Avant de réaliser le traitement, assurez-vous que l’ensemble des documents à conserver de la période à purger ont bien été archivés au format pdf.
Dans le cas contraire, deux solutions sont envisageables :
1.Vous disposez de la fonction Sauvegarde fiscale des données et vous avez déjà utilisé cette fonction
Assurez-vous que la date de dernière période ayant fait l’objet d’une sauvegarde fiscale correspond à la date de fin du report de stock souhaité.
Cette période se visualise depuis le menu Traitement/ Sauvegarde fiscale des données. Si ce n’est pas le cas, effectuez une sauvegarde fiscale des données.
2.Vous disposez de la fonction Sauvegarde fiscale des données et vous n’avez jamais utilisé cette fonction
Dans ce cas, commencez par sauvegarder le plus ancien exercice présent dans votre fichier commercial.
A partir du menu Traitement/ Sauvegarde fiscale des données, renseignez comme Date limite à sauvegarder le dernier jour du premier exercice et cochez l’option Sauvegarder à nouveau les périodes précédentes.
Réalisez ensuite une nouvelle sauvegarde fiscale des données en renseignant cette fois une Date limite à sauvegarder correspondant à la date de fin de report de stock souhaité.
3.Vous ne disposez pas de la fonction Sauvegarde fiscale des données
Veuillez procéder de la manière suivant pour produire les documents à archiver.
Menu Etats/ Journaux comptables
Les journaux permettent justifier en comptabilité l’origine des mouvements de la gestion commerciale.
Vous devez imprimer et conserver sous forme de fichiers pdf les 4 domaines suivant :
- Factures des ventes : permet l’impression des états relatifs au journal des ventes.
- Factures des achats : permet l’impression des états relatifs au journal des achats.
- Règlements clients : permet l’impression des états relatifs au journal des règlements des ventes.
- Règlements fournisseurs : permet l’impression des états relatifs au journal des règlements des achats
Cochez impérativement l’option « Impression dans un fichier PDF » sur la fenêtre de dialogue d’impression et cliquez sur le bouton [OK]. Nous vous incitons à modifier le nom de fichier en indiquant le domaine et la période concernée : Exemple : Journaux_ventes_gescom_2015.pdf
Répétez l’opération pour chaque domaine géré.
Menu Traitement/ Documents des ventes/ Factures comptabilisées
Sélection des documents : Cliquez sur «Plus de critères » et indiquer la période concernée, date de fin de report souhaitée. Veuillez sélectionner l’ensemble des factures, vous pouvez utiliser à cet effet le menu contextuel, sélectionnez tout à l’aide du clic droit de la souris ou le raccourci clavier Ctrl + A.
Impression des documents : Cliquez sur le bouton [Action], « Imprimer ». Selon que vous avez défini ou non un modèle par défaut une fenêtre vous permet de sélectionner un modèle de mise en page.
Cochez impérativement l’option « Impression dans un fichier PDF » sur la fenêtre de dialogue d’impression et cliquez sur le bouton [OK]. Nous vous incitons à modifier le nom de fichier en indiquant le domaine et la période concernée : Exemple : Factures_ventes_comptabilisées_2015.pdf
Menu Traitement/ Documents des achats/ Factures comptabilisées
Sélection des documents : Cliquez sur « Plus de critères » et indiquez la période concernée. Veuillez sélectionner l’ensemble des factures, vous pouvez utiliser à cet effet le menu contextuel, sélectionnez tout à l’aide du clic droit de la souris ou le raccourci clavier Ctrl + A.
Impression des documents : Cliquez sur le bouton [Action], « Imprimer ». Selon que vous avez défini ou non un modèle par défaut une fenêtre vous permet de sélectionner un modèle de mise en page.
Cochez impérativement l’option « Impression dans un fichier PDF » sur la fenêtre de dialogue d’impression et cliquez sur le bouton [OK]. Nous vous incitons à modifier le nom de fichier en indiquant le domaine et la période concernée : Exemple : Factures_achats_comptabilisées_2015.pdf
Répétez l’opération pour les factures.
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