Summary
Description
La fonction d'import/export paramétrable permet d'importer ou d'exporter des données principales vers n'importe quel logiciel capable d'émettre ou de recevoir des fichiers au format ASCII (ex : fichier texte).
Nous vous conseillons de privilégier l'importation et l'exportation au format paramétrable pour des transferts de fichiers entre un logiciel Sage et un logiciel d'éditeur différent.
Resolution
Le transfert de données dans un format paramétrable s'effectue en deux étapes :
1. La création du fichier qui contient les paramètres des données à transférer
2. Le transfert des données.
Etape 1 : Création du fichier de paramètre
Pour créer un format d'import/export paramétrable, dirigez-vous dans le menu « Fichier », « Format import/export paramétrable ». Sur la fenêtre « Ouvrir le format paramétrable », cliquez sur « Nouveau » en bas à droite de cette fenêtre. Sur la fenêtre « Enregistrer le format paramétrable », donnez un emplacement et un nom, puis cliquez sur « Enregistrer ».
Présentation du fichier au format paramétrable
Le paramétrage du fichier vous permet de choisir les champs pour lesquels vous souhaitez transférer les données. Ainsi, au lieu de transférer toutes les données des fiches clients, vous ne transférez que les données qui vous intéressent. Le fichier au format paramétrable est donc un modèle que le logiciel utilise pour exporter ou importer les données.
Un fichier au format paramétrable contient :
- Une table de données (Ex : Client, Ecriture comptable)
- Plusieurs champs contenus dans cette table (Ex : N° compte client, Code journal)
- Des propriétés pour chaque champ (en termes de format de champ ou de correspondance)
- Des particularités sur les caractéristiques du fichier à exporter (Ex : délimiteur de champ et d'enregistrement)
- Une fonction de génération d'un fichier exemple en fonction des paramètres définis
- Une fonction de vérification de la structure du fichier à importer.
Les différents onglets du format
Onglet « Description »
L'onglet description vous permet de définir quelles informations vous souhaitez exporter.
Intitulé : Texte libre, par défaut le nom du format d'import/export
Type de fichiers :
- Délimité : Les champs sont séparés les uns des autres par un caractère spécifique ; le séparateur d'enregistrement est généralement le Retour-chariot.
- Délimiteur d'enregistrement : Tabulation, Point-virgule, Virgule, Retour chariot ou Autres
- Délimiteur champ : Tabulation, Point-virgule, Virgules ou Autres
- Les colonnes « Longueur » et « Position » sont vides.
- Largeur fixe : Les champs sont juxtaposés les uns aux autres, généralement complétés par des blancs ; le séparateur d'enregistrement est généralement le Retour-chariot.
- Délimiteur enregistrement : Tabulation, Point-virgule, Virgule, Retour chariot ou Autres
- Délimiteur champ : Dépend de la position et de la longueur du champ
- Longueur fixe : Il n'existe aucun séparateur de champ ou d'enregistrement, les enregistrements se suivent avec une longueur fixe à définir.
- Longueur : Indique le nombre de caractères par enregistrement
Type de donnée : Le type de donnée correspond à la table à extraire. Un seul type de donnée peut être sélectionné par format d'import/export.
Longueur fixe : Disponible uniquement si le type de fichier est en longueur fixe. Correspond au nombre de caractères par enregistrement. Cette valeur doit être égale à la somme des longueurs des champs du format.
Insérer des champs : Pour insérer ensuite les champs dont les données doivent être transférées
- Cliquez sur « Ajouter »
- Cliquez sur la colonne « Champ » pour afficher la liste des données possibles
- Sélectionnez le champ
- Définissez la longueur du champ si le type de fichier est largeur fixe ou longueur fixe
- Validez la saisie par la touche « Entrée ».
Les champs précédés d'un astérisque (*) doivent être insérés obligatoirement.
Vous pouvez modifier l'ordre des champs à l'aide des boutons « Monter » et « Descendre »
Propriétés des champs : Pour chacun des champs que l'on peut insérer dans un format de fichier, il est possible d'ouvrir une fenêtre «Champ» en sélectionnant la ligne correspondante et en cliquant sur le bouton « Propriétés ».
