Comprendre les retours de Pôle Emploi pour la DSN Fin de Contrat de Travail

Le numéro de contrat de travail est un identifiant du contrat de travail. Quand un salarié a plusieurs contrats de travail dans le mois, le numéro de contrat de travail est obligatoire pour chaque contrat de travail.
Quand une modification est apportée au numéro de contrat un bloc "changement contrat" (S21.G00.41) doit être déclaré. Cas les + courants :
1/ Un employeur ne gérait pas de n° de contrat pour l'ensemble de ses salariés puis décide d'en gérer un. Il saisit donc un numéro de contrat sur chacun de ses salariés

2/ Un employeur s'est trompé sur le n° de contrat d'un de ses salariés et corrige donc le mois suivant

Le nouveau numéro de contrat doit donc être porté sur la DSN en cours avec un bloc "changement contrat" (S21.G00.41) pour indiquer l'ancien numéro de contrat (vide).
En l'absence de bloc « changement contrat » les organismes ne peuvent pas faire le lien et ne pourront reconstituer les déclarations substituées (DMMO/EMMO, AED, DSIJ…).

Côté paie : Actuellement la modification du n° de contrat dans la Paie doit s’accompagner d’une création manuelle d’un bloc dans la DSN indiquant l’ancien numéro de contrat de travail.

Correction de la date de début de contrat

Quand un employeur s'est trompé sur la date de début d'un contrat de travail il doit le corriger le mois suivant. Dans ce cas, comme pour le numéro de contrat de travail, un bloc « changement de contrat » (S21.G00.41) doit être déclaré.
En effet, la date de début de contrat est un identifiant du contrat : en l'absence de bloc changement, les organismes ne peuvent pas faire le lien avec les DSN précédentes et ne pourront reconstituer les déclarations substituées (DMMO/EMMO, AED, DSIJ…).

Côté Paie : Actuellement la modification de la date de début de contrat dans la Paie doit s’accompagner d’une création manuelle d’un bloc dans la DSN indiquant l’ancienne date de début de contrat de travail.

Changement d'établissement pour un salarié

Lors d’un changement d’établissement d’affectation, un bloc « changements contrat » (S21.G00.41) doit être déclaré afin de préciser l’ancien établissement. Cas les plus courants :

1/ un salarié change d’établissement

2/ le SIRET d’un établissement change.

Dans ces cas, les organismes ont besoin d'un bloc « changements contrat » (S21.G00.41) indiquant le SIRET du précédent établissement afin de faire le lien entre les 2 établissements pour chaque salarié concerné ; l’absence de bloc « changements contrat » empêchera la bonne reconstitution des déclarations substituées (DMMO/EMMO, AED, DSIJ…).

Rupture de contrat de travail

Quand une rupture de contrat de travail a lieu, un bloc « Fin de contrat de travail » (S21.G00.62) doit absolument être déclaré dans la DSN mensuelle, et ce même si l’employeur décide d’utiliser les anciennes procédures AED (au lieu d’une DSN de signalement Fin de contrat de travail).

La déclaration du bloc « Fin de contrat de travail » (S21.G00.62) est obligatoire dans la DSN mensuelle : en l’absence de ce bloc « Fin de contrat de travail » les systèmes d’informations côté organismes ne sont pas à jour et les déclarations substituées (DMMO /EMMO…) ne pourront être reconstituées.

Déclaration d'un temps de travail rémunéré nul alors qu'il y a une rémunération versée

Pôle emploi relève une erreur quand, sur une période, est déclaré un temps de travail rémunéré à 0 avec une rémunération versée différente de 0.

Paramétrage dans le logiciel de Paie : vérifier le paramétrage des variables DSN_MONTANT_REMUNERATION et DSN_MESURE_ACTIVITE

Absence non rémunérée incohérente avec le temps de travail payé et la rémunération versée

Pôle Emploi détecte une erreur quand des incohérences sont relevées entre les heures payées, les absences non payées et le salaire.
Par exemple : 154 heures payées, 91 heures d’absence non rémunérée, 3020 euros de salaire, alors que le mois précédent 140 heures payées, aucune absence non rémunérée et le même salaire)

Paramétrage dans le logiciel de Paie : Vérifier le paramétrage des rubriques DSN Salaire Brut AC, travail rémunéré et durée d’absence non rémunérée => variables DSN_MONTANT_REMUNERATION et DSN_MESURE_ACTIVITE

Indemnités de fin de contrat incluses dans le salaire - Mauvais paramétrage des primes

Les primes et indemnités de fin de contrat de travail ne doivent pas être incluses dans le dernier salaire brut assurance chômage.
Le salaire brut soumis à contributions d'Assurance chômage doit contenir uniquement les éléments de salaire : sont donc exclues de ce montant les primes et indemnités déclarées dans le bloc S21.G00.52 Prime, Indemnité et gratification. A noter que les Primes, gratifications et indemnités à mentionner dans le bloc S21.G00.52 sont de périodicités non mensuelles.
Une anomalie est détectée quand d’une période à l’autre, est constatée une évolution des primes qui se répercute à l’identique sur le salaire brut AC ou quand sont déclarés des salaires différents d’un mois sur l’autre sans déclaration d’absences non rémunérées

Paramétrage dans le logiciel de Paie : Vérifier le paramétrage des rubriques DSN « Primes, Indemnités et gratifications » et « Salaire brut assurance chômage » à travers les variables DSN_PRIMES_INDEMNITES et DSN_MONTANT_REMUNERATION.

