Comprendre le principe et paramétrer les écritures de paie

La comptabilisation automatique des écritures de paye se réalise à partir de l’application Production Comptable.

Par défaut, un ou deux comptes comptables ont été mémorisés sur chacune des rubriques de paye. Ces numéros comptables sont modifiables.

Le paramétrage du plan à importer en comptabilité peut être effectué dans l’application Production Sociale ou dans l’application Comptabilité. Dans l’application du personnel, il est possible de sortir la visualisation de l’écriture de paye.

Les outils 

En Production Comptable

1. Ouvrir votre journal de paie en vérifiant bien que le code de ce dernier soit "Pa" et typé "OD"
2. Accéder au menu : Traitement > Importer les salaires et/ou Importer les charges sociales (permet la comptabilisation automatique).

En Production Sociale

1. L’état Ecritures de Paye : permet la visualisation des écritures par l’intermédiaire d’un éditeur.

1. Importer les salaires

   Ecritures correspondant aux éléments du brut, cotisations salariales, éléments du net.
2. Importer les charges sociales

   Ecritures correspondant aux cotisations patronales uniquement.

Depuis la Production Sociale

Cette option permet d’imprimer sous Excel les écritures pour les envoyer au client lorsque le cabinet ne tient pas la comptabilité.

Après avoir ouvert l’éditeur de ligne permettant de visualiser les écritures de salaires et les écritures de charges sociales, il est possible par le menu Traitements de copier les lignes dans le presse-papier afin de les coller sous Excel.

Le format des écritures sous Excel correspond au format demandé pour pouvoir importer les écritures dans l’application Comptabilité de Génération Experts.

Depuis la Production Comptable

EXAMPLE: Dans le journal "Pa", il peut être exporté les écritures sous un fichier de format .txt permettant de récupérer de fichier sous Génération Experts.

Cabinet comptable effectuant la paie et la comptabilité. 
Paramétrage préalable.

           

Traitements de la comptabilisation depuis la production sociale

1. Ouvrir la Production Sociale > Accéder via le menu déroulant aux "Etats" > Ajouter l'état "Ecritures de paye"
2. Clic droit > Action "OD de salaires" (Comptabilisation des salaires uniquement)
   
3. Clic droit > Action "OD charges sociales" (Comptabilisation des charges patronales)
   

Ces deux options ouvrent dans un premier temps une boîte de dialogue reprenant les options disponibles dans le tiroir Variables à saisir. Après validation de la boîte de dialogue, un éditeur de ligne apparaît à l’écran.

Présentation de l'éditeur "écriture de paye"

Les lignes de couleur orange sont les lignes pour lesquelles le compte prédéfini par Génération Experts n’a pas été détecté en comptabilité (d’où la totalité des lignes lorsque la comptabilité n’est pas présente).

1. Ouvrir l’application Comptabilité et créer les comptes dans la plan comptable.
2. Indiquer le compte utilisé dans le dossier dans l’éditeur de lignes dans la colonne Compte_Dossier : cette option n’est possible que si l’application Comptabilité est créée. Le Compte_Dossier redéfini est conservé ensuite, sauf modification, dans le plan d’écriture paye.
3. Si les écritures de paye sont exportées vers Excel ou Word, le fait que des lignes soient de couleur rouge n’est pas bloquant.

• Annuler : Annule l’affichage des options
• Ajouter : Action non disponible pour le moment.
• Supprimer : Action non disponible pour le moment.
• Sélectionner : Sélectionne toutes les lignes de tout l’éditeur

Légende : 

• Code

  Présence d’une * quand le compte Coala ou compte dossier choisi pour la ligne est inconnu dans la comptabilité. Zone réservée à Génération Experts
• Compte_COALA

  Compte comptable type Coala pour la ligne d’écriture (Pour connaître les comptes prédéfinis par Coala, imprimer l’état Liste_des_Rubriques ).
  Zone non modifiable.
• Compte_Dossier

  Inscrire ici le compte comptable pour la ligne traitée spécifique au dossier si différent de celui choisi par Coala. La saisie de la racine du compte + touche entrée propose, si la Comptabilité est présente, l’extrait du plan comptable correspondant.

  Celui-ci est mémorisé dans l’état « Ecritures_de_Paye » en Production Sociale.
  La saisie d’un compte dossier n’est pas possible si la Comptabilité du dossier n’est pas présente.

