Configurez les abonnements

1.Modèle : Zone à liste déroulante permettant de sélectionner les modèles créés dans le menu Traitement / Modèles et prestations types

2.Type : Liste déroulante offrant les choix suivant :


Proposition d'abonnement : L'abonnement que vous allez paramétrer est une proposition faite au client dont on attend l'accord.

 Aucun document de vente ne sera généré à partir d'une telle pièce.​

Abonnement : la pièce doit devenir un abonnement pour un client à préciser et selon un modèle à choisir dans les zones correspondantes. ​

Résiliation : l'abonnement est résilié et plus aucune pièce ne sera générée après la date de fin enregistrée dans la zone "Date fin abonnement". Un abonnement résilié peut être supprimé ou conservé à des fins statistiques.

L'onglet Paramètres :

Paramètres/ Option de traitement permet de définir les informations suivantes :

1. Génération du document : Les informations saisies vont permettre de définir le type de pièce, la souche utilisée ainsi que les dates auxquelles les pièces seront générées.

2. Origine des informations du document : Permet de définir si les conditions appliquées seront définies dans le modèle ou repris de la fiche client.

 REMARQUE: Si les conditions d'échéance changent sur la fiche tiers ou sur la pièce du modèle (en fonction des paramètres), l'utilisateur doit demander la fonction Réaffecter pour prendre en compte le changement sur la pièce d'abonnement.

 
3. L’onglet périodicité permet de définir l'intervalle entre la génération de deux pièces

4. Visualiser la pièce : on accède grâce à ce bouton à la pièce d'abonnement rattachée à au modèle de l'abonnement. Il est alors possible de la modifier pour l'adapter à la demande du client.



L'édition de la proposition d'abonnement

Placez vous sur la liste des propositions d'abonnement dans la fenêtre des abonnements (Traitement/Abonnements/Abonnement clients) puis cliquer sur la fonction Imprimer de la liste des abonnements

L'édition se réalise à partir du modèle "Abonnement clients.bgc" présent au niveau de Documents standards / Abonnements. Ce modèle est entièrement paramétrable.

L'abonnement client :

Dans le cas où le client accepte les termes du contrat et donc la proposition d'abonnement, il vous est alors possible de transformer la proposition d'abonnement en abonnement client.

Pour l'édition de l'abonnement client, procédez à la même manipulation que celle réalisée pour éditer la proposition d'abonnement.

La génération des pièces d'abonnement :

Pour générer les pièces d'abonnement, 2 méthodes sont réalisables :

1. A partir de l’abonnement client sélectionné dans la liste, cliquez sur l’icône « Actions/Générer »

La fenêtre "Génération des pièces d'abonnement" apparait, complétée par les informations de la ligne d'abonnement sélectionnée.

​2. A partir de cette fenêtre, le document qui va être généré est également édité si l'option "Impression des documents" est activée.


Vous pouvez aussi valider automatiquement les factures en cochant la case « Valider les factures ».


En validant cette fenêtre, une nouvelle fenêtre permet de visualiser les numéros de pièce en cours qui seront utilisés lors de la génération.


Cette fenêtre n'est pas une fenêtre de sélection de type de document à générer, celui-ci a été au préalablement choisi dans l'onglet "Paramètres" de l'abonnement.

Vous pouvez alors constater la présence d'un nouveau document pour la période demandée, dans la liste des documents de vente.

Vous visualisez, à partir de l'onglet Historique de l'abonnement du client, l'état de la périodicité.

Vous pouvez régénérer une périodicité. Dans ce cas, il suffit de sélectionner la ligne d'historique, de choisir dans la liste déroulante "Non générée" et de valider par « entrée »

A partir de la fonction Génération des abonnements :

Il est également possible de générer les abonnements pour un ensemble de tiers à partir du menu "Génération des abonnements" du menu Traitement/Abonnements.


La fenêtre affichée à l'écran est identique à celle proposée lors de la génération à partir d'un abonnement client, cependant celle-ci n'est pas préremplie.


La mise à jour des pièces d'abonnement :


Cette fonction, disponible depuis le menu Traitement/Abonnement/Mise à jour des pièces d'abonnement, vous permet de mettre à jour les pièces associés aux abonnements et propositions d'abonnement.

1. Type de mise à jour : Quatre options sont disponibles :

Lignes des pièces : les lignes des pièces d'abonnement sont directement modifiées en fonction des valeurs présentes sur ces lignes et des paramétrages réalisés pour les options Quantités et Prix unitaire.

Reprise du tarif en vigueur : les lignes des pièces d'abonnement sont mises à jour en fonction du tarif enregistré au niveau de l'article et en tenant compte de la catégorie tarifaire du client concerné ou d'un éventuel tarif d'exception.

Reprise du prix tarif en vigueur : les lignes des pièces d'abonnement sont mises à jour en fonction du tarif enregistré au niveau de la fiche principale de l'article.

Reprise du modèle : les lignes des pièces d'abonnement sont mises à jour en fonction des tarifs renseignés dans le modèle associé à l'abonnement.

2. Données à traiter : cette zone vous permet de sélectionner quels types de données seront mis à jour. Les abonnements clients, les abonnements fournisseurs ou les modèles.

3. Type : cette zone vous permet de sélectionner si la mise à jour concerne les modèles d'achats ou de ventes, les abonnements de type proposition ou abonnements.

Les zones Modèle, Tiers, Article et Catégorie tarifaire sont des zones permettant de saisir des critères de sélection supplémentaires.

La reconduction des abonnements :


Lorsque que le contrat arrive à échéance, il est probable qu'une reconduction de ce contrat soit nécessaire. Il vous est alors possible d'adresser aux clients un avis de reconduction. Cette édition s'effectue depuis le menu Traitement/Abonnement/Reconduction des abonnements.

Choisir dans la zone Type d'état "Avis de reconduction". En validant le traitement, sélectionner le modèle "Avis de reconduction.bgc" présent dans le répertoire Abonnements des documents standards. A noter que cet état est personnalisable.



Reconduction des abonnements :

Pour reconduire les abonnements, il existe 2 méthodes :

A partir d'un abonnement client :

Depuis l'onglet Fiche principale, cliquer sur le bouton « Reconduire »

Ce bouton n'est actif que si le type de l'abonnement est Abonnement et si le choix fait dans la zone Reconduction est différent d’Aucune. Il fait alors apparaitre la fenêtre suivante :

Reprise du modèle : si cette option est cochée, le programme reprend, lors de la reconduction, toutes les informations des lignes du modèle éventuellement associé. Cette option permet de mettre à jour l'abonnement client avec les dernières modifications enregistrées dans le modèle. Si cette option est laissée non cochée, les lignes générées enregistrées dans la pièce associée sont inchangées.


Suppression des périodicités générées : cette option supprime automatiquement les périodicités déjà générées apparaissant dans le volet "Historique".

A partir de la fonction Reconduction des abonnements :

Il vous est également possible de faire des reconductions de masse depuis le menu Traitement/Abonnement/Reconduction des abonnements.

Choisissez dans la zone Type d'état "Avis de reconduction". En validant le traitement, sélectionner le modèle "Avis de reconduction.bgc" présent dans le répertoire Abonnements des documents standards.

A noter que cet état est personnalisable.

L'onglet Historique tiens alors compte du renouvellement et conserve les périodicités non encore générées de la période de contrat précédente.

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