Les stagiaires en milieu professionnel ne sont pas liés à l'entreprise par un contrat de travail mais par une convention de stage. Le stagiaire n'ayant pas le statut de salarié, même dans le cas où la gratification versée dépasse le seuil de franchise, les contributions d'assurance chômage et au dialogue social ne sont pas dues. Bien qu'il ne soit pas obligatoire de faire figurer en DSN les stagiaires présents dans l'entreprise, depuis moins de deux mois (trois mois pour les périodes de formation en milieu professionnel réalisées dans le cadre des formations du second cycle secondaire en milieu agricole et rural), il convient de déclarer par ce biais ceux qui sont au-dessus du seuil de franchise légal. Principes d'assujettissement des éléments de rémunération d'un stagiaire :
Si la rémunération versée au stagiaire ne dépasse pas le montant horaire minimal, elle est exonérée de charges sociales pour l'organisme d'accueil et pour le stagiaire (la CSG et la CRDS ne sont pas dues). La franchise de cotisations s'applique également aux gratifications versées à titre facultatif par l'organisme d'accueil.
Une gratification conventionnelle supérieure au minimum légal est en revanche soumise à cotisations sociales, CSG, CRDS, contribution solidarité autonomie, Fnal et Versement Transport au-delà du seuil de franchise, calculées sur la fraction excédentaire (différence entre le montant réellement versé et la franchise de cotisations).
A noter que la part de gratification qui dépasse le seuil de franchise, ne bénéficie pas du taux réduit de cotisations d'allocations familiales. Le stagiaire ne peut pas bénéficier d'une indemnisation pour un arrêt de travail en maladie, maternité ou AT/MP si les cotisations au titre de ces assurances maladie, maternité, invalidité et AT/MP ne sont pas versées. Si le stagiaire perçoit des rémunérations soumises à cotisations sociales au titre des assurances maladie, maternité, invalidité et décès. L'indemnisation sera possible dans la limite de ces rémunérations. Concernant les AT/MP, le stagiaire doit pouvoir justifier d'une gratification mensuelle > à 12,5 % du plafond de la sécurité sociale, pour pouvoir prétendre aux indemnités journalières en cas d'accident ou maladie reconnu à ce titre.
N'entre pas dans la base de calcul des cotisations, la fraction de la gratification, en espèces ou en nature, versée aux stagiaires qui n'excède pas, au titre d'un mois civil, le nombre d'heures de stage effectuées au cours du mois considéré multiplié par 15 % du plafond horaire de la Sécurité sociale. La franchise de cotisations s'applique également aux gratifications versées à titre facultatif par l'organisme d'accueil. Si le seuil de la franchise de cotisation est dépassé, seule la fraction excédentaire est assujettie aux cotisations de Sécurité sociale, à la CSG et à la CRDS, à la contribution solidarité autonomie, au Fnal. En l'absence d'un contrat de travail, les cotisations de retraite complémentaire ne sont pas dues. Que le stage soit obligatoire ou non, les stagiaires bénéficient d'une protection contre le risque accidents du travail-maladies professionnelles.
Traitement dans la norme DSN Pour ce qui concerne la déclaration d'un stagiaire en DSN, une attention particulière doit être portée aux rubriques suivantes du Cahier technique Phase 3 :
| 1 | Stagiaire Régime général ou Régime agricole
Bloc « Contrat (contrat, convention, mandat) - S21.G00.40 » | · La rubrique « Statut du salarié (conventionnel) - S21.G00.40.002 » doit être valorisée avec le code correspondant à la catégorie socioprofessionnelle dont relève le stagiaire.
· La rubrique « Code statut catégoriel Retraite Complémentaire obligatoire - S21.G00.40.003 » doit être valorisée avec la valeur suivante : « 99 - pas de retraite complémentaire »
· La rubrique « Nature du contrat de travail - S21.G00.40.007 » doit prendre la valeur " 29 - Convention de stage (hors formation professionnelle)".
». | | 2 | Stagiaire Régime général ou Régime agricole
Bloc « Rémunération - S21.G00.51 » | · La rubrique « Type - S21.G00.51.011 » portant la valeur « 001 - Rémunération brute non plafonnée » doit être valorisée du montant de la rémunération brute versée au stagiaire à titre de gratification de stage, sans déduction de la franchise
· La rubrique « Type S21.G00.51.011 » portant la valeur « 002 - Salaire brut soumis à contributions d'Assurance chômage » doit être valorisée à « 0.00 »
· La rubrique « Type S21.G00.51.011 » portant la valeur « 003 - Salaire rétabli - reconstitué » doit être renseignée du seul montant de la rémunération brute excédant la franchise de cotisation. Le salaire est rétabli sur la base de la rémunération brute soumise à cotisations. La franchise, non soumise à cotisations, ne doit donc pas être prise en compte.