• Libellé

  Par défaut : libellé du compte + Périodicité ex : JJ/ MM/ AA.
  Le libellé de l’éditeur n’est pas le libellé définitif de l’écriture (celui-ci se voulant plus explicite), et est modifié par un libellé standard Central. Salaires ou charges lors de la confirmation de la comptabilisation.
  Lorsque le compte n’existe pas en comptabilité, le libellé est : pour les lignes haut ou bas de bulletins, compte coala : compte inconnu + périodicité.
  Pour les lignes cotisations, nature de la ligne (URSSAF, TAXES…) : compte inconnu + périodicité. Zone non modifiable.
• Débit

  Somme à inscrire au débit du compte. La présence sur une ligne du signe – dans l’éditeur a pour effet lors de la confirmation de la comptabilisation d’inverser le sens de l’écriture. La somme inscrite peut être modifiée dans l’éditeur, vérifier l’équilibre de l’écriture en bas de l’éditeur.
• Crédit

   Somme à inscrire au crédit du compte.
• Section Analytique

  Reprend les sections analytiques renseignées sur les salariés en vue de l’écriture finale.

Récupérer les lignes dans Excel

Permet de récupérer les lignes sous Excel.

1. Dans Génération Experts > Accéder au menu : Traitements > Copier les lignes dans le presse-papier
2. Ouvrir une feuille dans Excel > Action Edition > Coller et/ou Clic droit > Coller

Récupération des OD de PAIE dans la Production Sociale

Ces deux actions peuvent être lancées autant de fois que l’on souhaite.

 MISE EN GARDE: Dans l’application Comptabilité, un journal Pa doit impérativement exister et : typé O.D

1. Ouvrir ce journal > Menu : Traitements > Importer les salaires et/ou Importer les charges sociales
   
2. La même boîte de dialogue que dans l’application Production Sociale apparaît avec conservation des paramétrages effectués en Production Sociale.
3. Importer les Salaires : (bruts, charges salariales, nets)

Informations de Tiroir Variables à Saisir de l’état Paye :

• Ecritures_de_Paye
• Comptabilisation_des_Salaires.

Prépare et ouvre dans un éditeur de lignes les écritures salaires pour la période. La fermeture de l’éditeur propose la génération automatique des écritures en comptabilité.

• Importer les charges sociales : (charges patronales uniquement)
• Information de Tiroir Variables à Saisir de l’état Paye
• Ecritures_de_Paye
• Comptabilisation_Charges_Patronales
• Prépare et ouvre dans un éditeur de lignes les écritures des charges patronales pour la période concernée. La fermeture de l’éditeur propose la génération automatique des écritures en comptabilité.
  
                       
  
  Si détection de lignes déjà importées, il apparait le message ci-dessous :
  
                         
  
  
• Si [OK] : les écritures précédentes sont annulées. Après validation de cette boîte de dialogue, l’éditeur de lignes apparaît dans lequel il est possible de modifier comme dans l’application Production sociale.
• Si [Annuler] : Action annulée

Générer un fichier OD au format .txt

1. Sélectionner l’état "Ecriture de Paye"
2. Touche Action : OD de Salaires et/ou OD Charges Sociales.
3. Sélectionner les options souhaitées puis [OK].
4. Menu Traitements : Exporter : pour générer le fichier. TXT dans le répertoire Divers du dossier de paye. Grps\dossier\ [Code Dossier]\ paye2\doc\ [Date]\divers
5. Exporter sous : pour générer le fichier .TXT dans le répertoire de son choix.

Options de comptabilisation : De base

Comptabilisation des OD de salaires

1. Sélectionner l’état Ecritures de Paye. Attribut : Comptabilisation des Salaires (bruts, charges salariales, nets) ou touche Action : OD de salaires

Légende :

• Périodicité de l'état

  Par défaut, le choix est mensuel mais possibilité de modifier la périodicité.
• Comptabilisation aves Sections Analytiques

  Permet de renseigner la section analytique du salarié sur les comptes 6 et 7 dans l’écriture de paye, en vue d’élaborer un compte de résultat analytique.
• Comptabilisation avec Sections Analytiques (comptes de bilan 1 à 5)

  Permet de renseigner la section analytique du salarié sur les comptes 1 à 5 dans l’écriture de paye, en vue d’élaborer un bilan analytique.
• Comptabilisation selon la méthode alternative

  Détail ci-après.
• Niveau de rupture classes 6 et 7

  Ce niveau de totalisation est utilisé pour toutes les rubriques de haut et de bas de bulletin qui doivent être comptabilisées dans les comptes de classes 6 ou 7 (Charges ou Produits).
  Permet le choix de regroupement des comptes sur la 2, 3 ou 4ième position du compte comptable.
  Si aucun choix n’est sélectionné ( ?), c’est le plan de comptes choisi par Coala qui est pris en compte (détail jusqu’à la 5ième position).
   EXEMPLE: Le plan de compte Coala détaille les hauts de bulletin en 6411, 6412, 6413, …
  La sélection d’un niveau de rupture égal à 3 a pour effet de regrouper ensemble tous les comptes commençant par 641 dans un seul et unique compte 641xxx.
• Détaillée par catégorie salarié (classes 6 et 7)

