- Accédez au menu Listes > Clients.
- Cliquez sur Créer.
En tête de la fiche client L'entête de la fiche client permet de créer et d'identifier une fiche client à l'aide d'informations obligatoires (code, nom, SIRET, TVA intracom, catégorie, représentant, famille), essentielles notamment pour la facturation électronique. Il gère également le blocage du client, l'inclusion dans les relevés de comptes et les informations financières (encours autorisé, mode de paiement, niveau de risque).
▼ Consultez la procédure Utilisez l' Annuaire d'entreprises pour compléter automatiquement certaines informations dans les fiches des tiers français. Identification Le Code est une zone alphanumérique de 13 caractères maximum. Il est obligatoire pour identifier chaque client créé. Indiquez ce code lors de la saisie des pièces commerciales REMARQUE : Paramétrez une incrémentation automatique du code Clients en activant le menu Dossier > commande Paramètres > Numérotation > zone Codes bases.
Si ce paramétrage est effectué, le code client s'affiche automatiquement. Suivez ces étapes : - Saisissez le Nom du client.
- Catégorisez le Type de client. La catégorisation des clients est indispensable pour l'émission et la réception de factures électroniques.
- Renseignez le numéro de SIRET. Il identifie géographiquement l'établissement d'une entreprise. Le numéro SIRET du client est indispensable pour l'émission et la réception de factures électroniques.
- Indiquez le N° de TVA Intracom du client ou prospect utilisé lors d'une opération commerciale avec la CEE.
- Renseignez le code NAF (APE).
- Sélectionnez la Famille à laquelle appartient le client. La famille permet de classer les clients selon certains critères, par exemple par région ou par type d'activité.
- Sélectionnez le code du Représentant. Le nom correspondant au code sélectionné s'affiche. L'affectation d'un représentant au client permet de calculer les statistiques et les commissions. Les calculs sont basées sur le chiffre d'affaires ou sur les encaissements.
Bloquez ou débloquez un client Il est possible d'établir une différence entre certains clients en cochant ou non la case Bloqué. Plusieurs opérations sont possibles concernant un client bloqué : - Il est possible d'effectuer une Recherche sur cet élément pour lister les clients pour lesquels l'option est coché
- Il est possible de demander l'affichage systématique d'un message informant qu'un client est déclaré bloqué
Cochez l'option correspondante dans le menu Dossier > commande Paramètres > Facturation > onglet Saisies > alertes sur les pièces commerciales - Il est possible de modifier les paramètres pour que le client soit automatiquement bloqué lorsqu'il dépasse l'encours autorisé
Pour cela accéder au menu Dossier > commande Paramètres > Facturation > onglet Saisies > Gestion des clients Informations financières Dans la zone Encours autorisé, saisissez un crédit maximum alloué au client. Lors de la saisie d'une facture, le logiciel vous informe si ce crédit est dépassé.
Dans la zone Encours, indiquez le total des montants facturés aux clients qui n'ont pas encore été réglés. Cette zone se met à jour lors de la validation des factures, des avoirs et de la création de règlements. Le crédit Disponible correspond à la différence entre le crédit maximum autorisé et l'encours. Le programme renseigne et met à jour automatiquement cette zone.
Sélectionnez le Mode de paiement souhaité. Il est possible de classer le client suivant des critères de Risque. Le client peut être bon, moyen ou mauvais payeur. Sélectionnez un critère de risque Faible, Moyen ou Élevé.
Paramétrage de l'onglet Adresses L'onglet Adresses permet de saisir et de gérer les adresses de facturation et de livraison du client. Ces adresses sont utilisées dans les pièces commerciales (devis, factures, avoirs, traites), avec le Pays comme information indispensable pour la facturation électronique. Il offre également la possibilité d'ajouter plusieurs adresses secondaires, de définir les adresses principales et de signaler une adresse incorrecte.
▼ Consultez la procédure Il est possible d'accéder aux différents types d'adresses par les options suivantes : - Facturation : adresse principale de facturation
- Livraison : adresse principale de livraison
- Toutes : la totalité des adresses, principales et autres adresses, aussi bien de facturation que de livraison
Saisissez une adresse principale - Accédez à l'onglet Adresses de la fiche client.
- Sélectionnez le type d'adresse à renseigner : Facturation ou Livraison.
