La clôture d'exercice consiste à réaliser la sauvegarde DGFiP de vos données, à générer l'écriture d'OD de clôture, à modifier vos dates d'exercice et alimenter le journal des A-nouveaux.

Avant de réaliser ce traitement, vous devez obligatoirement :

• Sauvegarder vos données
• Valider vos pièces et vos écritures jusqu'à la date de clôture

Ensuite, vous pourrez lancer le traitement de fin d'exercice.

Cette procédure explique comment clôturer chaque année votre dossier de travail.

Sauvegarde de fin d’exercice

Avant d’effectuer la clôture, vous devez procéder à une sauvegarde de vos données.

1. Aller dans le menu Dossier - Sauvegarde/Restauration - Sauvegarde...
2. Sélectionner votre format et vos paramètres de sauvegarde habituels
3. Cliquer sur le  bouton OK

Valider puis comptabiliser les pièces de facturation

Ensuite, vous devez valider toutes les factures, les avoirs clients et fournisseurs de l’exercice : 

1. Aller dans menu Gestion - Pièces clients...
2. Affiner la sélection en affichant que les factures et avoirs non validés de la période de clôture
3. Valider les pièces
4. Effectuer les mêmes opérations pour les pièces fournisseurs

 Après la validation de toutes les pièces de facturation, vous devez comptabiliser toutes les écritures de gestion sur la période à clôturer.

1.  Aller dans le menu Traitements - Génération des écritures...
2. Sélectionne la période de clôture
   
3. Cocher les options dans les pièces d’achats et de ventes
4. Cliquer sur le bouton Suivant puis Terminer

 Contrôler le lettrage et le pointage

 Lettrage : Menu Traitements -  Commande Lettrage automatique...

Le lettrage permet d’indiquer qu’une facture a été réglée. Cette opération est facultative, mais par défaut tous les tiers (clients / fournisseurs) sont déclarés  comme « Lettrable » dans le plan comptable.

Par conséquent, si vous ne lettrez pas ces comptes, ils seront repris en détail dans le journal des A-nouveaux. Il vous faut donc déclarer tous ces comptes en « non lettrable » avant de procéder à la clôture.

Pointage : Menu Traitements -  Commande Rapprochement bancaire...

Si vous effectuez un rapprochement bancaire, vérifiez qu’il est à jour.

Saisie des OD de fin d’exercice

Menu Comptabilité - Commande Saisies - Saisie standard...

1. Saisir toutes les écritures de fin d’exercice dans le journal OD avec la date de fin d’exercice.

Validation des écritures de votre exercice

S’il vous reste des écritures au brouillard dans l’exercice à clôturer, le logiciel refusera d’effectuer la clôture.  Il vous faut donc, soit valider votre brouillard, soit supprimer les écritures indésirables.

1. Aller dans le menu Traitements - Validation brouillard...
2. Sélectionner la période de clôture
3. Cocher éventuellement « Inclure les écritures en simulation »
4. Cliquer sur le bouton Valider

Edition des documents définitifs de l’exercice

Menu Etats - Commande Grand-livre, commande Balance. Etc.

1. Editer tous les états comptables (Journaux, Grand Livre, Balance, Bilan, Compte de Résultat)

Clôture

Menu Traitements - Commande Fin d’exercice  - Clôture...

1. Vérifier la date de clôture, à savoir la date de fin d’exercice courant.

2. Cliquer ensuite sur le bouton Suivant

 La fin d'exercice consiste à réaliser la sauvegarde DGFiP de vos données :

• Les états comptables
• Les données comptables
• Les données de gestion

 Ces données sont enregistrées automatiquement sur votre ordinateur et seront accessible depuis le menu Traitements – Consultation sauvegarde DGFIP.

3. Cliquer ensuite sur le bouton Suivant

La fenêtre suivante vous permet de lancer le traitement de clôture en cliquant sur le bouton OK

Réouverture

Menu Traitements - Commande Fin d’exercice - Réouverture...

1. Vous arrivez ensuite sur le traitement de réouverture de l’exercice, cliquer sur le bouton Suivant :

 2. Définir vos choix concernant le report des écritures non lettrées et non pointées dans l’A-Nouveau  puis cliquer sur Suivant

La fenêtre suivante apparait lorsque vous demandez à reporter le détail des écritures non lettrées et que vous avez des comptes n’ayant aucun lettrage sur l’exercice.

 3. Cocher l’option qui vous convient puis cliquez sur Suivant

La fenêtre suivante apparait lorsque vous demandez à reporter le détail des écritures non pointées et que vous avez des comptes n’ayant jamais été rapprochés ou pointés.

 4. Cocher l’option qui vous convient puis cliquez sur Suivant

 5. Définir vos choix concernant les budgets et la gestion des déclarations de TVA de l’exercice précédent

 6. Cliquer sur le bouton OK pour lancer la réouverture.

 A la fin de la clôture, vous obtenez un message de confirmation :

A la fin de la procédure, la purge des anciens exercices vous sera proposée.

Une fois ce traitement terminé, vous ne pourrez plus créer ni modifier des pièces et règlements correspondant à l'exercice clôturé.