Prérequis

1. Compte général
2. Compte auxiliaire
3. Compte analytique

La longueur des comptes doit être comprises entre 3 et 13 caractères et doit être codifiée de la manière suivante:

1. E : pour l'utilisation d'entiers numériques
2. L : pour l'utilisation de lettres
3. A : pour l'utilisation de caractères alphanumériques
   
   

Contrôler :

1. Cadrage : le code doit-il être cadré à gauche ou à droite s'il est composé de moins de caractères que la longueur prévue ?
   Un cadrage à gauche est proposé par défaut pour le format Lettre et Alphanumérique et à droite pour le format Entier numérique. Conserver la valeur proposée ou utiliser le bouton zoom pour demander un cadrage différent.
2. Caractères de remplissage : un code est composé d'un nombre de caractères inférieur à la longueur prévue ? la zone peut être complétée automatiquement par un caractère de remplissage à la saisie du code. Ce caractère doit être du même type que celui défini en Format.
   Si un cadrage à gauche a été demandé, les caractères de remplissage seront situés en dernières positions et inversement. La longueur des comptes n'est plus modifiable dès que le premier compte est créé. Cette longueur doit être en adéquation avec votre logiciel de Comptabilité.
3. Il faut également renseigner le compte collectif salarié et le compte général d'attente.

- Pour le collectif salarié : le compte 421000 Personnel Rénumérations dues est proposé par défaut.
Il est possible de le modifier tout en respectant la structure définie plus haut pour les comptes collectifs.

- Le compte général d'attente : Lors de la génération du fichier de passation, si une pièce comporte plus de 255 écritures, le compte général d'attente sera automatiquement utilisé pour permettre l'enregistrement comptable d'entités comportant chacune moins de 255 lignes.

      4. Enfin, il faudra définir le format d'export des écritures:

- Format Sage : La longueur de chaque enregistrement de ce fichier est de 142 caractères.

- Format compta 500 : La longueur de chaque enregistrement de ce fichier est de 111 caractères.

- Format Sage multi-axes : Ce format intègre, en plus, la notion d'axe analytique pour des gestions multi-axes.(*)

- Format compta 500 multi-axe : Ce format intègre en plus la notion d'axe analytique pour des gestions multi-axes.(*)

(*)Ces deux options concernent uniquement les utilisateurs de la Gestion des temps

Paramétrages

1. Création des comptes généraux
   Dans le menu "Listes" / "Modélisation comptable" / "Comptes généraux", par le bouton , créer les différents comptes en spécifiant les : numéro de compte, intitulé du compte, sens, caractère "collectif" ou non 
2. 
   
   
3. Création du journal
   Dans le menu "Listes" / "Modélisation comptable" / "Journaux",par le bouton , créer le ou les codes journaux en spécifiant les : code et intitulé
   
   
4. Création des pièces
   Dans le menu "Listes" / "Modélisation comptable" / "Ecritures", après avoir sélectionné le journal concerné, par le bouton , créer le ou les pièces. Une fois la pièce créée, la fenêtre suivante apparait :
   
   
5. Paramétrage du détail des écritures
   Par le bouton  , il faut attacher les comptes préalablement crées en spécifiant également les :

- Référence

- Libellé

- Sens (débit ou crédit).

      5. Après validation par OK, une fenêtre de sélection va s'afficher et proposer une éventuelle sélection sur les critères suivants :

- Nom / matricule

- Département

- Service

- Unité

- Catégorie

- Etablissement

      6. Pour finir, il faudra paramétrer la structure des comptes comptables. Il sera possible d'y paramétrer les éléments suivants :

- Constantes

- Rubriques part salariale

- Rubrique part patronale

      7. L'insertion des éléments souhaités se fait par le bouton "Insérer" qui va ouvrir dans un premier temps le choix du sens "A ajouter" ou "à soustraire".

      8. Le modèle comptable étant finalisé, il sera possible de l'éditer pour en avoir une vue globale. Cette édition se fait par le menu "Listes" / "Modélisation comptable" / "Edition du modèle."

Traitements : Editions

    1. Journal de contrôle : Annexes / Journal de contrôle
Cette fonction est accessible à tout moment avant ou après clôture. Elle permet de générer le journal des écritures de paie pour contrôle d'équilibre avant passation comptable. Le bouton sélection permet de sélectionner les pièces à éditer. Toutes les pièces sont sélectionnées par défaut (un astérisque marque la sélection). Une sélection pourra se faire sur les critères habituels.

    2. Période de comptabilisation:

- Comptabilisation au : La date proposée par défaut est celle du dernier jour du mois en cours, il est cependant possible de la modifier.

- Reprise des bulletins comptabilisés, à partir du : Une case à cocher permet d'indiquer si des bulletins déjà comptabilisés doivent faire l'objet d'une nouvelle comptabilisation. Ces bulletins seront ceux compris entre la date indiquée ici par l'utilisateur jusqu'à la date indiquée précédemment (Comptabilisation au)

   3. Paramètres d'écritures :
Date de passation / Référence / Libellé*.  La date de passation est par défaut le dernier jour du mois en cours. La référence par défaut est PAIE suivie du mois et de l'année en cours. Le libellé par défaut est OD PAIE. Le programme affichera la référence et le libellé pour toutes lignes d'écritures ne possédant pas ces informations.

   4. Edition détaillée :
La case "édition détaillée" permet de présenter le détail des résultats pour les lignes d'écritures. Cette édition précise le montant des rubriques ou constantes pour chacun des critères de sélection. Si l'édition détaillée n'est pas demandée, l'édition sera le reflet du journal réel après clôture mensuelle et avant ouverture du mois suivant.

Traitements : Passation comptable

1. Passation comptable : Annexes / Passation comptable
   La passation comptable consiste à générer les écritures de paie sur un fichier ASCII (*.txt) Ce fichier sera à destination du logiciel de comptabilité de l'utilisateur. La génération du fichier doit impérativement se faire après la clôture du mois concerné.
2. Génération / Edition du journal de paie
   Deux traitements sont proposés, la génération du fichier et/ou l'édition du journal de Paie. Nous conseillons aux utilisateurs de lancer dans un premier temps l'édition du journal de paie puis sa génération sur fichier.
3. Simulation / Comptabilisation définitive
   Il est possible de générer un fichier de test : pour cela il faut utiliser l'option Simulation.
   L'option Comptabilisation définitive permet de comptabiliser les bulletins de paie de façon officielle (afin qu'ils ne soient pas comptabilisés une seconde fois).

Type d'écriture

1. Normal : les écritures générées sont des écritures définitives.
2. Simulation : à utiliser uniquement si le logiciel de comptabilité est un logiciel à même de traiter ce type d'écritures.

Les autres éléments sur la fenêtre de passation comptable sont identiques à l'édition du journal de contrôle détaillé.