Les données contenues dans l'état Dans l'état se trouvent plusieurs informations concernant l'entreprise, notamment : - Raison sociale
- Adresse
- Code NAF/APE
- SIREN / SIRET
- Convention collective
- Adresse mail
- N° de téléphone/fax
- Coordonnées bancaires, ...
REMARQUE: La présente liste est non exhaustive.
Accéder à l'état - Depuis Génération Experts, accédez au menu : Administration > Gestion du Site > Administrer le site
- Sélectionnez le menu États dans la boîte de dialogue qui s'ouvre
- Répondre OK
- Dans la fenêtre qui s'ouvre > Réalisez un clic droit sur l'état Import-Export Dossiers Permanent
- Choisissez Importer ou Exporter suivant l'action souhaitée
La fonction d'export La fonction d’export extrait les informations du DP de tous les dossiers du logiciel dans un fichier .txt, que l’utilisateur peut nommer et enregistrer à l’emplacement de son choix. REMARQUE: Pour améliorer la lisibilité du fichier, nous recommandons d’enregistrer le fichier avec l’extension .xls plutôt que .txt. - Si vous souhaitez consulter le fichier immédiatement, répondre Oui à la question suivante, sinon répondre NON
- Si vous avez répondu NON à la question, pour consulter le document, il faudra l'ouvrir à partir de l'emplacement où vous l'avez enregistré.
- Lors de l'ouverture du fichier, si enregistrement au format txt, répondre Oui à la question qui s'affiche
▼ Exemple en image 
REMARQUE: Cet avertissement n'apparaît pas si le fichier a été enregistré au format txt. Une fois le fichier ouvert, vous pouvez consulter les éléments, faire des filtres...
La fonction d'Import L'import permet soit : - De compléter en rafale des informations,
- De créer en rafale des dossiers (se reporter au point V pour le cas particulier de la création de dossiers).
Pour pouvoir importer des éléments, il faut avoir réalisé l'export. En effet, seules les informations prévues par la trame proposée par défaut par le logiciel peuvent être importées. REMARQUE: La seule possibilité d'obtenir la trame est de réaliser un export. ATTENTION: Il est déconseillé de modifier l'ordre des colonnes ou lignes, mais également de supprimer, ajouter, masquer ou renommer les intitulés des colonnes. L'import ne peut se faire que grâce à un format txt. Si vous avez fait un export au format xls, une fois que vous avez complété les informations souhaitées dans la trame, il faudra enregistrer le fichier au format txt. Après avoir importé le fichier, il faut relancer le logiciel pour finaliser l'implémentation des données.
Précisions sur la création de dossiers avec l'import L'import permettant de créer des dossiers clients ne sert que pour récupérer des dossiers provenant d'un autre cabinet utilisant également Génération Expert. Il faut donc disposer d'une sauvegarde de l'autre cabinet. En effet, l'import permettant de créer des dossiers de toutes pièces ne créera pas la gestion des contacts. Le dossier sera donc créé, mais inutilisable. Dans un fichier d'import servant à la création de dossiers, il faut : - Supprimer toutes les lignes du fichier, sauf la première ligne, sur laquelle se trouvent les intitulés de colonnes.
- Remplir la colonne du code dossier (colonne A). Le code dossier que vous saisissez dans le fichier, après import, sera tronqué à 10 caractères et ne comportera pas d'espaces.
- Faire un fichier par groupe de dossiers. En effet, au moment de l'import, le logiciel demande le groupe de dossiers dans lequel placer les dossiers et à cette étape nous n'avons la possibilité d'en sélectionner qu'un seul.
Après avoir choisi le groupe de dossier, répondre Oui à la question qui s'affiche.
Vous pouvez ensuite remplir la date de création des dossiers et valider avec OK. Par défaut, le logiciel propose une date que vous pouvez modifier. La sauvegarde de votre confrère doit s'intituler comme le code dossier du dossier dans son logiciel. Vous devez créer le dossier sur votre logiciel avec le même code dossier que celui de votre confrère. Pour trouver le dossier importé grâce à l'état, il faut se placer dans l'Intuisage et effectuer une recherche par code dossier. Pour savoir comment trouver un dossier grâce à son code, suivre la fiche Intuisage : Ouvrir un dossier avec le code dossier Une fois le dossier ouvert, il faut restaurer la sauvegarde du confrère. L'étape de la restauration de sauvegarde ne pourra se faire que dossier par dossier. En effet, la fonctionnalité de restauration de dossiers en rafale n'existe pas dans le logiciel. |
