Créer un modèle de saisie pour automatiser les écritures d'écarts en lettrage

Lors du lettrage des écritures, il arrive parfois que le montant des écritures sélectionnées, la(es) facture(s) et le(s) règlement(s), ne soit pas équilibré. Ces écritures peuvent alors être pré-lettrées pour démontrer le lien entre elles. Ces écritures pré-lettrées sont considérées comme non lettrées et sont donc intégrées dans les écritures à reporter en A Nouveaux.

 NOTE : Dans ce cas dans la colonne lettrage, sera affecté une lettre en minuscule. 

Si je souhaite effectuer le lettrage, je dois passer une écriture d'équilibre qui peut être générée automatiquement par l'application.

Dans ce cas je dois répondre [Oui] à la question "Le solde lettrage n'est pas égal à zéro ! Souhaitez-vous passer une écriture d'équilibre ?" au moment du lettrage.

Je vois alors la fenêtre suivante :

Je dois sélectionner :

Le code du journal sur lequel l'écriture de régularisation sera générée.

Le modèle de saisie correspondant a l'écriture a saisir.

Je peux également cocher l'option "Visualiser l'écriture avant de l'enregistrer".

Une fois l'écriture enregistrée l'écriture est lettrée automatiquement.

S'il n'existe pas de modèle de saisie, plusieurs solutions possibles :

Récupérer modèle par le menu "Fusion"

1. Je vais dans le menu Structure > Fusion pour récupérer le modèle d’une base existante.

2. Je sélectionne le fichier comptable contenant les éléments à récupérer  

3. Dans la barre de sélection Elément je choisi Modèles de saisie

4. Le bouton [Ajouter] me permet de faire passer les modèles d'une société vers l'autre.

Message rencontré lors du traitement si le code journal et le compte général n'existe pas dans la société :

1. Je créé le journal OD par le menu Structure > Codes journaux pour pouvoir récupérer le modèle
2. Je créé le compte général par le menu Structure > Plan comptable avant de pouvoir récupérer le modèle

Créer un modèle à partir d'une écriture

1. Je sélectionne une écriture dans le journal

2. Dans le menu Action, je sélectionne Créer un modèle de saisie

3. La fenêtre de création d'un nouveau modèle de saisie apparaît :

4. Je renseigne l'intitulé, je modifie si nécessaire le type journal et sur la partie Montant je sélectionne Montants variables.

5. Le modèle suivant sera créé dans Structure > Modèles > Modèles de saisie

CONSEIL : Je devrais modifier certain champs de la ligne du tiers et positionner l'équilibre sur la ligne de contrepartie. Je me reporte au paragraphe "Création de modèle manuellement" si besoin.

Créer un modèle manuellement par le menu Structure

1. Je vais dans le menu Structure > Modèles > Modèle de saisie
2. J'actionne le bouton [Nouveau]. Une fenêtre de saisie apparaît.
3. Je saisie l’intitulé, je choisi le type de journal utilisé pour ce modèle. Dans notre cas choisir "Général" puis le code Journal (élément non obligatoire).

EXEMPLE : Modèle de saisie Perte sur ajustement clients

NOTE: Pour les autres modèle (Produits et ajustement Perte et Produits Fournisseurs) les éléments qui changent : le compte général et le sens de l'écriture

Correspondance des icônes

 Je sélectionne le bouton 

Je sélectionne le bouton  : cette fonction reprend à cet endroit la même valeur que celle mentionnée sur la ligne précédente dans la même colonne.

Je sélectionne le bouton  : cette fonction permet de demander le calcul du contenu de la zone suivant un paramétrage enregistré dans une autre commande du programme.

Je sélectionne le bouton  : cette fonction permet de demander le calcul du contenu de la zone par équilibrage avec les autres montants saisis en débit et crédit.

Affectation du modèle

Une fois les modèles de saisie créés, je les affecte par le menu Fichier > Paramètres société > Tiers > Gestion des écarts