| | Utiliser l'outil Automatisation Facture Electronique |
| Description | À compter de la version 25 de Génération Experts, l'automatisation de la récupération des Factures électroniques au format FACTUR-X et au format UBL, permettra de libérer de la tâche d'intégration manuelle des fichiers. |
| Resolution | -
Droits obligatoires pour accéder à l'outil Automatisation Facture Électronique L’automatisation Facture électronique est soumise à droits. Ces droits sont paramétrés au niveau des profils depuis la rubrique : Comptabilité > Option Automatisation Facture Electronique : 
L'option "Automatisation Facture Électronique" est activé par défaut pour les profils suivants : - Manager,
- Opératrice
- Et Spécialiste Compta
 REMARQUE: Pour accéder aux profils, accédez au menu : Administration > Gestion du site > Administrer le site > Profils
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Accéder à l'éditeur Automatisation Facture Electronique Pour accéder à l'Automatisation Facture Electronique pour plusieurs dossiers clients, il vous faudra : - Depuis la tuile : Liste de dossiers
- Sélectionnez-le ou les dossiers concernés
- Cliquez sur l'icône
 pour accéder à l'éditeur Automatisation Facture Electronique Pour accéder à l'Automatisation Facture Electronique depuis la comptabilité pour un dossier, il vous faudra : - Accédez à la production comptable du dossier concerné
- Cliquez sur l'icône
 ou depuis le menu : Navigation > Ouvrir Automatisation Facture Electronique  MISE EN GARDE: Le Siren du dossier doit impérativement être renseigné dans le Dossier Permanent, il permet d’affecter les Factures électroniques concernant le dossier. Les Factures électroniques ayant le Siren du dossier en destinataire seront importées en Achat et celles ayant le Siren du dossier en émetteur seront importées en Vente.
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Paramétrer l'automatisation d'import et de comptabilisation des factures L'icône  permet de paramétrer l'automatisation de la récupération des factures électroniques, à savoir : - Cochez l'option « Automatiser la récupération des Factures électroniques » pour pouvoir intégrer les Factures électroniques aux formats Factur-X et UBL
- Choisissez le répertoire à scruter
Deux nouvelles tâches planifiées sont automatiquement créées après avoir coché « Automatiser la récupération des Factures électroniques ». - Création Factures électroniques dans le brouillard (par défaut tous les jours à 6 heures) : dès son déclenchement, cette tâche scrute le répertoire et importe les Factures électroniques dans les dossiers correspondants. Les Factures électroniques ainsi importées seront alors accessibles depuis ‘Liste des dossiers’ puis bouton ‘Automatisation Facture électronique’
- Comptabilisation Factures électroniques (par défaut tous les jours à 7 heures) : dès son déclenchement, cette tâche comptabilise les Factures électroniques en attente de comptabilisation
Pour modifier le paramétrage (horaires ou fréquences), il faudra accéder au menu : Administration > Gestion du site > Gérer la planification. MISE EN GARDE: Vous ne pouvez ni les ajouter, ni les supprimer à partir de ce menu ! Ces deux tâches planifiées sont créées lorsque vous cochez « Automatiser la récupération des Factures électroniques » et elles sont supprimées si vous décochez cette option dans Paramètres. -
Paramétrer un seuil d'alerte pour détecter les immobilisations (Tous dossiers) Pour mettre en place un seuil d'alerte pour détecter les immobilisations, il faudra : - Depuis l'éditeur Automatisation Facture Electronique > Cliquez sur l'icône
 - Cochez l'option : Alerte de détection des immobilisations
- Renseignez le montant H.T seuil souhaité
REMARQUE: Le paramétrage sera applicable pour tous vos dossiers, il sera possible de le modifier au niveau de chaque dossier. -
Paramétrer un seuil d'alerte pour détecter les immobilisations (Pour un dossier) Pour mettre en place un seuil d'alerte pour détecter les immobilisations sur un dossier, il faudra : - Accédez à la production comptable du dossier concerné
