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Paramétrer les modèles d'édition

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Summary

Cette fiche présente les bases des paramétrages d'édition, qui permettre de personnaliser vos états de devis, factures... dans Batigest.

Description

 MISE EN GARDE : Le contrat d'assistance ne couvre pas les modifications de paramétrage d'éditions. Pour toute demande, il est possible de souscrire à une prestation réalisée par le service Consulting.

Resolution

Table des matières

Comment accéder aux paramétrages d'édition ?

Les paramétrages d'édition sont accessibles par le menu "Utilitaires / Paramétrages d'édition".

A l'ouverture du menu, la fenêtre suivante apparaît : 

Cette image permet de visualiser le menu Paramétrages d'édition.

Cette fenêtre est composée de plusieurs éléments :

  1. Cadre "Type" : contient l'arborescence des menus du logiciel contenant des éditions.
  2. Cadre "Paramétrages" : une fois un "Type" sélectionné, la liste des paramétrages disponibles pour ce type apparaît.
  3. Flèches sur la droite du cadre "Paramétrage" : ces flèches permettent de modifier l'ordre des paramétrages dans le cadre "Paramétrages".
  4. Fonction d'export et d'import de paramétrages : ces boutons permettent d'exporter ou d'importer un paramétrage d'édition.

Quelles sont les fonctions principales du paramétrage d'édition ?

Une fois le paramétrage d'édition sélectionné, le logiciel ouvre le paramétrage en modification. La structure du paramétrage d'édition est donc accessible.

Cette image permet de visualiser la structure du paramétrages d'édition.

Les menus

La fenêtre possède trois menus :

Cette image permet de visualiser les trois menus disponibles.

  • Menu "Paramétrages" : le menu "Paramétrages" va contenir des fonctions d'ouverture, de sauvegarde, de suppression, d'import et d'export de paramétrages.

 MISE EN GARDE : Il vous est vivement recommandé d'effectuer un duplicata de votre modèle avant toute modification. Pour cela, utilisez le menu Paramétrages, Enregistrer sous pour dupliquer le modèle courant, vous permettant ainsi de le modifier sans risques. 

  • Menu "Editions" : le menu "Editions" va contenir des fonctions vous permettant d'annuler les modifications réalisées, de couper, copier, coller...
  • Menu "Options" : le menu "Options" permet de faire apparaître des outils comme la règle ou les repères et permet d'activer le débordement de bloc

La barre d'outils

Cette image permet de visualiser la barre d’outils.
Bouton Texte :  Cette image permet de visualiser le bouton Texte.

Le bouton "Texte" vous permet d'ajouter une zone de type "Texte", qui vous permettra de saisir un texte libre.

▼ Fonctionnement :
  1. Cliquez sur le bouton  Image
  2. Cliquez à l'endroit où il faut que la zone de texte se situe.
  3. La zone apparaît avec un fond bleu, cela indique qu'elle en mode "Saisie".
    Cette image permet de visualiser le fond bleu.
  4. Saisissez le texte souhaité.
  5. Une fois le texte saisi, cliquez hors de la zone de texte pour valider.
  6. Il est possible de modifier le texte saisi. Pour cela, faites un clic droit sur la zone pour la rendre accessible.
  7. Il vous est ensuite possible d'agrandir, de modifier la taille et l'emplacement de la zone de texte.

Cette image permet de visualiser la zone de texte d’exemple.

Bouton Rubriques :  Cette image permet de visualiser le bouton Rubriques.

Le bouton "Rubriques" permet d'ajouter des rubriques directement issues de la base de données. 

 EXEMPLE : Pour ajouter la rubrique "Nom Client", le logiciel éditera automatiquement le nom du client destinataire de la facture en cours d'édition. 

▼ Fonctionnement : 
  1. Cliquez sur le bouton Image pour faire apparaître la liste des rubriques disponibles.
    Cette image permet de visualiser la liste des rubriques disponibles.
  2. Sélectionnez la rubrique qu'il faut intégrer à votre paramétrage d'édition.
  3. Faites un glisser-déposer de cette rubrique à l'endroit souhaité.
Bouton Formules :  Cette image permet de visualiser le bouton Formules.

