À mesure qu’une facture progresse à travers différentes étapes, il est essentiel d’en comprendre les statuts.
Ces statuts indiquent l’état d’avancement de la facture et sa disponibilité pour un traitement ultérieur ou un paiement.
Dans ce guide, examinons ces statuts et clarifions leur signification pour garantir une facturation efficace et conforme aux exigences réglementaires :
| Statut | Explication | Qui déclenche le statut ? | Action côté acheteur | Action côté fournisseur |
| Nouveau | La facture vient d’être créée et reste à compléter avant son envoi. | Fournisseur | Aucune action | Complétez et finalisez la facture. |
| Fichier téléchargé | Le fichier de facture a été importé sur la plateforme et attend son traitement. | Fournisseur | Aucune action | Attendez la confirmation du traitement. |
| Déposée | La facture a été transmise à la plateforme d’émission pour contrôle. | Fournisseur, via sa plateforme | Attendrez la réception sur la plateforme. | Suivez le résultat des contrôles. |
| Émise | La plateforme du fournisseur a envoyé la facture vers la plateforme du client. | Plateforme du fournisseur | Aucune action | Aucune action |
| Reçue | La plateforme du client a reçu la facture. | Plateforme du client | Attendez sa mise à disposition | Aucune action |
| Mise à disposition | La facture est disponible dans l’espace du client pour examen. | Plateforme du client | Examinez la facture et lancer son traitement. | Aucune action |
| Prise en charge | Le client confirme avoir pris en charge la facture. | Acheteur | Contrôlez la facture et poursuivez son traitement. | Aucune action |
| Approuvée | La facture est acceptée par le destinataire et poursuit son cycle de traitement. | Acheteur | Planifiez le paiement à l’échéance. | Aucune action |
| Partiellement approuvée | Seule une partie du montant de la facture est approuvée. | Acheteur | Précisez le montant approuvé et le motif concernant le solde. | Analysez le motif et traitez la partie non approuvée. |
| En litige | Il y a un litige concernant la facture. Il est possible que cela entraine un refus ou une approbation de l’acheteur. | Acheteur | Rapprochez-vous du fournisseur pour résoudre le litige | Rapprochez-vous de l'acheteur |
| Suspendue | Le traitement est interrompu dans l’attente d’informations ou de justificatifs. | Acheteur | Précisez les éléments attendus. | Transmettez les informations ou justificatifs demandés. |
| Complétée | Les informations ou justificatifs demandés ont été transmis. | Fournisseur | Reprenez le contrôle et le traitement de la facture. | Aucune action |
| Refusée | La facture est refusée dans son intégralité pour un motif commercial ou métier. | Acheteur | Communiquez le motif du refus et demandez une régularisation. | Analysez le motif, procédez à l’annulation comptable et, si nécessaire, envoyez une nouvelle facture. |
| Paiement | Le paiement de la facture a été initié. | Acheteur | Suivez l’exécution du paiement. | Attendez la réception du paiement. |
| Encaissée | Le fournisseur confirme avoir reçu le paiement. | Fournisseur | Vérifiez la bonne prise en compte du règlement. | Vérifiez le montant reçu et lettrez la facture. |
| Rejetée | La facture est bloquée lors d’un contrôle technique ou de conformité. | Plateforme agréée | Aucune action si la facture n’a pas été reçue. | Identifiez la cause, corrigez la facture et soumettez-la à nouveau. |
Les statuts obligatoires de la DGFIP sont Déposée, Refusée, Encaissée et Rejetée.