Cette fenêtre, en fonction de la ligne qui était sélectionnée lors de son ouverture, peut comporter un ou deux volets :
- Volet 1 : Propriétés
Valeur par défaut : Zone de saisie dont le type (alphanumérique, date, etc.) dépend du champ. Cette zone permet d'enregistrer la valeur fixe que prendra le champ lors de son exportation ou de son importation si aucune valeur n'existe sur la ligne.
EXEMPLE : Affectation d'un pays fixe « France » pour les clients exportés qui ne possède aucun pays dans leur fiche.
Appliquer la valeur par défaut (si non présent dans le fichier) : Case à cocher qui précise au programme que le champ correspondant est absent du fichier qui sera importé et qu'il doit ajouter ce champ, éventuellement en y mentionnant la valeur par défaut saisie dans la zone correspondante.
Format : Enregistrez dans cette zone le format de date des champs de type date.
EXEMPLE: Formats de dates jjmmaa, jj/mm/aaaa
Numéro d'indice : Enregistrez dans cette zone le numéro d'indice du champ à importer / exporter (disponible uniquement pour les champs à valeurs multiples : Plan analytique, Information libre, Catégorie comptable...). Ce numéro d'indice est affiché dans la liste des champs après l'intitulé du champ.
EXEMPLE : Le taux de taxe d'un article dépend de la catégorie comptable utilisée. Pour exporter les articles avec les taux de taxe de la seconde catégorie comptable, il sera nécessaire de sélectionner le champ « Taux de taxe » et de renseigner un numéro d'indice à 2.
- Volet 2 : Correspondance
Pour certains champs, les valeurs sont identifiables selon un tableau de correspondance. Les correspondances sont modifiables.
EXEMPLE : Je souhaite exporter des écritures comptables et analytiques. Pour différencier ces types d'écriture, je dois ajouter le champ « Type d'écriture » dans le format paramétrable. La correspondance des champs par défaut est la lettre G pour une écriture Générale et la lettre A pour une écriture Analytique.
Onglet « Particularités »
L'onglet particularité permet de définir les attributs et caractéristiques du format de fichier paramétrable.
- Origine du fichier :
L'importation peut traiter des fichiers provenant de programmes fonctionnant sous les systèmes d'exploitation différents. Indiquez l'origine des fichiers à traiter :
- Windows (caractères de type ANSI seulement),
- MS-DOS,
- Mac OS.
En ce qui concerne les fichiers d'origine Macintosh, il est nécessaire que ceux-ci aient été, au préalable, enregistrés sur un support au format MS-DOS ou Windows. Cette opération se fait sur le Macintosh s'il dispose de l'extension Echange PC/Macintosh ou bien par recopie sur un disque dur si Macintosh et PC sont connectés en réseau.
Caractéristiques du fichier
- Délimiteur enregistrement : Un enregistrement est un ensemble de champs concernant un même sujet, par exemple un enregistrement comprend les informations d'un seul client pour tous les champs ajoutés dans l'onglet Description. Cette liste déroulante vous permet donc d'indiquer l'élément qui sépare deux sujets.
Les délimiteurs accessibles sont :
- Tabulation
- Point-virgule
- Virgule
- Retour-chariot
- Autre : la zone « Autre délimiteur » devient alors accessible pour saisir le caractère de séparation entre deux enregistrements.
Pour un fichier de type « Longueur fixe », le délimiteur d'enregistrement est obligatoirement un « Retour-Chariot ».
- Délimiteur champ : Un champ correspond à une valeur. Cette liste déroulante vous permet d'indiquer l'élément qui sépare deux valeurs. Cette zone n'est accessible et utile seulement pour les fichiers de type « Délimité ».
Les délimiteurs accessibles sont :
- Tabulation
- Point-virgule
- Virgule
- Autre : la zone « Autre délimiteur » devient alors accessible pour saisir le caractère de séparation entre deux champs.
