Gestion des droits utilisateurs :
Cette fonction est soumise aux droits d'accès utilisateurs accessibles depuis le menu Fichier / Droits d'accès / Utilisateurs.
Pour rappel, seul l'utilisateur "Superviseur" peut intervenir dans l'attribution des droits :
- Dans la fenêtre Fichier / Droits d'accès / Utilisateurs, sélectionner un utilisateur puis cliquer sur Confidentialité.
- Dérouler l'arborescence à partir de Fichier pour ouvrir l'entrée Paramètres.
- Cliquer sur Paramétrages multi-contrats puis cocher Accès interdit ou Accès autorisé en fonction des droits à attribuer :
Fiche de personnel :
Les fiches du personnel des salariés en multi-contrats doivent être préalablement créées avec leur premier contrat et la case "multi-contrats" de la page Contrat doit être cochée
N.B. : La case à cocher "multi-contrats" est également gérée en import de fiche du personnel (format "Lieu de travail") et en modification en masse : Paramétrage de la grille multi-contrats : Fichier / Paramètres / Paramétrage multi-contrats
Les champs obligatoires, et donc pas sélectionnables, sont les suivants : - Matricule, - Date de début de contrat, - Date de fin du contrat, - Numéro du contrat.
A ces derniers, il est possible d'ajouter un certain nombre de champs comme la nature de contrat, le motif de recours au contrat, l'horaire, mais également des rubriques et des constantes telles que HAXX, HSXX, CLXX, PLAFOND par exemple (N.B. : les bulletins modèles des salariés multi-contrats doivent être en phase avec les rubriques sélectionnées dans la grille).
Les colonnes sélectionnées correspondent aux données des contrats à saisir ou à importer, qui seront gérées par le menu Gestion / Multi-contrats.
Saisie de la grille :
Gestion / Multi-contrats
Par le biais de ce menu, il est possible de saisir les différents contrats des salariés. Seule la première ligne vide est accessible en saisie.
 REMARQUE: seuls les salariés ayant l'option "Multi-contrats" de cochée dans leur fiche de personnel seront saisissables.
En saisie, il est possible que le message suivant apparait : " Les contrats ne doivent pas être antérieurs au contrat en cours du salarié. ", ce qui indique qu'un contrat plus récent a déjà été traité.
1- Le bouton OK permet :
a- D'effectuer un certain nombre de contrôles sur les périodes de contrats, sur la validité des contrats; b- De gérer les contrats à cheval sur 2 mois (uniquement sur M et M+1) : le contrat sera éclaté en 2 lignes, avec sur chacune la même référence contrat, afin d'avoir le traitement d'un bulletin pour chaque mois ; c- D'effectuer la validation des lignes afin de permettre leur traitement. Les lignes affichant une coche dans la colonne "V" sont des lignes valides. Seules des données valides pourront être traitées.
Sont valides uniquement les contrats présentant toutes les données obligatoires et débutant sur le mois en cours.
REMARQUE: Si pour un même salarié, la référence contrat est identique sur un ou plusieurs contrats, seul le premier contrat sera considéré comme 'Valide'.
En l'absence d'une donnée obligatoire, le message suivant interviendra " Données manquantes - Le matricule, le N° de contrat, la date de début et de fin de contrat sont obligatoires."
2- Le bouton Appliquer permet de traiter le(s) contrat(s) sélectionné(s) en chaînant les opérations suivantes :
a- Clôture intermédiaire du bulletin précédent s'il existe ; b- Mise à jour de la fiche du personnel et du contrat en cours avec archivage des anciennes valeurs ; c- Edition du bulletin. 3-Le bouton Supprimer la ligne permet de supprimer les lignes (ligne par ligne seulement).
Paramétrage pour l'import :
A la suite du paramétrage de la grille précédemment effectué, le fichier modèle "XXXXXXXXXXXXXXX_ModèleMultiContrats.csv" est créé dans le dossier \AppData\Modèle MultiContrats du répertoire de paie (XXXXXXXXXXXXXXX=SIRET de l’établissement principal). Ce fichier se créé par dossier de paie, ce qui signifie que la grille Multi-contrats peut être différente par société. Il constitue un tableau reprenant en entête de colonne les intitulés des colonnes précemment sélectionnées dans la grille multi-contrats créée côté Paie.  Une fois complété, il est indispensable de l'enregistrer sous un autre nom que l'initial, au format *.CSV (séparateur : point virgule) :  Import dans la grille :Gestion / Multi-contrats
Cliquer sur le bouton Importer et sélectionner le fichier précédemment enregistré.
REMARQUE: le fichier Excel doit être fermé lors de l'import. Si ce n'est pas fait, le message suivant apparaîtra : " La grille ne peut pas être chargée ".
Suite à l'import, il est possible de consulter le rapport sur l'importation afin de traiter les éventuelles anomalies.
