Archiver ou désarchiver des données depuis le menu Liste des dossiers
Description
Les archivages disponibles depuis le menu Liste des dossiers permettent d'archiver les exercices d'un dossier ou de supprimer un dossier de Génération Experts.
En paramétrant le répertoire d'archivage en dehors de répertoire d'installation de Génération Experts, cela permet d'alléger la base du logiciel.
Cause
Resolution
Prérequis
Étape 1 : Paramétrage des droits d'archivage des dossiers
L'archivage et la suppression de dossiers sont soumis à droits. Paramétrez ces droits au niveau des profils :
Accédez au menu Administration > Gestion du site > Administrer le site > Profils.
Sélectionnez le profil concerné.
Dans la partie Administration du cabinet, cochez Archivages des dossiers / Archivages des exercices comptables.
Étape 2 : choix du répertoire d'archivage
REMARQUE :
En sélectionnant un répertoire en dehors du répertoire d'installation du logiciel, cela permet d'alléger la base Génération Experts.
Pour retrouver le répertoire où le dossier a été archivé, accédez au répertoire d'installation Coala\local présent sur le serveur.
Cherchez un fichier texte nommé DossiersArchivageRestauration.txt dans lequel est répertorié l'historique des dossiers archivés.
En ouvrant ce fichier, visualisez alors l'emplacement où a été archivé les dossiers, comme ci-dessous :
Étape 3 : Sélection du nombre d'exercices conservés
Pour un archivage des exercices, configurez le nombre d'exercices conservés en suivant les étapes ci-dessous :
Paramétrez le nombre d'exercices à conserver dans Génération Experts lors d'un archivage.
Accédez à la liste des dossiers via le menu : Traitements> Archivage> Paramétrages> Nombre d'exercices.
La conservation varie entre 5 et 15 ans. Par défaut, Génération Experts conserve cinq années.
Archivages disponibles
Archivage des exercices
Cet archivage permet d'alléger les dossiers en archivant des exercices comptables antérieurs.
Double-cliquez sur la tuile : Liste des dossiers
Cochez les dossiers où les exercices sont à archiver.
Accédez au menu : Traitements > Archivage > Archivage > Archiver les exercices comptables des dossiers sélectionnés
À la fin de l'archivage, une fenêtre du bloc-note s'ouvre pour indiquer les informations d'archivage.
Après l'archivage, l'exercice concerné disparaît de l'arborescence du dossier.
L'exercice archivé apparaîtra dans l'arborescence du répertoire paramétré pour stocker les archives.
Archivage d'un ou de plusieurs dossiers en dehors du répertoire d'installation
ATTENTION :
Cet archivage ne déplace pas les dossiers dans le groupe de dossiers inactifs. Il va supprimer le dossier du répertoire grps et le déplacer dans le répertoire d'archivage sélectionné. Pour ce type d'archivage, consultez l'article Archiver ou désarchiver un dossier depuis le menu Administrer le site.
Double-cliquez sur la tuile : Liste des dossiers
Cochez le ou les dossiers à archiver.
Accédez au menu : Traitements > Archivage > Archivage > Archiver les dossiers sélectionnés.
À la fin de l'archivage, une fenêtre du bloc-note s'ouvre pour indiquer les informations d'archivage.
Après l'archivage, le dossier concerné disparaît de la liste des dossiers.
Le répertoire du dossier archivé apparaîtra dans l'arborescence du répertoire paramétré pour stocker les archives.
Restauration d'un dossier
Accédez à la tuile : Liste des dossiers.
Accédez au menu : Traitements > Archivage > Restauration > Restaurer un dossier.
Cliquez sur Oui pour restaurer un dossier.
Sélectionnez le dossier à restaurer.
Sélectionnez le groupe de dossier de destination.
Une restauration se fera dans le même groupe que lors de l’archivage. Sauf si le dossier a changé de groupe entre les deux opérations.