- Accédez au menu : Attributs
- Cochez l'option : Alerte de détection des immobilisations
- Renseignez le montant H.T du seuil souhaité
REMARQUE: Si le montant du seuil renseigné est de 500€ H.T pour un dossier, et que l'option "Alerte détection des immobilisations" n'est pas activée dans le dossier, alors ce sera le seuil paramétré pour tous dossiers confondus qui sera appliqué, si ce dernier a été renseigné dans la fenêtre Paramétrage depuis l'éditeur Automatisation Facture Electronique. -
Préparation des écritures via l'éditeur Automatisation Facture Electronique Les factures présentes dans le répertoire sont réparties sur le journal d’achat ou de vente sans numéro de compte TTC, HT et TVA à l’ouverture de l’éditeur Automatisation – Liste des écritures. L’aperçu de la facture sera présenté sur la droite de votre écran, comme ci-dessous : 
Légende des colonnes - Sél : Vous permet de sélectionner les lignes ; la coche d’une ligne coche toutes les lignes d’une même écriture
- Statut : Trois statuts peuvent être affichés, « Écritures valides » (infobulle ‘Valid’), « Écritures à vérifier » (infobulle ‘Alert’), et « Écritures incomplètes » (infobulle ‘Error’),
- Dossier : Cette colonne correspond au dossier concerné
- Date : La date correspond à la date de la facture
- Journal : Vous pouvez modifier le journal, par défaut les journaux de type « Achats » et « OD » vous sont proposés dans la liste quand il s’agit d’une facture d’achat et les journaux de type « Vente » et « OD » quand il s’agit d’une facture de vente. Quand plusieurs journaux de type Achat ou Vente existent dans le paramètre des journaux du dossier, aucun journal n’est choisi par défaut. Une infobulle s’affiche dans le coin droit de la colonne « Journal ».
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Compte : Vous pouvez sélectionner sur les lignes de TTC un compte général de racine 40, 46 et 47 ou un compte de tiers fournisseur quand il s’agit d’une facture d’achat et un compte général de racine 41, 46 et 47 ou un compte de tiers client quand il s’agit d’une facture de vente. -
Vous pouvez sélectionner sur les lignes HT un compte de classe 2 ou 6 quand il s’agit d’une facture d’achat et un compte de classe 7 quand il s’agit d’une facture de vente -
Vous pouvez sélectionner sur les lignes TVA un compte de racine 4456 quand il s’agit d’une facture d’achat et un compte de racine 4457 quand il s’agit d’une facture de vente -
Quand aucun compte TTC, HT ou TVA n’est présent sur la ligne, une infobulle s’affiche dans le coin droit de la colonne « Compte » -
Pièce : Le numéro de pièce de la Facture électronique est repris dans la colonne Pièce de l’écriture comptable, vous pouvez le modifier manuellement -
Libellé : Le libellé de l’écriture correspond au type Facture ou Avoir suivi de la date d’émission, vous pouvez le paramétrer différemment. -
Débit : Montant Débit -
Crédit : Montant crédit -
Colonne : Sur la dernière colonne, plusieurs menus sont disponibles : - Enregistrer le modèle – Ce menu permet d’enregistrer les comptes dans le paramétrage des comptes TTC
- Enregistrer le modèle et ne plus me proposer – Ce menu est grisé, car bientôt disponible ; il permettra de cocher ‘Ne plus me proposer’ du compte TTC afin de comptabiliser directement l’écriture sans la proposer au préalable dans la fenêtre Automatisation Facture électronique – Liste des écritures
- Modifier la date de facture – Ce menu vous permet de modifier la date de facture quand la période est verrouillée ou clôturée en comptabilité ; c’est la date du 1ᵉʳ jour de la période ouverte suivante qui est proposée
- Visualisation des alertes – Ce menu vous permet de visualiser les alertes et de lever celles que vous approuvez
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Supprimer une ligne dans une écriture Pour supprimer une ligne dans une écriture, il faudra : - Cliquez sur l'icône