  Subdivision et regroupement des hauts et bas de bulletins suivant un numéro de catégorie à définir salarié.
  Dans l’exemple du plan comptable Coala (détail jusqu’à la 5ième position du numéro de compte), pour un plan comptable à six chiffres, possibilités de subdiviser de une à neuf catégories de salariés différents (641101, 641102, 641103, …).
• Détaillée par catégorie salarié (Cotisations)

  Subdivision et regroupement des charges sociales sur le numéro de catégorie saisi au niveau de salarié (431001, 437401, …).
• Détaillée par catégorie salarié (Net – classe 4)

  Subdivision et regroupement des comptes de classe 4 (Net) sur le numéro de catégorie saisi au niveau du salarié (421001, 425001, …).
• Détaillée par salarié (Net – classe 4)

  Subdivision des comptes de classe 4 (Net) suivant un numéro comptable propre à chaque salarié (4210999 salarié Dupond). Ce dernier choix sélectionné inhibe le choix « Détaillée par catégorie salarié » (Net – classe 4) si celui-ci reste sélectionné.
• Avec nom complet du salarié dans le libellé

  Permet d’obtenir le nom complet du salarié dans le libellé des lignes 421 (si elles sont cochées) :

  • Détaillée par salarié (Net – classe 4)
  • Détaillée par catégorie salarié (Cotisations)
• Libellé écriture

  Par défaut, le libellé automatique mis par Coala lors de la confirmation de la comptabilisation est « Central. Salaires MM/AAAA ».
  Possibilité de redéfinir ce libellé à l’ouverture de la boîte de dialogue ou à saisir dans le tiroir Variables à saisir de l’état en Production Sociale.

Comptabilisation des OD de charges sociales

Attribut : Comptabilisation_Charges_Patronales (charges patronales uniquement) ou Touche Action : OD de Charges sociales

OPTION DE COMPTABILISATION : METHODE ALTERNATIVE

L’activation de cette coche permet de comptabilise les OD de paie et de charges sociales selon le modèle suivant :

1. OD de paie

     2. OD de charges sociales

La non-activation de cette coche permet d’obtenir la comptabilisation classique préconisée par la norme comptable.

PARAMETRAGE SPECIFIQUE

Le plan de base des écritures de paye ne prévoit pas par défaut de subdivision par catégorie ou par salarié. Pour avoir des comptes détaillés, une zone uniquement numérique est prévue :

1. Sélectionner le salarié
2. Onglet « Données Etats »
3. Ecritures de paye
4. Catégorie comptable
5. Numéro comptable

La zone Catégorie comptable permet de détailler les rémunérations brutes, nets et les charges sociales par catégorie (exemple : pour avoir le coût des salariés par services : atelier, chantier, …).

EXEMPLE: On saisit pour un salarié X, le code 1 et pour un salarié Y le code 2.

Lors du transfert des écritures, les salaires et appointements du salarié X sont enregistrés sans le compte 641101 et pour le salarié Y dans le compte 641102 (exemple pour un plan comptable à 6 chiffres).

Pour plus de détails sur les nets à payer des salariés (exemple : 1 compte par salarié), il faut renseigner la zone Numéro comptable.

Cette dernière zone saisie remplace le numéro de catégorie comptable, s’il a été saisi, pour le détail des nets à payer uniquement.

EXEMPLE: On saisit ici pour un salarié X le numéro 1 et pour un salarié Y le numéro 2.

Lors du transfert des écritures, les nets à payer sont enregistrés dans le compte 421001 pour le salarié X et pour le salarié Y dans le compte 421002 (exemple pour un plan comptable à 6 chiffres).

Dans le plan de rubrique de Coala, il a été paramétré des comptes dont certains avec 5 chiffres significatifs maxima :

Dans l’application Comptabilité : Si le plan comptable est à 6 chiffres, il ne peut être crée que 9 catégories maximum (de 1 à 9)
EXAMPLE: 

Si le plan comptable est à 8 chiffres, il peut être crée jusqu’à 999 catégories maximum (de 1 à 999).

EXAMPLE: 

EXAMPLE: Erreur de paramétrage de compte :

Le plan comptable est à 6 chiffres. Dans le plan de base d’écritures de paie Coala, les comptes utilisés pour comptabiliser les parts salariales sont :

Si on choisit d’indiquer les numéros de catégorie suivants :

Dans ce cas, Génération Experts va générer dans les écritures :

• Un compte 437101 pour la catégorie ATELIER
• Un compte 437102 pour la catégorie COMMERCIAUX
• Un compte 437103 pour la catégorie ADMINISTRATIFS

Ce qui signifie que les parts salariales ARRCO + AGIRC + ASSEDIC vont être regroupées dans le même compte pour chaque catégorie.