Le bouton "Formules" permet d'ajouter des champs de type "Formules".
Ces champs permettent de renseigner des formules de calcul :

  • Pour afficher des données calculées, non récupérables directement via le bouton "Rubriques"
  • Pour définir des conditions d'affichage

 MISE EN GARDE : Le contrat d'assistance ne couvre pas la création ou la modification de champs "Formule". 

▼ Fonctionnement :
  1. Cliquez sur le bouton  Image
  2. Cliquez à l'endroit où il faut que la zone formule se situe.
  3. Une fenêtre "Formule de calcul" apparaît.
    Cette image permet de visualiser la fenêtre "Formule de calcul".
  4. Saisissez la formule souhaitée.

 EXEMPLE : Formule pour afficher le nom du client (formule présente dans les paramétrages proposés pas défaut dans le logiciel) : 
Cette image permet de visualiser la formule d’exemple.

Bouton Images :  Cette image permet de visualiser le bouton Images.

Le bouton "Images" permet d'ajouter des images comme le logo de la société par exemple.

▼ Fonctionnement : 
  1. Cliquez sur le bouton  Image
  2. Une fenêtre de sélection de l'image à insérer apparaît.
    Cette image permet de visualiser la fenêtre de sélection.
  3. Sélectionnez l'image souhaitée et valider.
  4. Positionnez l'image à l'endroit souhaité.

 ASTUCE : Il est possible de modifier et de déplacer l'image après la validation. 

Bouton Lignes :  Cette image permet de visualiser le bouton Lignes.

Le bouton "Lignes" permet de tracer des lignes horizontales et verticales, pour tracer des tableaux par exemple.

▼ Fonctionnement :
  1. Cliquez sur le bouton  Image
  2. Un curseur en forme de croix apparaît.
  3. Cliquez une première fois pour définir le début du trait, puis une deuxième fois pour définir la fin du trait.

 EXEMPLE :   

Cette image permet de visualiser le trait.

 ASTUCE : Il est possible de déplacer le trait, d'en augmenter ou d'en réduire la taille.

Bouton Cadres :  Cette image permet de visualiser le bouton Cadres.

Le bouton "Cadres" permet de tracer des cadres.

▼ Fonctionnement :


Le fonctionnement est identique à celui permettant de tracer des lignes.

Bouton Sélection :  Cette image permet de visualiser le bouton Sélection.

Le bouton "Sélection" permet de repasser le curseur en mode "Sélection" suite à l'utilisation d'un autre bouton.

Boutons Annuler / Rétablir :  Cette image permet de visualiser les boutons Annuler / Rétablir.

Les boutons "Annuler / Rétablir" ont les mêmes fonctions que celles présentes dans un traitement de texte. Ils permettent de revenir ou de rétablir une modification qui vient d'être réalisée.

Bouton Palette :  Cette image permet de visualiser le bouton Palette.

Le bouton "Palette" permet de définir des couleurs à un champ : 

  • Au fond du champ
  • A la police du champ
▼ Fonctionnement : 
  1. Sélectionnez le champ qu'il faut modifier.
  2. Cliquez sur le bouton Image pour faire apparaître la palette de couleurs.
    Cette image permet de visualiser la palette de couleur.
  3. Cliquez sur la couleur souhaitée, sur la ligne "Fond" ou "Encre" pour modifier les couleurs du champ.

 EXEMPLE : Fond noir et police jaune : 
Cette image permet de visualiser l’exemple.

 MISE EN GARDE : Pour les utilisateurs de Batigest, les modifications réalisées via le bouton Palette n'auront pas forcément d'effet sur vos éditions.
En effet, si votre champ est au format RTF (cf ci-dessous), la mise en forme définie dans les lignes du document commercial s'appliquera. 

Bouton Police et formats :  Cette image permet de visualiser le bouton Police et formats.

Le bouton "Police et formats" permet de définir la police du contenu des champs présents sur le paramétrage d'édition.