· La rubrique « Type S21.G00.51.011 » portant la valeur «010 - Salaire de base » du montant de la gratification versée au stagiaire (sans déduction de la franchise) | | 3 | Stagiaire Régime général ou Régime agricole
Bloc « Prime, gratification et indemnité S21.G00.52 » | · La valeur « 037 - Gratification de stage » portée par la rubrique « Type S21.G00.52.001 » au sein du bloc « Prime, gratification et indemnité S21.G00.52 » est présente dans la version 3.6 du Cahier technique de la phase 3 mais absente de la version 2017.1. Cette valeur n'est pas à renseigner pour la phase 3, quelle que soit la version du Cahier technique concernée | | 4 | Stagiaire Régime général ou Régime agricole
Bloc « Fin du contrat - S21.G00.62 » | · Dans le cas d'un stagiaire, il convient de ne pas envoyer de signalement "Fin de contrat". Seule la DSN mensuelle sera attendue.
· La rubrique « Date de fin du contrat - S21.G00.62.001 » doit être renseignée uniquement dans la DSN mensuelle avec la date de fin de la convention de stage
· La rubrique « Motif de la rupture du contrat S21.G00.62.002 » doit être valorisée uniquement dans la DSN mensuelle avec le motif « 999 - fin de relation avec l'employeur (autres que contrat de travail, convention ou mandat) ». | | 5 | Stagiaire Régime général ou Régime agricole
Bloc « Retraite complémentaire S21.G00.71 » | · La rubrique « Code régime Retraite Complémentaire S21.G00.71.002 » doit être renseignée avec la valeur « 90000 - pas de régime complémentaire » car les stagiaires sous convention de stage (qui ne disposent de contrat de travail) ne sont pas reconnus par les institutions de retraite complémentaire | | 6 | Stagiaire Régime général ou Régime agricole
Blocs « Base Assujettie - S21.G00.78 » | La valorisation du bloc « Base assujettie - S21.G00.78 » est conditionnée par le montant de la gratification attribuée au stagiaire :
· Si la gratification est inférieure ou égale au seuil de franchise de cotisation,
o il convient de ne pas déclarer de bloc « Base assujettie - S21.G00.78 » ou à défaut, de renseigner un montant de base assujettie « 03 - Assiette brute déplafonnée » à zéro ;
· Si la gratification est supérieure au seuil de franchise de cotisation,
o il faut alors valoriser les montants des bases assujetties de type « 02 - Assiette brute plafonnée », « 03 - Assiette brute déplafonnée », « 04 - Assiette de la contribution sociale généralisée ». | | 7 | Stagiaire Régime général ou Régime agricole
Exonération de cotisation applicable à la gratification de stage
Bloc « Cotisation individuelle - S21.G00.81 » | Exonération de cotisations applicable à la gratification de stage
· En bloc « Cotisation individuelle - S21.G00.81 », il convient de renseigner en rubrique « Code de cotisation S21.G00.81.001 » le code « 022 - Exonération de cotisations applicable à une gratification de stage » et de valoriser en rubrique « Montant d'assiette S21.G00.81.003 » la valeur de la gratification plafonnée au seuil d'exonération. | | 8 | Stagiaire Régime général
Cotisations sur la partie de la gratification excédant le seuil d'exonération
Blocs « Cotisation agrégée - S21.G00.23 » | Part de la gratification excédant le seuil d'exonération
Si l'employeur est redevable de cotisations auprès de l'Urssaf :
· Pour la partie de la gratification excédant le seuil d'exonération, déclarer un bloc « Cotisation agrégée - S21.G00.23 » pour notamment chacun des codes types de personnel (table des CTP URSSAF) suivants :
o CTP 100
o CTP 260
o CTP 900
o CTP 901
Pour plus de précisions, se référer au « Guide Acoss : comment déclarer et régulariser les cotisations Urssaf en DSN ». | | 9 | Stagiaire Régime agricole
Cotisations sur la partie de la gratification excédant le seuil d'exonération
Blocs « Cotisation individuelle - S21.G00.81 » | Part de la gratification excédant le seuil d'exonération
Si l'employeur est redevable de cotisations auprès de la MSA :
· Pour la partie de la gratification excédant le seuil d'exonération, déclarer un bloc « Cotisation individuelle - S21.G00.81 » pour chacun des codes de cotisation suivants :
o 045 - Cotisation Accident du travail
o 074 - Cotisation Allocation familiale - taux normal
o 075 - Cotisation Assurance Maladie
o 076 - Cotisation Assurance Vieillesse
o 049 - Cotisation Allocation de logement (FNAL)
o 068 - Contribution solidarité autonomie
o 073 - CSG/CRDS sur participation intéressement épargne salariale | Points d'attention
Les élèves ou étudiants effectuant un stage en entreprise donnant lieu à la signature d'une convention entre le stagiaire, l'entreprise et l'établissement d'enseignement, sont exclus du calcul de l'effectif déclaré en rubrique Effectif de fin de période déclarée de l'établissement S21.G00.11.008.
Pour plus d'information sur ce point : DSN Info
|