Grâce à l'état Import-Export Dossiers Permanent de Génération Expert, il est possible d'exporter et d'importer des données relatives au dossier permanent des dossiers.

Les données contenues dans l'état

• Raison sociale
• Adresse
• Code NAF/APE
• SIREN / SIRET
• Convention collective
• Adresse mail
• N° de téléphone/fax
• Coordonnées bancaires, ...

REMARQUE : La présente liste est non exhaustive.

Accéder à l'état

1. Se positionner sur la page d'accueil INTUISAGE
2. Accéder au menu : Administration > Gestion du Site > Administrer le site
3. Sélectionner le menu États dans la boîte de dialogue qui s'ouvre
4. Répondre OK
5. Dans la fenêtre qui s'ouvre > Réaliser un clic droit sur l'état Import-Export Dossiers Permanent
6. Choisir soit importer, soit exporter

La fonction d'export

REMARQUE : Pour une meilleure lisibilité du fichier, nous vous conseillons de modifier l'extension "txt" par "xls" au moment de son enregistrement.

• • Si vous souhaitez consulter le fichier immédiatement, répondre Oui à la question suivante, sinon répondre NON
  • Si vous avez répondu NON à la question, pour consulter le document, il faudra l'ouvrir à partir de l'emplacement où vous l'avez enregistré.

Quand vous ouvrez le fichier, si vous l'avez enregistré au format txt, répondre Oui à la question suivante :                Cet avertissement n'apparaît pas si le fichier a été enregistré au format txt. Une fois le fichier ouvert, vous pouvez consulter les éléments, faire des filtres...

La fonction d'Import

La fonction d'import permet d'importer des éléments.

L'import permet soit :

• De compléter en rafale des informations,
• De créer en rafale des dossiers (se reporter au point V pour le cas particulier de la création de dossiers).

Avant de pouvoir importer des éléments, il faut avoir réalisé l'export.

En effet, seules les informations prévues par la trame proposée par défaut par le logiciel peuvent être importées.

REMARQUE : Le seul moyen d'obtenir la trame est de réaliser un export.

MISE EN GARDE : Attention, il ne faut pas :

• Modifier l'ordre des colonnes ou des lignes,
• Ne pas en supprimer,
• Ne pas en ajouter,
• Ne pas en masquer,
• Renommer les intitulés de colonnes.

L'import ne peut se faire que grâce à un format txt.

Précisions sur la création de dossiers avec l'import

L'import permettant de créer des dossiers clients ne sert que pour récupérer des dossiers provenant d'un autre cabinet utilisant également Génération Expert. Il faut donc disposer d'une sauvegarde de l'autre cabinet.

En effet, l'import permettant de créer des dossiers de toutes pièces ne créera pas la gestion des contacts. Le dossier sera donc créé, mais inutilisable.

Dans un fichier d'import servant à la création de dossiers, il faut :

• Supprimer toutes les lignes du fichier, sauf la première ligne, sur laquelle se trouvent les intitulés de colonnes.
• Remplir la colonne du code dossier (colonne A). Le code dossier que vous saisissez dans le fichier, après import, sera tronqué à 10 caractères et ne comportera pas d'espaces.
• Faire un fichier par groupe de dossiers. En effet, au moment de l'import, le logiciel demande le groupe de dossiers dans lequel placer les dossiers et à cette étape nous n'avons la possibilité d'en sélectionner qu'un seul.                   

Après avoir choisi le groupe de dossier, répondre Oui à la question suivante :

Vous pouvez ensuite remplir la date de création des dossiers et valider avec OK. Par défaut, le logiciel propose une date que vous pouvez modifier.

La sauvegarde de votre confrère doit s'intituler comme le code dossier du dossier dans son logiciel.

Vous devez créer le dossier sur votre logiciel avec le même code dossier que celui de votre confrère.

Pour trouver le dossier importé grâce à l'état, il faut se placer dans l'Intuisage et effectuer une recherche par code dossier. Pour savoir comment trouver un dossier grâce à son code, suivre la fiche Intuisage : Ouvrir un dossier avec le code dossier

Une fois le dossier ouvert, il faut restaurer la sauvegarde du confrère.

L'étape de la restauration de sauvegarde ne pourra se faire que dossier par dossier. En effet, la fonctionnalité de restauration de dossiers en rafale n'existe pas dans le logiciel.