ATTENTION : Si le caractère permettant de délimiter les champs (exemple : la virgule) se retrouve également dans une autre information (libellé par exemple), le logiciel ne pourra pas les distinguer et considérera ce caractère comme un délimiteur de champs. Dans ce cas, il est préférable de réenregistrer le fichier à importer avec un autre délimiteur de champ (Exemple : tabulation, point virgule).
- Caractère échappement : Cette zone permet d'indiquer que le caractère qui suit n'est pas un identificateur de texte, mais bien un caractère du champ. C'est généralement le caractère « \ ».
EXEMPLE : Format paramétrable des journaux.
"BQE";"Trésorerie";"Banque \"";"5120000"
La troisième valeur retenu sera : Banque "
- Identificateur texte : Cette zone permet d'enregistrer le symbole (le guillemet le plus souvent) dont certains programmes se servent pour délimiter un champ de type Texte.
- Interpréter les séparateurs identiques comme unique : Cette case à cocher permet de gérer les cas où plusieurs identificateurs de texte se suivent immédiatement.
EXEMPLE : Format paramétrable des journaux.
""ACH"";""Achat"";""Achats"";""""
Format des montants
- Nombre de décimales: Permet de définir le nombre de décimales à importer.
- Séparateur de décimales : Permet de définir le séparateur de décimales.
Séparateurs disponibles :
- Virgule
- Point
- Séparateur des milliers : Permet de définir le séparateur des milliers.
Séparateurs disponibles :
- Aucun
- Virgule
- Point
- Espace
- Autre : la zone « Autre séparateur » devient alors accessible pour saisir le caractère de séparation des milliers.
- Caractère de remplissage : Permet de définir un caractère à adopter lorsqu'un champ de type Montant ne remplit pas entièrement la zone qui lui a été allouée (non disponible en type de fichier « Délimité »)
Caractères disponibles :
- Aucun
- Autre : la zone « Autre caractère » devient alors accessible pour saisir le caractère de remplissage
- Cadrage : Permet de définir si le caractère de remplissage se situe à droite ou à gauche.
Entête du fichier
- Début d'enregistrement : Cette zone vous permet de déterminer à partir de quelle ligne commencent les enregistrements, pour notamment éliminer les lignes d'en-tête de fichier ou zone de titre.
Zone de 2 caractères numériques, de 1 à 99.
- Entête du fichier : Le fichier généré lors de l'exportation peut comporter dans son entête certaines valeurs à renseigner.
La zone entête du fichier n'est accessible que si la ligne de début d'enregistrement est différente de 1.
Choisissez la valeur qui doit apparaître dans l'entête du fichier :
- Aucun
- Raison sociale
- Autre : la zone « Autre Entête » permet de définir l'entête grâce à la combinaison de caractères alphanumériques et de codes champs.
Codes champs disponibles :
- @D Date du jour
- @H Heure
- @R Raison sociale
- @N Nom du fichier
- @T Titre des champs notamment pour les fichiers Délimité
EXEMPLE : "Export Ecritures comptables @D @H du fichier @N"
Onglet « Numérotation »
Cet onglet est disponible seulement pour certains types de données. Lors de l'importation de données, certains numéros de compte doivent peut-être être modifiés ou regroupés pour répondre au format attendu par l'application Sage. L'onglet "Numérotation" vous permet donc de paramétrer cette modification.
Pour paramétrer la structure des comptes, vous pouvez :
- Modifier la transformation proposée en double-cliquant sur la ligne
- Ajouter une ligne de paramétrage de conversion
- Cliquez sur « OK » pour valider et fermer la fenêtre.