- Renseignez l'adresse postale de facturation ou de livraison du client sans oublier le Pays.
Le Pays est une information indispensable pour l'émission et la réception de factures électroniques. (Consultez l'article Ajouter un nouveau pays dans un dossier) - Indiquez la Forme juridique.
- Précisez les numéros de téléphone du client (fixe, Portable), le Fax, le Télex, l'e-mail, l'adresse du Site Internet.
- Cochez l'option NPAI (N'habite pas à l'adresse indiquée) si l'adresse n'est plus correcte.
-
Le programme exclut ces clients des relances effectuées. Lors de la saisie de pièces commerciales de vente, un avertissement signale que l'adresse client est incorrecte. L'alerte est à activer au préalable. Ajoutez une autre adresse Si le client a plusieurs adresses de facturation ou de livraison, il est possible de les renseigner : - Sélectionnez l'option Toutes, puis cliquez sur le bouton Ajouter. Une nouvelle ligne s'insère.
- Sélectionnez la forme juridique dans la liste déroulante, qui s'active automatiquement.
- Cliquez dans la cellule Adresse 1 et saisissez le numéro et le nom de la rue. Les cellules Adresse 2 et 3 permettent de saisir les compléments d'adresse comme le bâtiment ou l'étage.
- Dans les autres cellules, saisissez les informations suivantes : code postal, ville, Téléphone, Pays, fax.
- Si nécessaire, opérez de la même façon pour les autres adresses.
REMARQUE : L'adresse de facturation principale s'affiche en gras. L'adresse de livraison principale s'affiche en italique. Les autres adresses s'affichent normalement. Définissez une adresse principale Si le client possède plusieurs adresses de livraison ou de facturation, il est possible de définir celles considérées comme principales (par exemple la plus récurrente). - Sélectionnez l'option Toutes.
- Dans la liste des adresses, faites un clic droit sur l'adresse en question.
- Choisissez la commande Adresse facturation principale ou Adresse livraison principale.
REMARQUE : Il est possible de choisir une adresse différente de la principale lors de la saisie d'une commande ou d'un bon de livraison.
Dans l'onglet Infos tiers d'une pièce commerciale, au niveau de la zone Société, l'icône vous le permet.
Paramétrage de l'onglet Complément L'onglet Complément regroupe les paramètres de TVA (Local, CEE, Hors CEE, Suspension de taxe, TPF). Il regroupe également les informations comptables (compte comptable, codes analytiques) et le statut Client Divers pour les clients occasionnels. Il permet également d'affecter un tarif spécifique, la facturation en TTC et l'association d'une affaire reprise automatiquement dans les nouvelles pièces commerciales.
▼ Consultez la procédure Configurez la Nature (Gestion de la TVA) Les éléments de cette zone sont nécessaires à la gestion de la TVA. -
Sélectionnez dans le menu déroulant le Mode de TVA : - Local : pour les clients/prospects se trouvant dans le même pays, si toutefois les articles ou prestations qui leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA dans le fichier Articles
- CEE : dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne
- Hors CEE : pour les exportations dans un pays étranger, hors CEE
- Suspension de taxe : pour les clients/prospects non assujettis à la TVA. Le changement ponctuel de la nature du client / prospect dans une pièce commerciale est possible, notamment pour le mode Suspension de taxes
-
Cochez la case Assujetti à TPF lorsque le client est assujetti à TPF. Cette option s'affiche uniquement si la TPF est gérée (Dossier > Paramètres > Facturation > onglet Options > Gérer la TPF). Paramétrez les éléments de Comptabilité - Attribuez un numéro de compte à chaque client dans la zone Compte comptable.
- Dans le cadre d'une gestion analytique par client de la comptabilité, attribuez un ou plusieurs codes analytiques.
Il est possible d'attribuer plusieurs codes analytiques uniquement avec le contrat Premium. Divers - Cochez l'option Client Divers s'il s'agit d'un client / prospect occasionnel.
REMARQUE : La date de création de la fiche client/prospect est rappelée (Fiche créée le). Recherchez par la suite un client en fonction de sa date de création. - Saisissez le Taux de remise à appliquer par défaut aux factures du client.
- Sélectionnez le nombre d'exemplaires de facture à imprimer pour le client. Il est pour cela nécessaire d'activer l'option Édition des factures selon le client disponible dans le menu Dossier > Paramètres > Facturation > onglet États.
