En-tête de la fiche fournisseur Renseignez automatiquement certaines informations des fournisseurs français et faciliter leur création. Complétez ensuite les données d’identification et les informations financières pour assurer un suivi administratif et comptable adapté.
▼ Consultez la procédure Utilisez l' Annuaire d'entreprises pour compléter automatiquement certaines informations dans les fiches des tiers français. Identification Le Code est une zone alphanumérique de 13 caractères maximum. Il est obligatoire pour identifier chaque fournisseur créé. Indiquez ce code lors de la saisie des pièces commerciales REMARQUE : Paramétrez une incrémentation automatique du code Fournisseur en activant le menu Dossier > commande Paramètres > Numérotation > zone Codes bases.
Si ce paramétrage est effectué, le code fournisseur s'affiche automatiquement. - Renseignez le Code fournisseur :
- Si ce paramétrage est effectué, le code s'affiche automatiquement. Il est possible de le modifier.
- Saisissez le Nom du fournisseur.
- Indiquez le numéro de SIRET. Ce numéro identifie géographiquement l'établissement d'une entreprise.
- Sélectionnez la Famille à laquelle appartient le fournisseur. La famille permet de catégoriser vos fournisseurs selon les critères de votre choix, par exemple par région ou par type d'activité. Il est ensuite possible d'éditer différentes statistiques, comme le chiffre d'affaires par famille.
Informations financières - Dans la zone Crédit accordé, saisissez un crédit maximum autorisé pour ce fournisseur. En saisie de facture, le programme prévient quand ce crédit est dépassé.
- Sélectionnez le Mode de règlement souhaité.
- Choisissez un critère de Risque pour catégoriser le fournisseur.
- Cochez la case Bloqué pour distinguer certains fournisseurs. Pour débloquer le fournisseur décocher l'option.
- Cochez la case Relevé de comptes si vous souhaitez que ce fournisseur apparaisse dans l'édition des relevés de comptes.
Gérez l'onglet Adresse Cet onglet vous permet de saisir l'adresse de facturation du fournisseur. Cette adresse est utilisée pour les pièces commerciales suivantes : accusés de réception de commandes, avoirs, factures et pro forma ou devis. REMARQUE : Facturation électronique : Le Pays est une information indispensable pour l'émission ou la réception de factures électroniques.
Vérifiez qu'il est présent avant toute autre saisie. ▼ Consultez la procédure Option Facturation - Sélectionnez l'option Facturation.
- Renseignez l'adresse postale de facturation sans oublier le Pays.
- Le Pays est une information indispensable pour l'émission et la réception de factures électroniques.
- Indiquez la Forme juridique.
- Précisez les coordonnées téléphoniques (téléphone fixe, portable), fax, télex, adresse électronique et adresse Internet.
Ajoutez une autre adresse - Sélectionnez l'option Toutes, puis cliquez sur le bouton Ajouter.
- Sélectionnez la forme juridique dans la liste déroulante.
- Cliquez dans la cellule Adresse 1 et saisissez le numéro et le nom de la rue.
Les cellules Adresse 2 et 3 permettent de saisir les compléments d'adresse (bâtiment, étage, etc.). - Saisissez les informations suivantes dans les autres cellules : code postal, ville, numéros de téléphone, fax.
Définissez une adresse principale - Faites un clic-droit sur l'adresse concernée dans la liste des adresses.
- Choisissez la commande Adresse principale.
Onglet Complément Renseignez les informations de l’onglet Complément pour définir les paramètres de TVA, de comptabilité et de gestion associés au fournisseur.
Cet onglet permet également de configurer les remises, les dépôts, les options diverses et l’éventuel rattachement à une affaire.
▼ Consultez la procédure Nature (Gestion de la TVA) - Sélectionnez le Mode de TVA dans le menu déroulant
- Local : pour les fournisseurs se trouvant dans le même pays, si les articles ou prestations facturés sont déclarés comme soumis à la TVA dans le fichier Articles
- CEE : dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne
- Hors CEE : pour une exportation dans un pays étranger, hors CEE
- Suspension de taxe : pour les fournisseurs non assujettis à la TVA. Il est possible de modifier la nature du fournisseur ponctuellement dans une pièce commerciale
- Indiquez le N° de TVA intracommunautaire utilisé lors d'une opération commerciale avec la CEE.
- Cochez la case Assujetti à TPF (Taxe Para Fiscale) lorsque le fournisseur est assujetti à TPF.
Comptabilité - Attribuez un numéro de Compte comptable (alphanumérique) à chaque fournisseur dans la zone correspondante.
- Attribuez un code analytique dans le cadre d'une gestion analytique par fournisseur. Le bouton Liste permet d'accéder aux codes analytiques déjà saisis.
Divers - Saisissez le taux de remise accordé au fournisseur sur le total facturé.
- Sélectionnez le dépôt du fournisseur à l'aide du bouton Liste.
- Cochez l'option Fournisseur Divers s'il s'agit d'un fournisseur occasionnel.
- Cochez la case Relevé de comptes pour que le fournisseur apparaisse dans l'édition des relevés de comptes.
Gestion de la TVA -
Déclarez un compte fournisseur soumis à la TVA sur les débits, même si le régime de TVA sur les encaissements est activé dans les paramètres de facturation. Lors du transfert des écritures en comptabilité, le compte de TVA utilisé s’adapte automatiquement. Affaire - Associez une affaire à un fournisseur en sélectionnant le code affaire via l'icône Liste. L'affaire sera systématiquement insérée dans les nouvelles pièces commerciales du fournisseur
Onglet Contacts Les informations de cet onglet sont facultatives. Il s'agit du nom des interlocuteurs chez ce fournisseur. REMARQUE : Le contact indiqué en première ligne, en gras, est le contact principal. ▼ Consultez la procédure Les informations de cet onglet sont facultatives, il s'agit du nom des interlocuteurs chez le fournisseur : - Cliquez sur le bouton Ajouter pour saisir un nouveau contact.
- Saisissez les informations du contact (nom, fonction, téléphone, e-mail, etc.).
- Le contact indiqué en première ligne (en gras) est le contact principal.
- Cliquez sur le bouton Supprimer pour retirer un contact.
Onglet Banque Renseignez les informations bancaires du fournisseur pour faciliter les opérations de paiement et la génération des remises bancaires. Cet onglet permet également de compléter les coordonnées de la banque et de définir son mode de gestion. ▼ Consultez la procédure - Renseignez le code IBAN et le code BIC du compte dans la zone Identification.
- Renseignez le Code banque, le Code guichet, le Numéro de compte ainsi que la Clé RIB.
- Indiquez la Domiciliation bancaire.
- Ces références bancaires seront utilisées lors de la génération des remises magnétiques.
- Saisissez les coordonnées postales de la banque (adresse, Code Postal, Pays) dans la zone Coordonnées.
- Déterminez dans la zone Rayon si la gestion de banque se fait Hors rayon ou Sur rayon. Ces options correspondent au lieu de compensation et interviennent dans le cadre de la gestion des bordereaux de remise en banque.
Onglet Observations - Saisissez des annotations spécifiques sur le fournisseur pour une meilleure gestion des fournisseurs.
Enregistrez la fiche fournisseur - Cliquez sur le bouton OK pour valider et enregistrer la fiche client.
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