L'utilitaire de purge est disponible via le menu Traitements - Purge...

Ce traitement à pour but d'alléger les fichiers après une clôture de l'exercice. La purge ne met pas à jour les stocks correspondants ni le total dû dans les fiches clients/fournisseurs.

Le traitement ne peut pas être annulé, même via une garantie de fichiers. C'est pourquoi il est IMPORTANT d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de lancer le traitement.

Deux modes de fonctionnement sont possibles pour le traitement de purge :

• Purger toutes les pièces jusqu'à une date limite
• Purger un type de pièces sélectionné jusqu'à une date limite

Fonctionnement de la purge à une date 

​Dans le cas d'une purge à une date, toutes les pièces antérieures à cette date seront supprimées.

Les autres ne seront pas touchées. Le rapport affichera le nombre de pièces purgées pour chaque type, mais ne dira rien concernant les pièces non purgées.

 REMARQUE:  Les dépendances entre les pièces est à prendre en compte dans la suppression des anciennes pièces. Une facture de 2020 dont le règlement est réalisé en 2021 ne sera pas supprimée si la purge est antérieure au 31/12/2020.  Vous pouvez insérer les colonnes "Date dernier rglt" et "Dernier transfert" dans la liste. Ainsi vous pourrez comprendre pourquoi la pièce ne se supprime pas. 

Fonctionnement de la purge par type de pièces

Devis

Tous les devis peuvent être purgés qu'ils soient transférés ou non.

Commandes

Toutes les commandes peuvent être purgées (soldées ou pas) sauf celles en cours de transfert ne peuvent pas être supprimées.

Vous pourrez utiliser les boutons Supprimer ou Solder avant de lancer le traitement.

Mise à jour des dépendances : 

• Les statistiques et objectifs sont recalculés à partir des pièces commerciales présentes dans la base.

Bons de livraison/réception, Factures et Avoirs

Tous les Bons de livraison/réception, Factures et Avoirs peuvent êtres purgés sauf ceux en cours de transfert ou en cours de règlement.

Lors de la purge les éléments suivants sont purgées en même temps :

• Les Bons de livraison/réception, Factures et Avoirs crées par transfert d'autres pièces (sauf les pièces d'origine de type devis)
• Les acomptes liés aux Commandes, Bons de livraison/réception et Factures
• Les règlements liés aux Factures et Avoirs

Mise à jour des dépendances :

• Les statistiques et objectifs sont recalculés à partir des pièces commerciales présentes dans la base.
• L'encours client initial est augmenté du montant total des pièces purgées. L'encours courant est diminué du même montant, donc l'encours client total est conservé (en encours initial qui peut être modifié manuellement).
• Les stocks réels des articles restent inchangés après la purge.

Factures d'acompte

Les factures d'acompte ne peuvent pas être purgées indépendamment des commandes et des factures auxquels elles sont liées.

Règlements

Tous les règlements peuvent être purgés indépendamment des factures et/ou avoirs auxquels ils sont liés.

Mise à jour des dépendances :

• La purge d'un règlement ne remet pas a jour le solde de la facture liée. Pour mettre à jour ce solde il faut passer par une suppression du règlement.
• Dans le cas d'une purge pour une sélection de types pièces, toutes les pièces d'un même type sont purgées. Le rapport affichera les erreurs concernant les pièces qui n'ont pas été purgées.
• Le traitement de la purge a été optimisé pour éviter toutes erreurs. Lorsque est sélectionné un type de pièce, les pièces liés à celles-ci sont supprimées en même temps.

Par exemple : Si je sélectionne uniquement les factures soldées antérieurs au 31/12/2020, le traitement de purge supprimera en même temps les bons de livraisons, les commandes, les avoirs et les règlements liés à ces factures.

Le contenu ci-dessous peut vous être utile : 

Supprimer des anciennes factures