▼ Fonctionnement : 
  1. Sélectionnez le champ à modifier.
  2. Cliquez sur le bouton Image pour faire apparaître la fenêtre "Police et formats".
    Cette image permet de visualiser la fenêtre Police et formats.
  3. Sélectionnez la police, la taille et s'il faut que le contenu soit en gras, souligné...
  4. Il est aussi possible de définir si le contenu est centré ou aligné à gauche ou à droite.
  5. Enfin, il est possible de définir un format au champ (RTF par exemple).
Bouton Codes barres :  Cette image permet de visualiser le bouton Codes barres.

Le bouton "Codes barres" permet de définir qu'un champ du paramétrage est un code barre. Son édition se fera alors au format adapté.
Cela vous permet ensuite de scanner ce code barre via une douchette pour réaliser des saisies rapides d'articles, d'employés...

▼ Fonctionnement : 
  1. Sélectionnez le champ qu'il faut faire passer au format "Code barre".
  2. Cliquez sur le bouton Image pour faire apparaître la fenêtre de paramétrage du code barre.
    Cette image permet de visualiser la fenêtre de paramétrage du code barre.
  1. Il est possible de définir le type de code barre et son orientation.
  2. A l'édition, le champ s'éditera comme un code barre.

 EXEMPLE :  

Cette image permet de visualiser l’édition du code barre.

Bouton Alignement :  Cette image permet de visualiser le bouton Alignement.

Le bouton "Alignement" permet d'aligner plusieurs champs sélectionnés pour obtenir une mise en forme parfaite.

▼ Fonctionnement : 
  1. Sélectionnez plusieurs champs qu'il faut aligner.
  2. Cliquez sur le bouton Image pour faire apparaître la fenêtre d'alignement.
    Cette image permet de visualiser la fenêtre d’alignement.
  3. Sélectionnez l'alignement souhaité.
Bouton Verrouillage :  Cette image permet de visualiser le bouton Verrouillage.

Le bouton "Verrouillage" permet d'empêcher la modification du paramétrage.

Une fois activé, le bouton change :  Cette image permet de visualiser le bouton Verrouillage.

Bouton Aperçu :  Cette image permet de visualiser le bouton Aperçu.

Comme son nom l'indique, le bouton "Aperçu" permet de visualiser le paramétrage et vérifier que les modifications réalisées correspondent aux attentes.

Bouton Script d'édition :  Cette image permet de visualiser le bouton Script d’édition.

Le bouton "Script d'édition" permet d'accéder au script indiquant à l'application comment et quoi imprimer. Cette fonction est réservée aux utilisateurs connaissant le langage utilisé.

Cette image permet de visualiser le script d’édition.

Les blocs d'informations

Le paramétrage d'édition est découpé en blocs d'informations.

Un bloc correspond à un découpage du document : par exemple, un devis comprend :

  • un en-tête (bloc contenant les coordonnées de la société et du client),
  • plusieurs lignes de données (blocs contenant le descriptif des lignes : libellé, quantité, prix unitaire, montant...),
  • un pied (net à payer, mode de règlement...).

Chaque bloc se compose d'un groupe d'informations diverses : textes fixes, données variables, lignes, cadres ou images.

Le script d'édition définit les blocs qui apparaissent.

Plusieurs options sont disponibles via le clic droit sur le bloc :

  • Bloc non imprimé : permet de ne pas éditer le bloc
  • Saut de page avant / Saut de page après : permet de définir un saut de page avant ou après le bloc
  • Imprimé en bas de page : permet de définir que ce bloc s'éditera toujours en bas de page

Foire aux questions

Batigest : Le libellé de l'article saisi dans le document commercial est sur plusieurs lignes. Comment faire pour que la quantité et le prix apparaissent au niveau de la dernière ligne du libellé ?

Pour que les quantités et les prix apparaissent sur la dernière ligne d'un libellé en comprenant plusieurs, il faut utiliser la fonction "Bas de bloc" : 

  1. Sélectionnez le champ souhaité.
  2. Allez dans le menu Options > Débordement > Bas de bloc.

 MISE EN GARDE : Si la ligne est au format RTF, ce paramétrage "Bas de bloc" ne fonctionnera pas.