtre Paramètre Sage Business Docs s'affiche
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Cochez l'option "Je souhaite ajouter automatiquement mes factures … lors de la validation". -
Enregistrez le paramétrage.
Génération automatique des factures de vente en PDF après validation Après avoir activé le paramètre dans Sage Business Docs, validez les factures de vente, factures d'acompte et avoirs. Le logiciel génère la pièce au format PDF et l'ajoute automatiquement dans l'espace de stockage Sage Business Docs. ATTENTION : Avant toute validation définitive, il est recommandé de réaliser une sauvegarde de la société :
• lorsque les données mobiles sont désactivées : Réalisez une sauvegarde en locale
• lorsque les données mobiles sont activées : Réalisez une sauvegarde en ligne -
Accédez à la liste de pièces commerciales - Ventes > Pièces clients > Factures d'acompte ou Factures ou Avoirs
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Sélectionnez la ou les pièces à valider -
Validez la ou les pièces sélectionnées -
Sélectionnez le bouton Documents liés - L'espace de stockage affiche les documents liés à la pièce sélectionnée dans la liste
La facture ou l'avoir généré s'affiche dans l'espace de stockage. REMARQUE: Si une écriture a été générée lors de la validation de cette pièce, le document PDF généré est également attaché à l'écriture comptable correspondante
Gestion du service Sage Business Docs Optimisez la gestion des documents liés avec Sage Business Docs. La création d’archives permet le téléchargement en local, tandis que la suppression des documents inutiles libère de l’espace de stockage. ▼ Procédure à suivre Téléchargez les documents liés en local Récupérez en local les documents liés pour les archiver sur l'ordinateur. - Accédez au service connecté Sage Business Docs via Dossier > Services connectés > Sage Business Docs.
- Ouvrez la gestion du service en cliquant sur Gérer le service.
- Accédez à la récupération des fichiers d'archives en cliquant sur "Récupérer mes fichiers". La fenêtre de Récupération des fichiers s'affiche.
- Lancez la récupération des fichiers en cliquant sur Récupérer mes fichiers.
Cette récupération s'effectue en deux étapes : la Préparation des archives puis le Téléchargement des archives. - Un fichier d'index est généré au format .csv ainsi qu'un dossier Archives au format .zip.
- Procédez à l'étape 2 Téléchargement des archives.
Supprimez les documents liés Après avoir téléchargé les documents liés en local, supprimez-les si nécessaire. - Accédez au service connecté Sage Business Docs via Dossier > Services connectés > Sage Business Docs.
- Ouvrez la gestion du service en cliquant sur Gérer le service.
- Cliquez sur "Supprimer mes fichiers". La fenêtre de Suppression des fichiers s'affiche.
ATTENTION : Traitement irréversible. Si les fichiers ont été préalablement récupérés et téléchargés, ceux-ci sont conservés pendant 60 jours. Autrement, ce traitement est irréversible. - Choisissez l'option souhaitée :
- Supprimer tous les fichiers
- Supprimer les fichiers dans un intervalle de dates (Supprimer les fichiers entre JJ/MM/AAAA et JJ/MM/AAAA)
- Saisissez « supprimer tout » dans la zone de texte.
- Procédez à la suppression des fichiers en cliquant sur Supprimer mes fichiers.
- Confirmez la suppression des fichiers en cliquant sur Oui. L'espace de stockage est remis à zéro et un stockage de 1 Go est de nouveau disponible.
Ajoutez manuellement un document dans Sage Business Docs Il est possible d'attacher des documents aux éléments suivants : - Écritures comptables
- Pièces commerciales
- Clients, prospects et fournisseurs
- Articles
ATTENTION : Les documents associés aux écritures, aux pièces commerciales, aux tiers ou aux articles sont supprimés en même temps que l’élément auquel ils sont rattachés. Il est donc recommandé de les télécharger au préalable afin de les conserver avant toute suppression. Exemple : avant la clôture d'un exercice, la purge de pièce commerciale, etc. ▼ Procédure à suivre Ajoutez un document lié aux écritures comptables Il est possible d'ajouter un document (PDF, image, Word) lié aux écritures dans l'espace de stockage Sage Business Docs.
