Quel est le délai de conservation ? Le délai général de conservation est de 6 ans dans un format papier et de trois ans minimum sur support informatique. Il incombe à l’utilisateur d’archiver les fichiers *.pdf générés et de les conserver sur un support pérenne (exemple CD ou DVD non réinscriptibles…).
Comment lettrer en automatique sur plusieurs tiers en même temps ? Pour lettrer en automatique un ensemble de tiers, il convient d’utiliser la fonction Traitement > Gestion des comptes tiers. Il faut sélectionner un compte tiers, puis, une fois dans la liste de ses écritures, cliquer sur le bouton [Automatique]. Dans la fenêtre suivante, choisir le ou les types de tiers souhaité, puis indiquer la fourchette de tiers dans les zones “comptes tiers de … à … ”. Une fois toutes les options paramétrées, cliquer sur [OK].
Comment générer les reports à nouveaux des comptes tiers en solde et non en détail ? Il faut, dans un premier temps, positionner l’option report à nouveau sur “Reporter le solde du compte” sur la fiche principale du compte général. Dans Traitement > Fin d’exercice > Report-à-nouveau, il est nécessaire de positionner l’option “incohérence du code report suivant la nature” sur “Pas de contrôle de cohérence”. Le progiciel génère alors une ligne de solde pour chacun des tiers rattachés au compte général.
Est-il possible de générer plusieurs fois les reports à nouveaux ? Oui, il est possible de les générer autant de fois que souhaité.
Comment régénérer les reports à nouveaux ? Pour régénérer les reports à nouveaux, se placer sur l’exercice d’origine via le menu Fenêtre, puis relancer Traitement > Fin d’exercice > Report‑à‑nouveau.
Est‑il envisageable de saisir des écritures sur l’exercice précédent alors que les A‑Nouveaux de l’exercice suivant sont déjà générés ? Oui, pour cela, il est nécessaire de sélectionner l’exercice correspondant dans le menu Fenêtre. La saisie n’est autorisée que dans les journaux non clôturés ou clôturés partiellement. Il sera obligatoire de régénérer les reports à nouveaux afin que les nouvelles écritures soient prises en compte dans les A-Nouveaux de l’exercice suivant.
Comment vérifier que le résultat présent dans le journal des A-Nouveaux est correct ? Le solde du journal des reports A-Nouveaux est saisi sur le compte général d’ouverture (compte général renseigné dans les Paramètres sociétés > Exercices > Reports à nouveaux). Le montant correspond au solde des comptes de gestion figurant en fin de balance des comptes généraux ou au résultat imprimé par le Bilan.
Que vérifier si le rapprochement bancaire n’est plus correct sur le nouvel exercice ? Au premier jour de l’exercice N, le solde du rapprochement bancaire manuel diffère de celui constaté au dernier jour de N‑1. L’incohérence résulte d’un des points suivants : - Il reste des écritures non rapprochées sur N-2.
- Des écritures sur le compte de trésorerie ont été saisies dans un autre journal que celui de trésorerie sur l’exercice N-1 ou N-2
- Solde du compte de trésorerie au dernier jour de N‑2 est non égal à celui du 1er jour de N‑1
REMARQUE : Une intervention à distance est réalisée pour identifier l’origine de l’erreur. Pour cela, il est recommandé de contacter le support.
Que fait‑on des écritures de situation ? Il est désormais possible de clôturer l'exercice comptable sans avoir à supprimer au préalable les écritures de situation. Il suffit de consulter ces écritures d'un exercice à l'autre. Il sera également possible d'inclure ces écritures lors de l'impression des états qui porteront alors la mention "Impression avec écritures de situation".
Pourquoi le journal de caisse refuse-t-il de se clôturer ? La clôture des journaux affiche un message indiquant que le journal de caisse n'est pas clôturé quand la caisse a été créditrice sur la période. Le progiciel vérifie que le solde de la caisse soit toujours débiteur. Il est donc nécessaire d’imprimer l’état de contrôle de caisse par le menu Etat pour localiser l’erreur et procéder aux ajustements. REMARQUE : Le contrôle se contourne en changeant la nature du compte de caisse de “Caisse” à “Aucune” dans Structure > Plan comptable.
Comment purger les extraits de comptes bancaires ? Il est possible de réaliser cette action par le menu Fichier > Outils > Purge des extraits. Notez également que les extraits appartenant à un exercice sont supprimés lors de la suppression de ce dernier.
Comment supprimer le premier exercice ? Lorsqu’un exercice est clôturé et n’est plus utilisé, il est nécessaire de procéder à l’archivage de l’exercice. ATTENTION : Il est fortement conseillé de réaliser une sauvegarde de votre base SQL. En effet, les opérations suivantes sont irréversibles. Si des modifications sont effectuées après la clôture de l’exercice, il sera nécessaire de repartir d’une sauvegarde. Il est nécessaire de lancer la fonction par le menu Traitement > Fin d’exercice > Gestion des exercices puis de choisir « Suppression du 1er exercice ».
L'archivage sans suppression de l'exercice n'a aucune conséquence sur le fichier d'origine et permet de conserver les comparatifs N et N-1. Par contre, l'archivage avec suppression supprime l'exercice du menu Fenêtre et ne permet plus aucun comparatif. Il est cependant possible de consulter et d'imprimer dans le dossier d'archive en l'ouvrant par le menu Fichier > Ouvrir ou Traitement > Sauvegarde fiscale des données. |