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Comprendre pourquoi il manque des numéros de pièces

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Summary

Cet article explique comment identifier et résoudre un trou dans la numérotation des pièces dans Sage 50 et Ciel Gestion.

Description

Dans la liste des pièces commerciales, comme la liste des factures, certains numéros de pièces sont absents. Cette absence génère une discontinuité (un trou) dans la numérotation des pièces.

EXEMPLE :

Dans la liste des factures le numéro de pièce FA0022 est manquant. La liste passe du numéro de facture FA0021 au FA0023.

ATTENTION :

Dans le cadre de la législation en vigueur (loi Anti-Fraude), chaque facture comporte un numéro unique, attribué selon une séquence chronologique continue, sans interruption.
Conformément à la Loi Anti‑Fraude, toute rupture dans la numérotation des pièces est à justifier de manière claire.

 

Cause

Il existe plusieurs raisons qui expliquent l’absence d’une pièce commerciale (exemple, une facture) dans une liste :

  • La création de la pièce a été initié, mais la pièce n'a jamais été enregistré
  • Un filtre ou un critère de tri ou de regroupement est actif dans la liste
  • Un utilisateur a supprimé la pièce

Resolution

Cas 1 : La création de la pièce a été initié, mais la pièce n'a jamais été enregistré

Exemple, lorsque l'application se ferme brutalement pendant la création d'une facture, le numéro ayant déjà été décrémenté dans les paramètres, Sage 50 continue la numérotation.

Cependant, la pièce commerciale est ajoutée dans la base de données uniquement lorsque l’utilisateur clique sur le bouton OK pour enregistrer la saisie.

Tant que cet enregistrement n’est pas effectué, la pièce n’existe pas et n’apparaît pas dans la liste.

À la réouverture du dossier, elle n’est donc pas visible et il n'est pas possible de la récupérer. Il est nécessaire de ressaisir la pièce.

ASTUCE :

Pour les saisies longues, il est recommandé d'enregistrer régulièrement la pièce en cliquant sur OK. Sélectionnez ensuite la facture dans la liste, puis cliquez sur Modifier pour continuer la saisie.

Cas 2 : Un filtre, un regroupement et/ou un mode de tri est actuellement appliqué à la liste

Dans la liste des pièces il est possible d'appliquer différents critères pour obtenir un affichage spécifique :

  • Regroupement : par exemple, il est possible d'effectuer un regroupement par client 
  • Filtres : par exemple, filtrer la liste sur une période, par client...
  • Tri : par exemple trier la liste par date

L'application d'un ou plusieurs de ces critères change l'affichage de la liste.
Dans ce contexte, l’affichage de la liste donne l'impression qu'il manque des données. Le filtre ou le tri actif masque certaines pièces, ce qui donne l’impression qu’elles sont manquantes. Il est nécessaire d'annuler ces critères pour retrouver un affichage complet de la liste.

Annulation des filtres, tri et regroupement :

Dans la liste des pièces :

  1. Assurez-vous que l'option Tous les clients est sélectionnée.
  2. Dans la zone "Période du au", sélectionner la période maximum.
  3. Dans la zone Critères, sélectionnez "Toutes les factures".
  4. Cliquez sur le triangle noir (▼) à la droite du bouton Regroupement, puis sélectionnez Annuler le regroupement.
  5. Cliquez sur le triangle noir (▼) à la droite du bouton Filtres, puis sélectionnez Effacer tous les filtres.
  6. Double-cliquez sur le titre de la colonne N° pièce pour effectuer le tri sur la colonne.

Cas 3 : L'utilisateur a supprimé la pièce

Un utilisateur a supprimé la facture parce qu’elle était incorrecte ou par erreur.

Il est possible de consulter dans le journal d'évènements légaux la liste des factures supprimer.

  1. Dans la version intégrée de Sage 50, accédez au module de Comptabilité.
  2. Allez dans le menu Traitements > Vérification compta DGFiP > Journal d'événements légaux.
  3. Dans la version mono gestion, allez dans le menu Traitements > Vérification compta DGFiP > Journal d'événements légaux.
Il est possible de consulter le numéro de la pièce ainsi que sa date et son motif de suppression. Le système affiche également l’utilisateur à l’origine de la suppression.

REMARQUE :

Le journal des évènements légaux trace uniquement les factures Validées et Supprimées. Il ne trace pas les factures créées.
Il n'est pas possible de visualiser le détail de la pièce supprimée.

Cas 4 : En mode multi-utilisateur : Création puis suppression d'une facture

En utilisation multi‑utilisateur de Sage 50, il est possible pour les utilisateurs de créer des factures en simultané. Dans le cas où un utilisateur annule la création d’une facture, l’application ne réattribue pas le numéro de facture correspondant. Le numéro annulé reste inutilisé. Il y aura donc un trou dans la numérotation des pièces.

REMARQUE :

Dans ce cas, il est possible de réutiliser le numéro manquant lors de la création d’une nouvelle pièce.
Cela permet de poursuivre la numérotation de manière continue, sans rupture.

Procédure de réutilisation d'un numéro manquant dans la liste de pièce

Dans l'exemple le numéro de pièce FA0022 est manquant.
Pour attribuer le numéro manquant à une pièce, il est nécessaire de modifier vos paramètres de numérotation au préalable :

  1. Allez dans le menu Dossier > Paramètres > Numérotation.
  2. Cliquez sur OK au message demandant de fermer toutes les fenêtres apparaît.
    L    a fenêtre des paramètres s'ouvre. 
  3. Dans la partie Pièces clients, allez dans la ligne correspondant à votre pièce.
  4. Saisissez le numéro de pièce à recréer, dans l'exemple FA0022.
  5. Cliquez sur OK.
  6. Créez une nouvelle pièce. Le numéro configuré dans les paramètres de numérotation s'affiche. 

 

 

 

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