Suivre les promesses

Les promesses de paiements transmises par vos clients permettent d'avoir une bonne visibilité sur les paiements à venir, ainsi vous pouvez prioriser la relance de vos clients dont les promesses sont déjà dépassées.  

Dans Sage Recouvrement Créances, vous pouvez ajouter et éditer des promesses rattachées à vos factures. Vous avez également accès à une page de suivi des promesses qui affiche les promesses à venir, en retard et même celles déjà payées. 

 REMARQUE : La gestion des promesses est disponible à partir de la déclinaison Premium de Sage Recouvrement Créances. 

Ajouter et modifier des promesses

A partir de la situation de compte

Je suis en contact avec mon client qui m'a promis le paiement de sa facture à une date précise

1. Je cherche le client et j'accède à sa fiche client
2. Dans sa situation de compte, j'identifie la facture concernée, et je clique sur le [+] de la colonne Promesses
3. Dans la fenêtre qui propose les détails de l'écriture, je clique sur le bouton [Ajouter une promesse]
4. La promesse s'ajoute automatiquement, je peux modifier le montant et la date de la promesse. Je l'enregistre grâce à la disquette au bout de la ligne.
   Si le client souhaite payer sa facture en plusieurs fois, je peux créer plusieurs promesses pour la même facture. Il suffit de cliquer sur le bouton [Ajouter une promesse], modifier la promesse et enregistrer en cliquant sur la disquette.

 REMARQUE : Je peux visualiser la promesse créée depuis la situation de compte. La couleur correspond au statut des promesses en cours. Si l’encadré est en orange, au moins une des promesses liées à l’écriture est en retard. Si l’encadré est en bleu, la ou les promesses sont à venir. 

A partir de la page de suivi des promesses

1. J'utilise les filtres disponibles en haut de la page pour retrouver un client ou une écriture
2. Dans le tableau, je clique sur la semaine qui correspond à la date de paiement promise par le client. Les dates exactes sont indiquées juste en-dessous du numéro de la semaine.
3. Je clique sur [Ajouter une promesse]. Celle-ci sera automatiquement enregistrée si aucune modification n’est effectuée.
   Je peux personnaliser la date et le montant de la promesse. Par défaut, la date se met au premier jour de la semaine sélectionnée.
   Je clique sur la disquette bleue pour enregistrer s’il y a eu des modifications. La promesse a bien été créée et apparaît dans le tableau.

 ASTUCE : Pour ajouter des promesses sur la page Suivre > Promesses, je peux utiliser le bouton [Ajouter des promesses] en haut à droite de la page, chercher un client/écriture puis saisir le montant et la date de la promesse.

Ajouter des promesses sur plusieurs écritures

Il arrive fréquemment que les clients demandent à étaler le règlement de leur somme due sur plusieurs échéances. Sage Recouvrement Créances propose de créer et suivre ces promesses de paiement en respectant les échéances indiquées par le client.

1. Depuis la situation de compte du client concerné, je coche les écritures concernées par la promesse de paiement et je clique sur le bouton [Promesses]. Si le client m'a promis de payer l'intégralité de sa situation de compte, je sélectionne toutes les écritures.
2. Une fenêtre s'affiche avec les détails de la sélection : numéros de pièces et montant restant dus. 
   Je choisis le nombre d'échéances indiquées par le client et la date de la première échéance. Le montant promis reprend le montant restant dû mais je peux le modifier si celui-ci ne correspond pas au montant promis par le client. 
   Je clique sur le bouton [Générer les échéances]
   

 REMARQUE : Seules les écritures au débit sont concernées par l'ajout des promesses. Si je sélectionne une écriture ayant déjà une promesse, elle ne sera pas prise en compte dans l'ajout des promesses. 

     3. La fenêtre présente les échéances générées grâce aux informations renseignées à l'étape précédente. Je peux changer la date et le montant de chaque échéance. 
         Je clique sur le bouton [Générer les promesses]

     4. Une ou plusieurs promesses sont automatiquement associées à chaque écriture en prenant en compte les échéances choisies à l'étape précédente. Je peux ajuster la date et montant de chaque promesse. 
         Je sauvegarde mes promesses grâce au bouton [Enregistrer]. Les promesses sont créées et associées aux écritures concernées dans la situation de compte du client. 

Suivre les promesses

Depuis la page Suivre > Promesses

C'est important de pouvoir identifier rapidement les promesses de paiement de mes clients, pour cela il suffit d'aller sur la page Suivre > Promesses où je retrouverais toutes les promesses en retard et à venir. 
J'utilise les filtres en haut de la page pour retrouver rapidement un client, une écriture ou encore les promesses déjà payées ou dont la date est dépassée. 
Dans mon activité de recouvrement des créances, si je souhaite commencer à traiter les clients avec les montants les plus élevés ou les dates d'échéances les plus anciennes, j'utilise le tri disponible sur les 4 premières colonnes du tableau, il suffit de cliquer sur l'entête de la colonne que je souhaite trier. 
La colonne "Toutes les promesses" synthétise toutes les promesses en retard et à venir d'une écriture.  
En cliquant sur un élément de cette colonne, je peux retrouver tout l'historique des promesses de l'écriture en question.

Depuis la situation de compte

Pour retrouver rapidement les promesses de mon client, rendez-vous sur sa fiche client. Dans la situation de compte, la colonne "Promesses" affiche les promesses à venir ou en retard. 
Si une écriture n'a pas de promesse, un [+] s'affiche dans la colonne "Promesses" pour permettre d'en ajouter.

Quels sont les statuts d’une promesse et comment les utiliser ?

Une promesse de paiement peut avoir plusieurs statuts :

• En retard : si la date de la promesse est dépassée.
• A venir : si la date de la promesse est dans le futur.
• Payée : quand l’écriture est lettrée.
• Supprimée : si l’utilisateur a supprimé la promesse.

Les statuts des promesses sont mis à jour automatiquement, par exemple si une écriture est lettrée, les promesses qui lui sont rattachées passent systématiquement en statut "Payée". 
Ces statuts sont très utiles par exemple si je souhaite relancer en priorité les clients ayant des promesses en retard, je peux filtrer sur le statut "En retard" dans la page Suivre > Promesses.

Impact des promesses sur les relances

Une option permet d'exclure des relances, les écritures avec une promesse à venir.

1. Aller dans Configurer > Options avancées
2. Activer l'option Exclure des relances les écritures avec promesses à venir

En relances manuelles et par scénario, les échéances ayant des promesses à venir ne seront pas proposées par défaut.