 MISE EN GARDE: Il faut conserver au minimum une ligne de chaque type (HT, TVA et/ou TTC).  EXEMPLE: Si vous tentez de supprimer la dernière ligne, le message suivant s'affichera :
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Mettre à jour les écritures Les lignes des factures seront mises à jour avec les données renseignées dans le plan comptable à l’aide du bouton  -
Aperçu de la facture depuis l'éditeur L'affichage de l'aperçu de la facture correspondant à l'écriture comptable est possible via l'icône  
REMARQUE: Si vous modifiez la dimension et la position de ces fenêtres de manière à les avoir côte-à-côte sur un même écran par exemple, elles seront sauvegardées par utilisateur. Si la Facture électronique intégrée est au format Factur-X, le bouton  permet de visualiser le PDF de cette Factur-X, ce bouton devient alors  . Si vous souhaitez revenir à la visualisation de la facture reconstituée à partir du XML, vous devez actionner à nouveau ce bouton  qui redevient alors  La position de ce bouton - « Consulter le document original de la facture » c’est-à-dire le PDF dans le cas d’une Factur-X ou bien
- « Consulter le document reconstitué de la facture » à partir du XML d’une Factur-X ou d’une UBL
est sauvegardée par utilisateur -
Comptabiliser les écritures L'icône  permet de comptabiliser les écritures, car elles valident. Contrôle sur les comptes - Présence de compte inexistant lors de la comptabilisation de l’écriture : Affichage du message « Échec de comptabilisation des écritures » et l’info-bulle « Aucun compte correspondant » s’affiche dans le coin supérieur droit des cellules de la colonne Compte.
- Présence de compte verrouillé lors de la comptabilisation de l’écriture : Affichage du message « Échec de comptabilisation des écritures » et l’info-bulle « Compte verrouillé » s’affiche dans le coin supérieur droit des cellules de la colonne Compte.
- Présence de compte interdit pour le journal mouvementé lors de la comptabilisation de l’écriture : Affichage du message « Échec de comptabilisation des écritures » et l’info-bulle « Compte interdit » s’affiche dans le coin supérieur droit des cellules de la colonne Compte.
Contrôle sur la période et l'exercice - Présence de période ou exercice verrouillé lors de la comptabilisation de l’écriture : Affichage du message « Echec de comptabilisation des écritures » et l’info-bulle « Période verrouillée à la date de la facture » s’affiche dans le coin supérieur droit des cellules de la colonne Date.
- Présence de période ou exercice clôturé lors de la comptabilisation de l’écriture : Affichage du message « Echec de comptabilisation des écritures » et l’info-bulle « Période clôturée à la date de la facture » s’affiche dans le coin supérieur droit des cellules de la colonne Date.
Contrôle sur le journal Présence d'un journal en lecture seule lors de la comptabilisation de l’écriture : Affichage du message « Echec de comptabilisation des écritures » et l’info-bulle « Journal en lecture seule » s’affiche dans le coin supérieur droit des cellules de la colonne Journal. Erreur lors de l’import d’une facture qui génère une écriture déséquilibrée Il se peut qu’une facture importée comporte des erreurs et entraine la génération d’une écriture déséquilibrée qui ne pourra donc pas etre comptabilisée. Son statut est « Error » et l’info bulle du coin supérieur droit des cellules des colonnes débit et crédit, ainsi que la fenêtre de visualisation des alertes et erreur, indiquent « L’écriture comptable issue de cette facture est déséquilibrée. Veuillez la vérifier et modifier en conséquence si nécessaire. » 
Une fois le(s) montant(s) modifié(s) pour équilibrer l’écriture le statut passe en « Alert » pour indiquer à l’utilisateur qu’il doit aller dans la fenêtre « Visualisation des alertes et erreurs » cocher le message, indiquant qu’il existe une différence entre le montant qu’il a modifié et celui présent sur la facture en erreur, pour valider l’écriture et pouvoir la comptabiliser. 
