FAQ Thématiques - Répondre aux questions sur les Traitements de fin d'année

Quel est le délai de conservation ?

Le délai général de conservation est de 6 ans dans un format papier et de 3 ans minimum sur support informatique. Il incombe à l’utilisateur d’archiver les fichiers *.pdf générés et de les conserver sur un support pérenne (exemple CD ou DVD non réinscriptibles…).

Comment lettrer en automatique sur plusieurs tiers en même temps ?

Pour lettrer en automatique un ensemble de tiers, il convient d’utiliser la fonction Traitement > Gestion des comptes tiers. Il faut sélectionner un compte tiers, puis, une fois dans la liste de ses écritures, cliquer sur le bouton [Automatique]. Dans la fenêtre suivante, choisir le ou les types de tiers souhaité, puis indiquer la fourchette de tiers dans les zones “comptes tiers de … à …”. Une fois toutes les options paramétrées, cliquer sur [OK].

Comment générer les reports à nouveaux des comptes tiers en solde et non en détail ?

Il faut, dans un premier temps, positionner l’option report à nouveau sur “Reporter le solde du compte” dans la fiche principale du compte général. Dans la fonction Traitement > Fin d’exercice > Report-à-nouveau, il est nécessaire de positionner l’option “incohérence du code report suivant la nature” sur “Pas de contrôle de cohérence”. Le progiciel génère alors une ligne de solde pour chacun des tiers rattachés au compte général.

Est-il possible de générer plusieurs fois les reports à nouveaux ?

Oui, il est possible de les générer autant de fois que souhaité.

Comment régénérer les reports à nouveaux ?

Pour régénérer les reports à nouveaux, il convient de se positionner sur l’exercice d’origine des écritures à l’aide du menu Fenêtre, puis de relancer la fonction Traitement > Fin d’exercice > Report-à-nouveau.

Est-il possible de saisir des écritures sur l’exercice précèdent alors que les à-nouveaux ont déjà été générés sur l’exercice suivant ?

Oui, pour cela, il est nécessaire de sélectionner l’exercice correspondant dans le menu Fenêtre. La saisie n’est autorisée que dans les journaux non clôturés ou clôturés partiellement. Il sera obligatoire de régénérer les reports à nouveaux afin que les nouvelles écritures soient prises en compte dans les à-nouveaux de l’exercice suivant.

Comment vérifier que le résultat présent dans le journal des à-nouveaux est correct ?

Le solde du journal des reports à-nouveaux est saisi sur le compte général d’ouverture (compte général renseigné dans les Paramètres sociétés > Exercices > Reports à nouveaux). Le montant doit correspondre au solde des comptes de gestion présent sur la dernière page de la balance des comptes généraux ou au résultat imprimé par le Bilan.

Que vérifier si le rapprochement bancaire n’est plus correct sur le nouvel exercice ?

Au 1er jour de l’exercice N, le solde relevé dans le rapprochement bancaire manuel est diffèrent du solde relevé du rapprochement bancaire manuel au dernier jour de N-1. L’incohérence résulte d’un des points suivants :

• Il reste des écritures non rapprochées sur N-2.
• Des écritures sur le compte de trésorerie ont été saisies dans un autre journal que celui de trésorerie sur l’exercice N-1 ou N-2.
• Le solde du compte de trésorerie au dernier jour de N-2 n’est pas égal au solde du compte de trésorerie au 1er jour de l’exercice N-1.

REMARQUE : Nous pouvons intervenir dans le cadre d’une prestation à Distance pour détecter la cause de l’erreur. N’hésitez pas à vous rapprocher de notre support. 

Que doit-on faire avec les écritures de situation ?

Il est désormais possible de clôturer l'exercice comptable sans avoir à supprimer au préalable les écritures de situation. Vous pourrez ainsi consulter ces écritures d'un exercice à l'autre. Il sera également possible d'inclure ces écritures lors de l'impression des états qui porteront alors la mention "Impression avec écritures de situation".

Pourquoi le journal de caisse refuse-t-il de se clôturer ?

Lors de la clôture des journaux, le message “le journal de caisse pour le mois xxx ne peut être totalement clôture car la caisse a été créditrice pour cette période ! “ peut apparaître. Le progiciel vérifie que le solde de la caisse soit toujours débiteur. Il est donc nécessaire d’imprimer l’état de contrôle de caisse par le menu Etat pour localiser l’erreur et procéder aux ajustements.

REMARQUE : Il est possible de passer outre ce contrôle en modifiant la nature du compte de caisse rattaché au journal en le passant de « Caisse » à « Aucune » depuis le menu Structure > Plan comptable. 

Comment purger les extraits de comptes bancaires ?

Il est possible de réaliser cette action par le menu Fichier > Outils > Purge des extraits. Notez également que les extraits appartenant à un exercice sont supprimés lors de la suppression de ce dernier.

Comment supprimer le premier exercice ?

Lorsqu’un exercice est clôturé et n’est plus utilisé, il est nécessaire de procéder à l’archivage de l’exercice.

MISE EN GARDE : Il est fortement conseillé de réaliser une sauvegarde de votre base SQL.  En effet, les opérations suivantes sont irréversibles. Si des modifications doivent être effectuées après la clôture de l’exercice, il sera obligatoire de repartir d’une sauvegarde. 

Il est nécessaire de lancer la fonction par le menu Traitement > Fin d’exercice > Gestion des exercices puis de choisir « Suppression du 1er exercice ».
 
L'archivage sans suppression de l'exercice n'a aucune conséquence sur le fichier d'origine et permet de conserver les comparatifs N et N-1. Par contre l'archivage avec suppression supprime l'exercice du menu Fenêtre et ne permet plus aucun comparatif. Il est cependant possible de consulter et d'imprimer dans le dossier d'archive en l'ouvrant par le menu Fichier > Ouvrir ou Traitement > Sauvegarde fiscale des données.