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Comprendre le contrôle des licences sur Sage 100 déclinaison hébergée / SPC - FAQ

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Summary

Cet article répond à des interrogations concernant le contrôle des licences sur Sage 100 déclinaison Hébergée et Sage Partner Cloud (SPC).

Answers

 ATTENTION: Cette fiche est à destination des partenaires uniquement. 

Table des matières

En quoi consiste le contrôle des licences sous Sage 100 Hébergée/SPC ?

Le service de contrôle de licences vérifie la cohérence entre les solutions  Sage 100 Hébergée/SPC déployées dans Sage Provisioning Portal (SPP) et les informations enregistrées dans le CRM Sage. 

 REMARQUE: Pour une application donnée, il est nécessaire que la licence soit valide pour l’offre Produit (Hébergée ou SPC) et la déclinaison (Essentials, Standard ou Premium) achetée, pour le Code du CRM Sage du Client concerné.

Pensez à répercuter les modifications de contrat effectué, dans SPP. Notamment dans le cas de migration Essentials vers Premium ou de migration de Sage 100 Hébergée vers SPC.  

Pour rappel : une licence On-premise valide n’autorise pas le déploiement d’une version Hébergée ou SPC, que ce soit ou non dans le cadre de tests.

Quels sont les contrôles effectués ? 

Les contrôles portent sur :  

  • Le Client a-t-il acheté les modules et options configurés dans SPP ? 
  • Le Client a-t-il acheté les services connectés activés dans le Portail Sage 100 ? 
  • La date de fin de contrat est-elle dépassée ? 
  • Le nombre d’utilisateurs configuré dans SPP correspond-il au nombre de licences acquises ? 
  • Le type d’usage est-il bien de nature « Équipement Client » ? 
  • Le Client est-il toujours actif ? 

Que se passe-t-il lorsque des incohérences sont détectées ? 

En mode Surveillance, aucun blocage n’est effectué. 

En mode Réel, l’incohérence est affichée au niveau du Portail Online. Une régularisation ou un rétablissement de la configuration achetée sera à effectuer dans un délai de 30 jours après le 1er avertissement. Au-delà, le Client accèdera en mode Consultation seule à son application.  

 ATTENTION: Dans le cadre d'une résiliation, et donc d'un contrat se terminant à date fixe, pour SPC avec services managés uniquement, le site sera archivé dès le lendemain de la date de fin de contrat. 

Pour plus de détails sur les messages affichés au niveau du Portail, visionnez le Webinar de présentation du 11/07/24 

Qui contacter lorsque des incohérences sont remontées pour un Client ? 

Après vérification des causes dans le paragraphe ci-dessous, contactez : 

  • Si l’incohérence ne paraît pas justifiée, contactez votre interlocuteur habituel  
  • Si le Client souhaite conserver le module (ou option) ou renouveler son contrat, procédez comme habituellement via la Boutique Sage. Il est aussi possible de contacter votre interlocuteur habituel. 

Mail d'avertissement / Synthèse des incohérences rencontrées et remédiations 

Qui sont les personnes informées des incohérences détectées et quand ? 

Un mail d’avertissement est envoyé au Partenaire à la première connexion du client, avec un mail de synthèse tous les 7 jours. Les blocages en mode consultation seule sont effectués au bout de 30 jours sans action du Partenaire. 

Le service Contrôle de licence est en mode Surveillance jusqu’en Octobre 2024, avec envoi du mail de synthèse tous les 30 jours. Une mention est indiquée dans les mails d’avertissement : 

 REMARQUE: Ce mail vous est envoyé à titre informatif pour vous permettre d’anticiper les actions de régularisation. Aucun blocage ne sera effectué. 

Comment s’assurer de bien recevoir les mails d’avertissement ? 

Il convient de bien vérifier l'adresse mail des contacts principaux dans SPP / Page Organisation / Partenaires. Il est possible d’en avoir 2. 

Incohérence détectée : « Il n'y a pas de licence active pour cette option ou une résiliation est en cours. La date de fin de contrat est au JJ/MM/AAAA » 

Cause probable : 

La date de fin de contrat pour le module applicatif configuré est dépassée. 

Résolution : 

Si le Client souhaite conserver l’usage de ce module applicatif ou option, il sera nécessaire qu'il renouvelle son contrat.