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Paramétrage du libellé des écritures comptables - Depuis la production comptable > Accédez aux Attributs
- Accédez au tiroir Facture électronique > Cochez l'option pour paramétrer les élements ci-dessous REMARQUE: Ce tiroir est utile uniquement si présence de factures électroniques à récupérer.
- Libellés des écritures comptables qui seront générées à l'importation des Factures électroniques selon les 4 types de pièces suivantes :
 - Cliquez dans chacun des tiroirs de chaque type de pièce > cliquez dans le tiroir "Facture d'achat" pour ouvrir le paramétrage du libellé qui sera constitué lors de l’importation des Factures électroniques en concaténant les différents éléments suivants :
 - Description des colonnes
- Colonne Type : Combo avec liste déroulante :
 - Texte : Permet de saisir une chaîne de caractères dans la colonne "Caractères"
- Date : permet de sélectionner le champ “Date d’émission de la facture” de la Facture électronique importée (cette date peut être différente de la date d’écriture comptable générée qui correspond à la date système d’importation de la Facture électronique)
- Numéro : champ “Numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue” de la Facture électronique importée
- Libellé compte HT : champ “Libellé” du 1er compte HT (dans l’ordre du Plan comptable) de la Facture électronique importée
- Libellé compte TTC : champ “Libellé” du compte de tiers de la Facture électronique importée
- Colonne Format : Permet de sélectionner le format de la date, à savoir : JJ/MM/AAAA ou JJ/MM/AA
- Colonne Longueur : Permet de saisir la longueur pour les attrinuts "Numéro" et "Libellé compte HT" sélectionnés dans la colonne "Type"
- Colonne Cadrage : Permet de prendre les x derniers caractères ou les x premiers caractères selon que ‘A droite’ ou ‘A gauche’ (x étant la longueur paramétrée dans la colonne précédente) :
 - Colonne Caractères : Accessible si Type = Texte et permettant de saisir une chaine de caractères (par exemple Facture Fournisseur pour Facture d’achat et Avoir Fournisseur pour Avoir d’achat)
Lors de l’import des Factures électroniques, le libellé d’écriture sera construit, selon qu’il s’agit d’une facture ou d’un avoir, d’achat ou de vente, en concaténant les différents champs paramétrés ci-avant en les séparant d’un espace. EXEMPLE: Pour Facture d'achat  Avec dans la Facture électronique : - Numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue : 202403030000000000000003
- Date d’émission de la facture : 09/10/2024
- 1er compte HT : 606100 – Chauffage, eau, gaz, électricité
- Le libellé des lignes de l’écriture correspondant à la Facture électronique sera FF n° 0000000003 du 09/10/24 pour Chauffage
Il est conseillé de paramétrer la longueur maximale du libellé des écritures comptables pour éviter les troncatures.
