L’archivage légal sera lancé consécutivement à la clôture de l’exercice, pour éviter une altération des documents PDF entre le moment où ils sont générés par la clôture et l’archivage.

La clôture définitive et l’archivage légal sont accessibles depuis le menu Exercice :

Les contrôles existants à l’archivage légal apparaissent dès le début du traitement pour permettre d’enregistrer tous les fichiers attendus dans les archives de l’exercice comptable.

• Le contrôle sur la présence du SIREN ou SIRET pour la génération du fichier des écritures comptables.
• Le message concernant la comptabilité tenue en recette/dépense.

L’archivage légal sera également lancé consécutivement à la clôture définitive des exercices comptables précédents, lors de la clôture en rafale.

Tous les contrôles seront répétés à chaque exercice concerné.

Le fichier d’archives est enregistré sous le répertoire Archives de la version de Sage Génération Expert : \\NomServeurGe\Archives\dateexercice\CodeDossier.

Le journal d’évènement sera intégré comme document dans le fichier d’archives.

Le format de ce fichier est modifié et correspond au format asics. (codedossier_dateexercice.asics)

 A savoir : Il est possible de lancer l'archivage légal sur un exercice clos définitivement. 

Le logiciel propose de remplacer l'archivage légal existant :

• Si OUI : remplace l'archivage existant 
• Si NON : le traitement est abandonné