Incohérence détectée : « Il n'y a pas de licence active pour cette option ou une résiliation est en cours » 

Cause probable : 

Elle s'affiche lorsque le service de contrôle de licences ne retrouve pas la ligne de parc correspondant à la configuration du site Client :

  • Le client n’a pas acquis le module ou option configuré dans SPP 
  • Le client a activé des services connectés non acquis dans le Portail Sage 100. Par exemple : Sage Flux Bancaires, Sage eFacture, Stockage et Partage 365
  • La date d’expiration du contrat est dépassée 
  • Un site Essentials a été configuré alors que le Client a acquis du Premium ou inversement 
  • Le Client a migré de Sage 100 Hébergé vers SPC. Dans le CRM Sage, le parc SPC devient actif et le parc Hébergé a été désactivé. Or dans SPP, le site est toujours Hébergé 
▼ Résolution

Si le Client souhaite conserver l’usage de ce module applicatif ou option, il sera nécessaire pour lui de l’acquérir.  

Dans le cas contraire, il faudra que le Partenaire :

  • directement dans SPP, utilise la fonction Modifier le site et désélectionne les modules ou options non acquises 
  • au niveau du Portail Sage  100 / Services connectés, désactive le service. 

 

 ATTENTION: Sage BI Reporting 
il est important que le Client dispose d’une licence pour une référence Sage BI Reporting pour SPC : 

  • Sage BI Reporting pour Sage 100 : S1KSA0057 Sage BI Reporting SPC ou S1KSA0095 Multi Connecteurs BI Report. SPC 
  • Sage BI Reporting pour Sage Paie : S1KSA0094 Connecteur Paie BI Reporting SPC 
  • S1KSA0095 Multi Connecteurs BI Report. SPC 

Une incohérence est détectée même si le Client possède une licence valide pour une référence BI Reporting pour On-premise. 

Option Stockage et partage 

Avec Sage Automatisation comptable, cette option a peut-être été activée pour visualiser les liens dans ACS au niveau des écritures comptables (Documents attachés). Ce n’est plus nécessaire depuis la version 2021.1.1. Procédez à la mise à jour du site, puis désactivez l’option au niveau du Portail Sage 100 / Services connectés. 

Bascule d’une déclinaison vers une autre

Elle est effectuée dans SPP. Selon la configuration : 

  • Sage 100 Hébergée : contactez Sage 
  • Sage 100 SPC  : la fonction Modifier un site permet de modifier la déclinaison. 

Important ! Dans le cas de bascule d’une version Premium vers Essentials

Certains champs en rapport avec les fonctionnalités Premium ci-dessous ne seront plus visibles : 

  • Comptabilité :
    neuf derniers plans analytiques et OD analytiques, Plan reporting, Postes budgétaires et gestion des budgets, Bon à payer, Rapprochement automatique et Extraits bancaires 
  • Gestion commerciale :
    Gestion des articles en conditionnement, au débit ou au poids, Analytique Article, Série/lot, Gammes, Emplacements, Bon à payer. 

Consultez les Découpages fonctionnels par application dans Partner Hub > Boîte à outils > Sage 100 > Encadré Vendre. Retrouvez aussi l'article Découpages fonctionnels détaillés Sage 100  sur la Base de connaissances. 

Incohérence détectée : " La valeur Nombre d'utilisateurs nommés est supérieure … " 

Cause probable : 

Le nombre d’utilisateurs configuré dans SPP est différent du nombre d’utilisateurs acquis pour ce module. 

Résolution : 

Si le Client souhaite conserver ce nombre d’utilisateurs pour ce module, il sera nécessaire pour lui de l'acquérir.

Dans le cas contraire, il est nécessaire que le Partenaire utiliser directement dans SPP la fonction Modifier le site. Il faudra rétablir ensuite le nombre d’utilisateurs acquis. 

 REMARQUE:  

  • Si le nombre attendu est égal à zéro, mention (au lieu de 0), il s’agit d’une incohérence générée par le CRM Sage. Signalez-le pour correction dans les meilleurs délais. 
  • Pour Sage 100 Hébergée, si le Client possède plusieurs sites et plusieurs contrats, il est possible qu'une incohérence soit détectée. Elle est détectée si les contrats ne possèdent pas le même nombre d’utilisateurs. En effet, il n’y a pas d’affectation d’un site à un contrat. De plus, le contrôle est effectué sur la 1ère ligne de parc du CRM Sage. 

Avertissement ! Le nombre d'utilisateurs affectés dépasse le nombre de licences acquises. Veuillez modifier les permissions. 

Cause probable : 

Le nombre d’utilisateurs configuré dans les permissions dépasse le nombre de licences souscrites.

Résolution : 

Si le nombre de licences a été augmenté dans la journée, dans Mon abonnement, le client dispose d'un bouton "Vérifier la licence". Ce bouton permet de réinterroger la base et rétablir la configuration achetée.

Sinon, retirez les permissions des utilisateurs en trop.