Pour paramétrer entre 15 et 50 caractères, il est préconisé de renseigner 50 dans le Plan comptable > Onglet Taille des lignes : 
REMARQUE: Procéder au même paramétrage pour les tiroirs Avoir d'achat, Facture de vente et Avoir de vente. -
Paramétrer l'alerte de détection des immobilisations pour un dossier Pour paramétrer un seuil d’alerte afin de détecter les immobilisations par dossier en cochant le tiroir suivant dans les attributs de la comptabilité du dossier : 
Pour ce dossier, le seuil sera de 500,00€ alors que si vous ne cochez pas, ce sera le seuil tous dossiers confondus qui sera appliqué s’il a été renseigné dans la fenêtre Paramétrage depuis Automatisation Facture électronique – Liste des écritures -
Distinguer les HT et TVA par taux de TVA Détail HT : case à cocher permettant de comptabiliser en détail ou en global les lignes de HT d’une Facture électronique multi-taux : - Si cochée : il y aura autant de ligne de HT que de bases par taux de TVA pour une Facture électronique multi-taux
- Si non cochée : il y aura une seule ligne de HT même si la Facture électronique est multi-taux de TVA
Détail TVA : case à cocher permettant de comptabiliser en détail ou en global les lignes de TVA d’une Facture électronique multi-taux : - Si cochée : il y aura autant de ligne de TVA que de bases par taux de TVA pour une Facture électronique multi-taux
- Si non cochée : il y aura une seule ligne de TVA même si la Facture électronique est multi-taux de TVA
Le paramétrage du tiroir Facture électronique est reporté d’un exercice à l’autre lors de la création de l’exercice suivant ou bien lors de la création de l’exercice précédent -
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Utiliser les options Cpt1 et Cpt2 dans le plan comptable Sur le compte de tiers, si vous n’avez pas paramétré de table de correspondance, mais des comptes de contreparties dans les colonnes Cpt1 et Cpt2 alors ils pourront être utilisés pour reconstituer l’écriture. Cette dernière sera différente en fonction des informations, contreparties et taux de TVA, renseignées sur les comptes et du paramétrage avec Détail (HT et TVA) ou sans Détail (HT et TVA). Nous utiliserons les comptes présents dans Cpt1 et Cpt2 sur 2 niveaux, donc 6 comptes maximum. EXEMPLE: Pour un compte fournisseurs avec les différents cas possibles reconstitués à partir d’une table de correspondance temporaire non visible par l’utilisateur : Les comptes utilisés CPT1 CPT2 Taux FFRELE France Electricité 601020 601005 601020 HT 20% 445662 20 601005 HT 5.5% 445665 5.5 - Tables de correspondance :
Avec taux : | Taux | Type | Compte | | 20% | HT | 601020 | | 5.5% | HT | 601005 | | 20% | TVA | 445662 | | 5.5% | TVA | 445665 | | ? | HT | 601020 | | ? | HT | 601005 | | ? | TVA | 445662 | | ? | TVA | 445665 | Sans taux | Taux | Type | Compte | | ? | HT | 601020 | | ? | HT | 601005 | | ? | TVA | 445662 | | ? | TVA | 445665 | -
Paramétrer la table de correspondance Possibilité de paramétrer les comptes de HT et de TVA associés au tiers considéré par taux de TVA (si Détail HT et / ou Détail TVA à Oui dans les Attributs comptables) ou sans taux de TVA (si Détail HT et / ou Détail TVA à Non). Si plusieurs comptes de HT ou de TVA sont paramétrés pour un même taux alors plusieurs lignes seront proposées lors de l’intégration des écritures avec 100% du montant sur la 1ère ligne et 0 sur les suivantes, vous permettant alors de ventiler manuellement les montants sur les comptes proposés. -
Paramétrer le numéro de pièce Par défaut, c’est le numéro de pièce de la Facture électronique qui est importé dans la colonne Pièce de l’écriture comptable (15 derniers caractères de l’attribut InvoiceIdentification \ IDType \ ID du format UBLet ExchangedDocument \ ID du format Facture-X). Néanmoins, si l'option « Avec incrémentation du numéro de pièce » dans le journal, puis Standard ou Personnalisé, ce sera ce numéro incrémenté automatiquement qui sera attribué à l’écriture correspondant à la Facture électronique comptabilisée. -
Traitement des rejets Quand une facture électronique est rejetée à cause d’un souci technique, les fichiers facture sont déplacés dans le répertoire local/bases/factures/imports/Rejetés. En complément, le fichier log sera présent également dans ce répertoire. REMARQUE: Les factures électroniques rejetées sont visibles dans le superviseur des lots. Retrouvez en détail la procédure d'Automatisation Facture Electronique : Procédure Automatisation Facture Electronique.pdf MISE EN GARDE: Si présence de doublon de SIREN dans les contacts des dossiers ou entités, alors les factures ne pourront être détectées et traitées. |
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