Paramétrage de la conversion | Commentaires | |
N° compte Avant | N° compte Après | |
Toute valeur alphabétique ou numérique saisie dans cette colonne est remplacée. | Toute valeur alphabétique ou numérique saisie remplace ce qui se trouvait à la même position. | L'astérisque (*) remplace tous les caractères du numéro à partir de la position de l'astérisque. |
401* | 40100000 | Tous les comptes fournisseurs commençant par 401 sont regroupés sur le même compte fournisseur 40100000. |
411* | 41100000 | Tous les comptes clients commençant par 411 sont regroupés sur le même compte fournisseur 41100000. |
411* ex : 411DUPON | * ex : DUPON | Le radical 411 est supprimé. Le compte tiers est alors composé des derniers caractères du compte initial. |
411* ex : 411DUPON | C* ex : CDUPON | Le radical 411 est supprimé et remplacé par la lettre C. Les derniers caractères du compte initial sont conservés. |
* ex : 001 | F* ex : F001 | Le compte initial est conservé et la lettre F est ajoutée devant. |
La case à cocher "Importer uniquement les comptes renumérotés" permet de constituer ou reconstituer la liste des tiers. Cette case ne peut être utilisée que lors de l'import via des formats paramétrables de type "comptes généraux" ou "comptes tiers".
Si elle est cochée pour d'autres type d'import (exemple : écritures comptables), des messages du type "Les écritures générales ne sont pas équilibrées pour le journal xxx" pourraient apparaître.
Génération du fichier d'exemple et vérification du fichier à importer
Génération du fichier d'exemple
La génération est disponible depuis le menu Fonctions / Générer du format d'import/export paramétrable. Elle permet de créer un fichier texte d'exemple correspondant au paramétrage définit dans le format d'import/export. Le but est de vous montrer la structure du fichier à exporter/importer.
Le fichier exemple comporte 5 lignes au maximum constituées de la manière suivante :
- Pour les zones de type Texte, les caractères A et B s'alternent pour distinguer les champs de type « Texte » consécutifs.
- Pour les champs de type Date, la date système est restituée selon le format défini.
- Pour les champs de type Montant, la valeur 9999,99 est exportée avec les séparateurs de décimales et de milliers définis. Le cadrage et les caractères de remplissage sont également appliqués.
- Pour les montants signés, les signes Débit et Crédit sont mentionnés en alternance sur les différents enregistrements.
- Pour les champs avec attribut (Type d'écritures, Sens, Type de tiers, etc.), les valeurs sont restituées en alternance sur les différentes lignes d'enregistrements.
- Pour les champs "Inutilisés", la valeur 9 est restituée (en fonction de la longueur du champ).
Vérification du fichier à importer
La vérification s'effectue depuis le menu Fonctions/Vérifier du format d'import/export paramétrable.
Avant d'importer les données, le logiciel vous permet de tester la compatibilité entre le fichier à importer et le fichier paramètres. Le logiciel contrôle le format de fichier, la structure du fichier, les données à importer et vous informe des erreurs trouvées.
Une fois la vérification terminée, vous pouvez importer vos données.
Etape 2 : Transfert des données
Importer des données au format paramétrable
Pour importer des données au format paramétrable, passez par la fonction Fichier / Importer / Format Paramétrable.
- Dans la fenêtre « Ouvrir le format paramétrable », sélectionnez le fichier du format
- Cliquez sur « Ouvrir »
- Dans la fenêtre « Ouvrir le fichier d'import », sélectionnez le fichier à importer
- Cliquez sur « Ouvrir ».
Les données du fichier d'import sont importées dans votre fichier de travail conformément au fichier paramètres. Des messages vous informent du déroulement de la procédure d'import, soyez attentif à leur contenu.
Il est possible de mettre à jour des champs existant via l'import/export paramétrable si la coche « Mettre à jour l'élément existant avec les nouvelles informations contenues dans le fichier d'import » du menu Paramètres société / Echange de données est active.
A chaque importation, le journal de traitement est complété par des informations sur le déroulement de l'importation. Ce journal est disponible depuis le menu Edition / Afficher le journal de traitement.
Exporter des données au format paramétrable
Pour exporter des données au format paramétrable, passez par la fonction Fichier / Exporter / Format Paramétrable.
- Dans la fenêtre « Ouvrir le format paramétrable », sélectionnez le fichier du format
- Cliquez sur « Ouvrir »
- Dans la fenêtre « Créer le fichier d'export », donnez un nom et un emplacement au fichier
- Cliquez sur « Enregistrer »
- Dans la fenêtre « Export paramétrable », filtrez les informations qui vous intéressent.
Le programme construit le fichier en fonction des éléments définis dans le format de fichier paramétrable et de la sélection effectuée.
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