Rupture anticipée

Dans le signalement de fin de contrat de travail, il y une absence non rémunérée en fin de contrat et une indemnité de congés payés.
=> Dans ce cas le Pôle Emploi estime que la date de fin de contrat de travail est erronée : présence d'une date de fin de contrat de travail pour le dernier jour du mois et présence d'une absence non rémunérée sur la fin du mois

Paramétrage dans le logiciel de Paie : Dans les fiches de personnels, il faut saisir la date de fin de contrat réelle du salarié.

Déclaration d'une rémunération à 0 avec un nombre d'heures travaillés non nul

Pôle Emploi relève une erreur quand sur une période est déclaré un salaire à 0 avec un temps de travail différent de 0.

Paramétrage dans le logiciel de Paie : Vérifier le paramétrage des variables DSN_MONTANT_REMUNERATION et DSN_MESURE_ACTIVITE

Paramétrage des différentes primes

Pôle Emploi détecte une anomalie en constatant que l’évolution des primes d’une période à l’autre se répercute à l’identique sur le salaire brut Assurance Chômage ou quand sont déclarés des salaires différents d’un mois sur l’autre sans déclaration d’absences non rémunérées.
Côté Paie, les primes non liées à l’activité sont déclarées 2 fois : dans la variable des primes mais aussi intégrées à la rubrique DSN « base brut assurance chômage ».

Paramétrage dans le logiciel de Paie : Vérifier les variables DSN_PRIMES_INDEMNITES et DSN_BRUT_ASSURANCE_CHOMAGE.
Les rubriques de primes non liées ne doivent pas être présentes dans la variable DSN_BRUT_ASSURANCE_CHOMAGE

Erreur sur les types de primes

Une prime liée à l’activité a été typée comme non liée à l’activité. Pôle Emploi détecte cette anomalie quand il constate que la même prime “non liée à l’activité” a été distribuée à plusieurs salariés le même jour (dernier jour du contrat) (sachant que les primes “non liées à l’activité” étant des primes évènementielles : déménagement, naissance…).

Paramétrage dans le logiciel de Paie : Vérifier dans le paramétrage de la variable DSN_PRIMES_INDEMNITES.
Vérifier l'énuméré associé aux rubriques présentent dans la variable

Cas de chevauchement de période

Pour un même contrat on ne peut pas avoir deux périodes d'activités qui se chevauchent.

EXAMPLE: Pôle Emploi a détecté le cas d'un salarié avec une période d'activité sur tout le mois ainsi qu'une période d'activité d'un jour dans le mois.

Paramétrage dans le logiciel de Paie : Dans la page "Contrat" de la fiche de personnel, vérifier la cohérence des dates de contrats. Vérifier également le bouton "Anciens contrat" et "Détail du contrat"

Modification de la date de fin de contrat

La DSN de signalement de fin de contrat de travail a été transmise avec une date de fin de contrat différente de celle qui a été déclaré dans la DSN mensuelle.

EXAMPLE: envoi d'un signalement de fin de contrat avec une date de fin de contrat de travail, puis correction de cette date de fin de contrat de travail, et donc transmission dans la DSN mensuelle d'une date de fin de contrat différente de celle transmise dans la DSN de signalement.

Paramétrage dans le logiciel de Paie : Si une DSN de fin de contrat de travail a été générée avec une date de fin érronée, renvoyer la DSN de signalement en "Annule et remplace" avec les bonnes informations.

Aucune valorisation du temps de travail sur aucun salarié

Paramétrage dans le logiciel de Paie : Vérifier le paramétrage des variables DSN_MESURE_ACTIVITE et DSN_NOMBRE_HEURES.

Déclaration des indemnités de fin de CDD

Pôle Emploi détecte une erreur quand des indemnités de fin de CDD ne sont pas déclarées et que la nature du contrat est à durée déterminée.

Paramétrage dans le logiciel de Paie : Vérifier la variable DSN_PRIMES_INDEMNITES qu'elle contienne les bonnes rubriques de prime ainsi que le bon énuméré (011 pour les indemnités légale de fin de CDD).

Changements de numéro de contrat de travail