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Importer et exporter les données du Dossier Permanent

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Summary

Cet article décrit la procédure d'import et d'export des données du dossier permanent des dossiers clients dans Sage Génération Experts.

Description

L'état Import-Export Dossiers Permanent de Génération Experts permet d'exporter et d'importer des données du dossier permanent.

Resolution

Données contenues dans l'état

L'état contient plusieurs informations concernant l'entreprise, notamment :

▼ Liste des données
  • Raison sociale
  • Adresse
  • Code NAF/APE
  • SIREN / SIRET
  • Convention collective
  • Adresse mail
  • n° de téléphone/fax
  • Coordonnées bancaires, …

REMARQUE :

Cette liste reste indicative.

Accès à l'état

L'accès à l'état Import-Export Dossiers Permanent s'effectue depuis le menu Administration en cinq étapes :

▼ Étapes d'accès à l'état
  1. Depuis Génération Experts, accédez au menu Administration > Gestion du Site > Administrer le site.
  2. Sélectionnez le menu États dans la boîte de dialogue qui s'ouvre.
  3. Répondez OK.
  4. Dans la fenêtre qui s'ouvre, effectuez un clic droit sur l'état Import-Export Dossiers Permanent.
  5. Choisissez Importer ou Exporter suivant l'action souhaitée.

 Fonction d'export

La fonction d'export extrait les informations du DP de tous les dossiers dans un fichier**.txt**. Nommez et enregistrez ce fichier à l'emplacement souhaité.

▼ Procédure d'export

REMARQUE :

Pour améliorer la lisibilité, enregistrez le fichier avec l'extension**.xls** plutôt que**.txt**.

  1. Pour consulter le fichier immédiatement, répondez Oui à la question suivante ou répondez NON.
  2. Après avoir répondu NON, ouvrez le document à partir de l'emplacement d'enregistrement.
  3. Lors de l'ouverture du fichier au format**.txt**, répondez Oui à la question affichée.

Avertissement format fichier

REMARQUE :

Cet avertissement concerne exclusivement les fichiers au format**.xls**. Une fois le fichier ouvert, consultez les éléments et appliquez des filtres.

Fonction d'import

L'import couvre deux actions principales :
▼ Actions et prérequis de l'import

L'import permet :

  • Complétez en rafale des informations
  • Créez en rafale des dossiers (consultez la section « Création de dossiers » ci-dessous)

L'import nécessite un export préalable. Seules les informations prévues par la trame par défaut du logiciel s'importent.

REMARQUE :

Réalisez un export pour obtenir la trame.

ATTENTION :

Conservez l'ordre des colonnes, des lignes et les intitulés des colonnes tels quels

▼ Règles de format et d'enregistrement

L'import accepte exclusivement le format**.txt**.

  • Après export au format.xls et saisie des informations, enregistrez le fichier au format.txt.
  • Après l'import du fichier, relancez le logiciel pour finaliser l'implémentation des données

Création de dossiers avec l'import

La création de dossiers via l'import sert exclusivement à récupérer des dossiers d'un autre cabinet Génération Experts.

▼ Prérequis et restrictions
  • Disposez d'une sauvegarde de l'autre cabinet au préalable
  • La création de dossiers via l'import exclut la gestion des contacts. Le dossier reste alors inutilisable
▼ Détails des étapes

Pour créer des dossiers via un fichier d'import :

  1. Supprimez toutes les lignes du fichier, sauf la première contenant les intitulés de colonnes.
  2. Remplissez la colonne A (code dossier).
  3. Après import, le code dossier se tronque à 10 caractères et exclut les espaces.
  4. Créez un fichier par groupe de dossier.
  5. Au moment de l'import, le logiciel demande le groupe de dossiers et accepte un seul groupe par opération.
    Arborescence États import
  6. Après avoir choisi le groupe de dossiers, répondez Oui à la question affichée.
    Confirmation récupération dossiers
  7. Renseignez la date de création des dossiers et validez avec OKPar défaut, le logiciel propose une date modifiable.
  8. La sauvegarde du confrère porte le même nom que le code dossier dans le logiciel d'origine.
  9. Créez le dossier avec le même code dossier que le dossier du confrère.
  10. Pour trouver le dossier importé, accédez à l'Intuisage et effectuez une recherche par code dossier
  11. Consultez la fiche Intuisage : Ouvrir un dossier avec le code dossier.
  12. Une fois le dossier ouvert, restaurez la sauvegarde du confrère.

La restauration de sauvegarde s'effectue dossier par dossier. Le logiciel gère exclusivement la restauration individuelle.

 

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