Configurer le Format import / export paramétrable

L'onglet description permet de définir quelles informations exporter.

Intitulé : Texte libre, par défaut le nom du format d'import/export

• Délimité : Des caractères spécifiques sépareront les champs les uns des autres. Le séparateur d'enregistrement est généralement le Retour-chariot.

   

  • Délimiteur d'enregistrement : Tabulation, Point-virgule, Virgule, Retour chariot ou Autres
  • Délimiteur champ : Tabulation, Point-virgule, Virgules ou Autres
  • Les colonnes « Longueur » et « Position » sont vides.
    
• Largeur fixe : Les champs sont juxtaposés les uns aux autres, habituellement complétés par des blancs. Le séparateur d'enregistrement est souvent le Retour-chariot.
  • Délimiteur enregistrement : Tabulation, Point-virgule, Virgule, Retour chariot ou Autres
  • Délimiteur champ : Dépend de la position et de la longueur du champ
    
    
• Longueur fixe : Il n'existe aucun séparateur de champ ou d'enregistrement. Les enregistrements se suivent avec une longueur fixe à définir.
  • Longueur : Indique le nombre de caractères par enregistrement
    
    

Le type de donnée correspond à la table à extraire. Il est possible de sélectionner qu'un seul type de donnée par format d'import/export.

Longueur fixe

Disponible uniquement si le type de fichier est en longueur fixe. Correspond au nombre de caractères par enregistrement. Il est important que cette valeur soit égale à la somme des longueurs des champs du format.

Insertion des champs

Pour insérer ensuite les champs des données à transférer : 

1. Cliquez sur Ajouter.
2. Cliquez sur la colonne Champ pour afficher la liste des données possibles
3. Sélectionnez le champ
4. Définissez la longueur du champ si le type de fichier est largeur fixe ou longueur fixe
5. Validez la saisie par la touche Entrée.

Insérez obligatoirement les champs précédés d'un astérisque (*).

Modifiez l'ordre des champs à l'aide des boutons Monter et Descendre.

Propriétés des champs

Pour chacun des champs insérés dans un format de fichier, il est possible d'ouvrir une fenêtre Champ en sélectionnant la ligne correspondante.
Cliquez ensuite sur le bouton Propriétés.

Il est possible que cette fenêtre comporte un ou deux volets. Le nombre de volets dépend de la ligne qui était sélectionnée lors de son ouverture :

• Volet 1 : Propriétés

  • Valeur par défaut : zone de saisie dont le type (alphanumérique, date, etc.) dépend du champ. Cette zone permet d'enregistrer la valeur fixe que prendra le champ lors de son exportation. Si aucune valeur n'existe sur la ligne, elle permet aussi d'enregistrer la valeur fixe lors de son importation.
    EXEMPLE : Affectation d'un pays fixe « France » pour les clients exportés qui ne possèdent aucun pays sur leur fiche.
    Si elle est absente dans le fichier, appliquez la valeur par défaut :
    Case à cocher précisant au programme que le champ correspondant est absent du fichier importé. Elle lui précise aussi d'y ajouter ce champ, éventuellement en y mentionnant la valeur par défaut saisie dans la zone correspondante.
    
    
  • Enregistrez dans cette zone le format de date des champs de type date.
    Exemple : formats de dates jjmmaa, jj/mm/aaaa
    
    
  • Numéro d'indice : enregistrez dans cette zone le numéro d'indice du champ à importer / exporter. Ce champ est disponible uniquement pour les champs à valeurs multiples : Plan analytique, Information libre, Catégorie comptable...). Ce numéro d'indice est affiché dans la liste des champs après l'intitulé du champ.
    Exemple : le taux de taxe d'un article dépend de la catégorie comptable utilisée. Pour exporter les articles avec les taux de taxe de la seconde catégorie comptable. Sélectionnez le champ Taux de taxe et renseignez un numéro d'indice à 2.
    
    

•  

  Volet 2 : Correspondance
  Pour certains champs, les valeurs sont identifiables selon un tableau de correspondance. Les correspondances sont modifiables.
  Exemple : pour un export des écritures comptables et analytiques. Pour différencier ces types d'écriture, ajoutez le champ Type d'écriture dans le format paramétrable. La correspondance des champs par défaut est la lettre G pour une écriture générale. Pour une écriture analytique, il s'agira de la lettre A.

L'onglet particularité permet de définir les attributs et caractéristiques du format de fichier paramétrable.

• Origine du fichier :
  Il est possible que l'importation traite des fichiers provenant de programmes fonctionnant sous les systèmes d'exploitation différents.
  Indiquez l'origine des fichiers à traiter :
  • Windows (caractères de type ANSI seulement)
  • MS-DOS
  • Mac OS

  Pour les fichiers Macintosh, il est nécessaire que ceux-ci aient été enregistrés sur un support au format MS-DOS ou Windows. S'il dispose de l'extension Echange PC/Macintosh, cette opération se fait sur le Macintosh. Elle s'effectue aussi par recopie sur un disque dur lorsque Macintosh et PC sont connectés en réseau.

Caractéristiques du fichier

• Délimiteur enregistrement : Un enregistrement est un ensemble de champs concernant un même sujet. Par exemple un enregistrement comprend les informations d'un seul client pour tous les champs ajoutés dans l'onglet Description. Cette liste déroulante permet donc d'indiquer l'élément qui sépare deux sujets.
  Les délimiteurs accessibles sont :
  • Tabulation
  • Point-virgule
  • Virgule
  • Retour-chariot
  • Autre : la zone « Autre délimiteur » devient alors accessible pour saisir le caractère de séparation entre deux enregistrements.

