Le délai général de conservation est de 6 ans dans un format papier et de trois ans minimum sur support informatique. Il incombe à l’utilisateur d’archiver les fichiers *.pdf générés et de les conserver sur un support pérenne (exemple CD ou DVD non réinscriptibles…).
Pour lettrer en automatique un ensemble de tiers, il convient d’utiliser la fonction Traitement > Gestion des comptes tiers. Il faut sélectionner un compte tiers, puis, une fois dans la liste de ses écritures, cliquer sur le bouton [Automatique]. Dans la fenêtre suivante, choisir le ou les types de tiers souhaité, puis indiquer la fourchette de tiers dans les zones “comptes tiers de … à … ”. Une fois toutes les options paramétrées, cliquer sur [OK].
Il faut, dans un premier temps, positionner l’option report à nouveau sur “Reporter le solde du compte” sur la fiche principale du compte général. Dans Traitement > Fin d’exercice > Report-à-nouveau, il est nécessaire de positionner l’option “incohérence du code report suivant la nature” sur “Pas de contrôle de cohérence”. Le progiciel génère alors une ligne de solde pour chacun des tiers rattachés au compte général.
Oui, il est possible de les générer autant de fois que souhaité.
Pour régénérer les reports à nouveaux, se placer sur l’exercice d’origine via le menu Fenêtre, puis relancer Traitement > Fin d’exercice > Report‑à‑nouveau.
Oui, pour cela, il est nécessaire de sélectionner l’exercice correspondant dans le menu Fenêtre. La saisie n’est autorisée que dans les journaux non clôturés ou clôturés partiellement. Il sera obligatoire de régénérer les reports à nouveaux afin que les nouvelles écritures soient prises en compte dans les A-Nouveaux de l’exercice suivant.
Le solde du journal des reports A-Nouveaux est saisi sur le compte général d’ouverture (compte général renseigné dans les Paramètres sociétés > Exercices > Reports à nouveaux). Le montant correspond au solde des comptes de gestion figurant en fin de balance des comptes généraux ou au résultat imprimé par le Bilan.
Au premier jour de l’exercice N, le solde du rapprochement bancaire manuel diffère de celui constaté au dernier jour de N‑1.
L’incohérence résulte d’un des points suivants :
Il est désormais possible de clôturer l'exercice comptable sans avoir à supprimer au préalable les écritures de situation. Il suffit de consulter ces écritures d'un exercice à l'autre. Il sera également possible d'inclure ces écritures lors de l'impression des états qui porteront alors la mention "Impression avec écritures de situation".
La clôture des journaux affiche un message indiquant que le journal de caisse n'est pas clôturé quand la caisse a été créditrice sur la période. Le progiciel vérifie que le solde de la caisse soit toujours débiteur. Il est donc nécessaire d’imprimer l’état de contrôle de caisse par le menu Etat pour localiser l’erreur et procéder aux ajustements.
Il est possible de réaliser cette action par le menu Fichier > Outils > Purge des extraits. Notez également que les extraits appartenant à un exercice sont supprimés lors de la suppression de ce dernier.
Lorsqu’un exercice est clôturé et n’est plus utilisé, il est nécessaire de procéder à l’archivage de l’exercice.
Il est nécessaire de lancer la fonction par le menu Traitement > Fin d’exercice > Gestion des exercices puis de choisir « Suppression du 1er exercice ».
L'archivage sans suppression de l'exercice n'a aucune conséquence sur le fichier d'origine et permet de conserver les comparatifs N et N-1. Par contre, l'archivage avec suppression supprime l'exercice du menu Fenêtre et ne permet plus aucun comparatif. Il est cependant possible de consulter et d'imprimer dans le dossier d'archive en l'ouvrant par le menu Fichier > Ouvrir ou Traitement > Sauvegarde fiscale des données.