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Effectuer l'archivage

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Summary

Cette fiche vous explique comment effectuer un archivage des données du fichier commercial sur Sage 100 Gestion Commerciale.

Description

Cette fonction archive les données du fichier commercial. Elle permet d'alléger le fichier commercial et pour pouvoir utiliser ensuite le programme avec un maximum d'efficacité. 

 REMARQUE: Il est conseillé de faire une sauvegarde des fichiers avant le lancement de cette fonction.  

Resolution

Vous pouvez lancer cette fonction via le menu Traitement / Archivage.

Etape 1 : Sélection des Traitements

Dans cette étape, vous sélectionnez le ou les traitements que vous souhaitez réaliser. Voici la liste des traitements possibles et leurs détails :
  • Reporter les valeurs de stock à une date donnée : cette option permet de reporter la valeur de stock des articles à la date de génération (date de fin de période). Le programme va créer des documents de type DC, contenant les valeurs de report des articles mouvementés. Aucune valeur statistique n'est conservée. 
     MISE EN GARDE: Depuis la version 6.00, le traitement de report de stock a été optimisé. L'ensemble des documents antérieurs à la date de report sont supprimés, un mouvement de stock est généré pour l'initialisation de valeurs de stock. 
  • Archiver les données dans un nouveau fichier commercial : le fichier d’archive généré contient les éléments du menu Structure, les factures de vente et d’achat, les règlements clients ainsi que les documents des stocks. Ce fichier peut être consulté dans le programme Sage Gestion Commerciale comme tout fichier commercial.
     REMARQUE: Lors de l’archivage, les documents internes sont considérés comme des factures de vente comptabilisées et sont transférés dans le fichier d’archive.
  • Supprimer les mouvements de caisse : cette option permet la suppression des mouve­ments de caisse qui auraient été importés du programme Sage Saisie de caisse décen­tralisée en cas d’utilisation de ce dernier conjointement avec la gestion commerciale.
  • Suppression des événements agenda : les événements agenda sont supprimés du fichier.
  • Suppression les ressources mises en sommeil : les ressources mises en sommeil seront supprimées du fichier.
  • Suppression des prospects mis en sommeil : les prospects mis en sommeil seront supprimés du fichier.

Etape 2 : Période d'archivage

Cette fenêtre permet d’enregistrer les dates limites de la période d’archivage. Celles-ci doivent être saisies sous la forme JJMMAA sans séparateur.
A l'écran la date de début, n'est pas renseignée. Elle est obligatoire afin de passer à la prochaine étape.

Etape 3 : Suppression des articles en sommeil

Cet écran permet de supprimer, si nécessaire, les articles en sommeil dont il n'y plus de cumul de stock dans la base.

Etape 4 : Création du fichier d'archive

L'écran permet de définir le répertoire de stockage et le nom de la future base d'archive.
Le bouton Fin (se dégrise une fois le répertoire et le nom de la base donné) permettra de lancer le traitement.