▼ Procédure à suivre -
Ouvrez la liste d'écritures, menu Listes > Écritures. -
Sélectionnez l'écriture à laquelle associer un document -
Sélectionnez le bouton Documents liés - L'espace de stockage s'affiche à droite de la liste des écritures
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Sélectionnez le bouton Ajouter - La fenêtre Ajout d'un nouveau fichier s'affiche
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Glissez et déposez le fichier dans la zone dédiée - Il est également possible de sélectionner le bouton pour accéder à l'explorateur de fichiers et choisir le document depuis son emplacement
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Modifiez si besoin l'Intitulé ainsi que la Date du document proposée par défaut. Ces champs sont obligatoires -
Saisissez si besoin la Description. Le Format et la Taille sont automatiquement renseignés et ne sont pas modifiables -
Sélectionnez Ajouter Le document apparaît dans l'espace de stockage et est lié à l'écriture sélectionnée. Il est possible de visualiser, imprimer ou supprimer ce document.
Ajoutez un document lié aux pièces d’achat et de vente Avec Sage Business Docs, il est possible de lier des documents aux pièces commerciales dans l'espace de stockage dédié.
▼ Procédure à suivre -
Ouvrez la liste des pièces commerciales via le menu Ventes > Pièces commerciales -
Sélectionnez la facture, facture d'acompte ou l'avoir auquel associer un document -
Sélectionnez le bouton Documents liés situé dans la barre d'actions - L'espace de stockage s'affiche à droite de la liste des pièces commerciales
-
Dans cet espace, sélectionnez le bouton Ajouter - La fenêtre Ajout d'un nouveau fichier s'affiche
-
Glissez et déposez le fichier dans la zone dédiée - Il est également possible de sélectionner le bouton pour accéder à l'explorateur de fichiers et choisir le document depuis son emplacement
-
Modifiez si besoin l'Intitulé ainsi que la Date du document proposée par défaut. Ces champs sont obligatoires -
Saisissez si besoin la Description. Le Format et la Taille sont automatiquement renseignés et ne sont pas modifiables -
Sélectionnez Ajouter Le document apparaît dans l'espace de stockage. Il est possible de visualiser, imprimer ou supprimer ce document.
Ajoutez un document lié aux clients, prospects ou fournisseurs Avec Sage Business Docs, il est possible de lier des documents aux clients, prospects ou fournisseurs dans l'espace de stockage dédié. ▼ Procédure à suivre -
Ouvrez la liste correspondante via le menu Listes > Clients ou Prospects ou Fournisseurs. -
Sélectionnez le client, prospect ou fournisseur auquel associer un document. -
Accédez à l'espace de stockage avec le bouton Documents liés situé dans la barre d'actions - L'espace de stockage s'affiche à droite de la liste des pièces commerciales
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Dans cet espace, sélectionnez le bouton Ajouter - La fenêtre Ajout d'un nouveau fichier s'affiche
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Glissez et déposez le fichier dans la zone dédiée - Il est également possible de sélectionner le bouton pour accéder à l'explorateur de fichiers et choisir le document depuis son emplacement.
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Modifiez si besoin l'Intitulé ainsi que la Date du document proposée par défaut. Ces champs sont obligatoires. -
Saisissez si besoin une Description. Le Format et la Taille sont automatiquement renseignés et ne sont pas modifiables. -
Confirmez l'ajout du document en sélectionnant Ajouter. Le document apparaît dans l'espace de stockage. Il est possible de visualiser, imprimer ou supprimer ce document.
Ajoutez un document lié aux articles Avec Sage Business Docs, il est possible de lier des documents aux articles dans l'espace de stockage dédié. ▼ Procédure à suivre -
Ouvrez la liste d'articles via le menu Listes > Articles. -
Sélectionnez l'article auquel associer un document. -
Accédez à l'espace de stockage avec le bouton Documents liés situé dans la barre d'actions. - L'espace de stockage s'affiche à droite de la liste des articles
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Dans cet espace, sélectionnez le bouton Ajouter - La fenêtre Ajout d'un nouveau fichier s'affiche
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Glissez et déposez le fichier dans la zone dédiée - Il est également possible de sélectionner le bouton pour accéder à l'explorateur de fichiers et choisir le document depuis son emplacement.
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Modifiez si besoin l'Intitulé ainsi que la Date du document proposée par défaut. Ces champs sont obligatoires. -
Saisissez si besoin une Description. Le Format et la Taille sont automatiquement renseignés et ne sont pas modifiables. -
Confirmez l'ajout du document en sélectionnant Ajouter. Le document apparaît dans l'espace de stockage. Il est possible de visualiser, imprimer ou supprimer ce document.
Résolvez le message sur le contrat pour Sage Business Docs Comprendre le message concernant le contrat pour Sage Business Docs Consultez la procédure
Récupérez l'historique et les archives des documents depuis Sage Business Docs Il est possible de télécharger l'index de l'historique des documents déposés sur Sage Business Docs. Consultez la procédure
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