   REMARQUE: Pour un fichier de type Longueur fixe, le délimiteur d'enregistrement est obligatoirement un Retour-Chariot. 

• Délimiteur champ : Un champ correspond à une valeur. Cette liste déroulante permet d'indiquer l'élément qui sépare deux valeurs. Cette zone n'est accessible et utile seulement pour les fichiers de type « Délimité ».
  Les délimiteurs accessibles sont :
  • Tabulation
  • Point-virgule
  • Virgule
  • Retour-chariot
  • Autre : la zone « Autre délimiteur » devient alors accessible pour saisir le caractère de séparation entre deux enregistrements.

  Pour un fichier de type « Longueur fixe », le délimiteur d'enregistrement est obligatoirement un « Retour-Chariot ».

•  

  Délimiteur champ : Un champ correspond à une valeur. Cette liste déroulante vous permet d'indiquer l'élément qui sépare deux valeurs. Cette zone n'est accessible et utile seulement pour les fichiers de type « Délimité ».
  Les délimiteurs accessibles sont :
  • Tabulation
  • Point-virgule
  • Virgule
  • Autre : la zone « Autre délimiteur » devient alors accessible pour saisir le caractère de séparation entre deux champs.
     ATTENTION: Si le caractère permettant de délimiter les champs se retrouve également dans une autre information, il sera impossible pour le logiciel de distinguer et considérer ce caractère comme un délimiteur de champs. Par exemple lorsqu'une virgule se retrouve dans un libellé. Dans ce cas, réenregistrez le fichier à importer avec un autre délimiteur de champ (Exemple : tabulation, point virgule). 
    
    
• Caractère échappement :
  Cette zone permet d'indiquer lorsque le caractère suivant n'est pas un identificateur de texte. Elle permet aussi d'indiquer qu'il s'agit bien d'un caractère du champ. Il s'agit généralement du caractère « \ »
  EXEMPLE : Format paramétrable des journaux.
  "BQE";"Trésorerie";"Banque \"";"5120000"
  La troisième valeur retenue sera : Banque"
  
  
• Identificateur texte :
  Cette zone permet d'enregistrer le symbole dont certains programmes se servent pour délimiter un champ de type Texte. (Principalement le guillemet)
  
  
• Interpréter les séparateurs identiques comme unique :
  Cette case à cocher permet de gérer les cas où plusieurs identificateurs de texte se suivent immédiatement.
  EXEMPLE : Format paramétrable des journaux.
  ""ACH"";""Achat"";""Achats"";""""

Format des montants

• Nombre de décimales : Permet de définir le nombre de décimales à importer.
  
  
• Séparateur de décimales : Permet de définir le séparateur de décimales.
  Séparateurs disponibles :
  • Virgule
  • Point
    
    
• Séparateur des milliers : Permet de définir le séparateur des milliers.
  Séparateurs disponibles :
  • Aucun
  • Virgule
  • Point
  • Espace
  • Autre : la zone « Autre séparateur » devient alors accessible pour saisir le caractère de séparation des milliers.
    
    
• Caractère de remplissage :
  Permet de définir un caractère à adopter lorsqu'un champ de type Montant ne remplit pas entièrement sa zone allouée. Elle est non disponible en type de fichier « Délimité ».
  Caractères disponibles :
  • Aucun
  • Autre : la zone « Autre caractère » devient alors accessible pour saisir le caractère de remplissage
• Cadrage : Permet de définir si le caractère de remplissage se situe à droite ou à gauche.

En-tête du fichier

• Début d'enregistrement : Cette zone permet de déterminer à partir de quelle ligne commencent les enregistrements. Pour éliminer les lignes d'en-tête de fichier ou zone de titre.
  Zone de 2 caractères numériques, de 1 à 99.
  
  
• En-tête du fichier : Il est possible que le fichier généré lors de l'exportation comporte dans son en-tête certaines valeurs à renseigner.
  La zone en-tête du fichier n'est accessible que lorsque la ligne de début d'enregistrement est différente de 1.
  Choisissez la valeur à faire apparaître dans l'en-tête du fichier :
  • Aucun
  • Raison sociale
  • Autre : la zone « Autre En-tête » permet de définir l'en-tête grâce à la combinaison de caractères alphanumériques et de codes champs.

Codes champs disponibles :

• @D Date du jour
• @H Heure
• @R Raison sociale
• @N Nom du fichier
• @T Titre des champs notamment pour les fichiers Délimité

Exemple : "Export Ecritures comptables @D @H du fichier @N"

Cet onglet est disponible seulement pour certains types de données. Lors de l'importation de données, il faudra peut-être modifier ou regrouper certains numéros de compte pour répondre au format attendu par l'application. L'onglet "Numérotation" permet donc de paramétrer cette modification.

Pour paramétrer la structure des comptes :

1. Modifiez la transformation proposée en double-cliquant sur la ligne 
2. Ajoutez une ligne de paramétrage de conversion
3. Cliquez sur « OK » pour valider et fermez la fenêtre.

La case à cocher "Importer uniquement les comptes renumérotés" permet de constituer ou reconstituer la liste des tiers. Il sera possible d'utiliser cette case seulement lors de l'import via des formats paramétrables de type "comptes généraux" ou "comptes tiers".

Si elle est cochée pour d'autres types d'import, des messages comme "Les écritures générales ne sont pas équilibrées pour le journal xxx" apparaîtront. Par exemple, pour le type d'import "écritures comptables".