- Cochez la case Relevé de comptes pour que le client apparaisse dans l'édition des relevés de comptes.
Si la case n'est pas cochée, il est tout de même possible d'obtenir le relevé de comptes pour tous les clients. Pour cela, cochez la case Inclure les autres clients lors du paramétrage de l'état de relevé de comptes.
Paramétrage de l'onglet Contacts L'onglet Contacts est facultatif. Il permet de renseigner les interlocuteurs du client ou prospect, le premier contact affiché en gras étant considéré comme principal.
▼ Consultez la procédure Il s'agit du nom des interlocuteurs chez ce client ou prospect. Le contact indiqué en première ligne (en gras) est le contact principal. - Cliquez sur le bouton Ajouter pour saisir un nouveau contact.
- Saisissez les informations suivantes :
- nom du contact
- fonction
- téléphone, e-mail
- nom de la société, etc.
- Pour supprimer un contact, cliquez sur le bouton Supprimer.
Paramétrage de l'onglet Relations Client L'onglet Relations Client, disponible après activation dans les paramètres, permet de gérer les tâches liées au client ou prospect à la manière d'un agenda (appels, demandes de prix, suivis). La liste des tâches accessible depuis cet onglet permet de créer, modifier ou supprimer chaque relation enregistrée.
▼ Consultez la procédure Prérequis - Activez la gestion des relations client (Dossier > Paramètres > Facturation > onglet Options > Gérer les relations client).
EXEMPLE : Lors d'un appel téléphonique pour une demande de prix émise par un client ou un prospect, il est possible d'enregistrer une nouvelle tâche directement dans sa fiche.
L'ensemble des tâches enregistrées est consultable et suivi depuis l'onglet Relations client de la fiche Client ou Prospect. Accéder à la liste des tâches Il est possible d'accéder à la liste des tâches à effectuer directement depuis la fiche du client ou du prospect concerné. - Ouvrez la fiche client ou prospect depuis la liste des clients ou prospects.
- Cliquez sur le bouton dans l'onglet Relations Client de la fenêtre Clients ou Prospects. La fenêtre Liste des Tâches s'affiche.
- À partir de cette fenêtre, vous pouvez créer ou modifier une tâche.
Modifier une tâche - Pour modifier une Tâche, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton Modifier. La fenêtre correspondant à l'élément sélectionné s'affiche.
- Effectuez les modifications puis cliquez sur OK pour valider.
Supprimer une tâche - Pour supprimer une Tâche, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton Supprimer.
- Un message vous demande de confirmer la suppression de l'élément. Cliquez sur Oui si c'est le cas.
Paramétrage de l'onglet Banque L'onglet Banque permet de saisir les coordonnées bancaires du client (IBAN, BIC, code banque, guichet, numéro de compte, clé RIB, domiciliation), utilisées lors des remises magnétiques. Il regroupe également les informations postales de la banque, les options Dailly, Hors rayon/Sur rayon et le mandat SEPA requis pour les prélèvements.
▼ Consultez la procédure Identification - Renseignez le code IBAN, le code BIC ainsi que le Code banque, le Code guichet, le Numéro de compte, la Clé RIB.
Les informations concernant l'identification bancaire sont disponibles sur un des Relevés d'Identité Bancaire (RIB) - Précisez la Domiciliation de la banque.
REMARQUE : Toutes ces références bancaires seront utilisées lors de la génération des remises magnétiques. Divers - Saisissez les coordonnées postales (adresse, Code Postal, Pays) de la banque
- La zone Dailly indique si l'adresse de facturation est acceptée ou non
- Sélectionnez la gestion de banque : Hors rayon ou Sur rayon.
Ces options correspondent au lieu de compensation et interviennent dans le cadre d'une gestion des bordereaux de remise en banque. - Dans le cas de prélèvements SEPA, renseignez obligatoirement la référence et la date du mandat du client. Pour cela cliquer sur Mandat SEPA.
Ces informations seront reprises dans le fichier généré lors des remises en banque.
Enregistrez la fiche client -
Cliquez sur le bouton OK pour valider et enregistrer la fiche client. [BCB:483:FRDK Sage 50 ELOQUA:ECB] |