Pour rappel, afin que les contrats s'importent correctement, il faut que :
- Les salariés soient sortis à la fin du mois précédent ou qu'ils aient une fin de contrat dans le mois antérieur à la date de début du 1er contrat
- La date de début soit supérieure à la date de fin du dernier contrat traité
- Les contrats à cheval soient sur M et M+1 (les contrats à cheval sur M-1 et M ne seront pas traités)
- Les champs obligatoires soient bien renseignés ; les lignes ne seront pas importées dans les cas suivants :
a- matricule inexistant ou salarié non coché 'multi-contrats‘ b- pour un salarié donné, si pour un contrat donné, on a une date de fin inférieure à la date de début c- pour un salarié donné, si pour un contrat donné, on a une date de début inférieure à la date de fin du contrat précédent (cas de chevauchement) => seul le 1er contrat sera importé
d- pour un salarié donné, si pour 2 contrats importés, on a le même n° de contrat => seul le 1er contrat sera importé (le plus ancien) 5. Si des informations facultatives sont incorrectes, on importe la ligne mais sans la valeur erronée et le motif sera indiqué dans le rapport. 6. Si un second import est réalisé sans avoir traité le premier alors il écrasera les données précédentes.
Autres contrôles réalisés :
1. Les ‘Autres lieux de travail’ : Pour les salariés qui ont des lieux de travail différents par contrat, quelques règles sont à connaître : a- Si un champ du lieu de travail est renseigné dans la fiche de personnel et que ce même champ est vide dans la gestion du multi-contrats, la mise à jour de la fiche de personnel reprend 'vide‘ (par exemple, le complément d’adresse’)
b- Si la case à cocher "Lieu de travail autre que l'établissement" (page Contrat) n'est pas cochée en fiche de personnel, alors les informations ne sont pas importées
c- L’enseigne n’est pas reprise car ce n’est pas une donnée DSN 2. Les autres données administratives Si une valeur (non numérique) est présente dans la fiche de personnel et vide dans la gestion multi-contrats, la fiche de personnel n'est pas mise à jour. Pour les valeurs numériques, la fiche de personnel est toujours mise à jour. 3. Les constantes et rubriques Doivent être alimentées par des champs numériques (pas de constante). Traitements Multi-contrats :Une fois saisis ou importés, les contrats doivent être traités.
Pour cela, il convient de sélectionner la ou les ligne(s) voulues et cliquer sur " Appliquer ". Comme expliqué précédemment, cette fonction permet de : 1- Clôturer en intermédiaire le bulletin précédent s'il existe ; 2- Mettre à jour la fiche de personnel et le contrat en cours avec archivage des anciennes valeurs ; 3- Editer le bulletin (possibilité de saisir une date de paiement commune à tous les bulletins et contrats traitésmais impossibilité de dématérialiser les bulletins). S'il n'est pas possible de cocher une ligne, c'est que le contrat n'est pas valide, soit la colonne "V" à blanc (exemple : le contrat ne démarre pas sur le mois en cours).
A la suite du traitement des lignes, un pictogramme apparait au niveau de la colonne "Etat" :
3 statuts sont disponibles : - Clôture intermédiaire  - Bulletin édité  - Vide : le contrat n'est pas encore traité Les contrats traités, affichant un pictogramme dans la colonne "Etat", ne pourront pas être retraités.
Clôture et ouverture mensuelle : A la clôture mensuelle, si certains contrats dont la date de début est inférieure à la date de fin de mois ne sont pas traités, alors le message suivant s'affichera : "Certains contrats ne sont pas traités. Confirmez-vous la clôture ?" ; A l'ouverture du mois de paie suivant, la grille est vidée de tous les contrats dont la date de début est inférieure à la date de fin du mois précédent. Les contrats postérieurs eux seront conservés ; Entre la clôture et l'ouverture du mois, la fonction multi-contrats est inaccessible. DSN Fin de Contrat de Travail (FCT) :Les DSN FCT des salariés ayant eu des contrats traités en multi-contrats pourront être générées par le menu habituel : Listes \ Fiches de personnel \ Etats administratifs \ DSN FCT. Autres points à connaître :Le traitement multi-contrats est limité à 1000 lignes La longueur du n° de contrat n’est pas contrôlée (pour rappel en DSN 5 caractères sont nécessaires) Les salariés en sommeil sont des CDI, il n’est donc pas possible de leur saisir un contrat Un motif de fin doit être présent dans le contrat en cours de la fiche de personnel. Il sera repris pour chaque contrat Lors du traitement de chaque contrat, les deux historiques de changement de situation sont enregistrés L'option de génération des historiques dans les paramètres de Paie n’est pas appliquée : les changements administratifs du multi-contrats sont toujours appliqués Les contrôles existants de la fiche de personnel sont activés pour le multi-contrats (par exemple, il n’est pas possible d'avoir deux historiques à la même date) Un salarié ne peut pas être créé via la fonction Multi-contrats (il doit préalablement exister dans le dossier de paie) Les bulletins doivent être édités avant le traitement des multi-contrats : les salariés en multi-contrats doivent avoir un statut sorti sur le mois précédent ou une ligne de contrat relative à un contrat qui a débuté le mois précédent. En clôture vous pouvez obtenir le message : certains contrats ne sont pas traités : cela signifie qu'en Gestion/Multi-contrats, il reste des lignes n'ayant pas au minimum le statut édité. La liste affichée dans Gestion/Multi-contrats/Gestion multi-contrats est liée à un fichier .CSV stocké dans le répertoire d'installation de Sage Paie, dossier AppData puis UsrData. Ce fichier permet de conserver les informations dans la liste des contrats même en cas de restauration de sauvegarde de la base de paie. |