Lorsque le salarié utilise son véhicule personnel pour son activité professionnelle, l’employeur peut lui verser des allocations forfaitaires pour l’indemniser.

Ces allocations peuvent être exonérées de cotisations sociales dans la limite des montants fixés par le barème fiscal des indemnités kilométriques.

Vous pouvez retrouver le barème sur le site de l'URSSAF à partir de ce lien

Dans Sage business cloud Paie, nous avons mis en place différentes variables vous permettant la saisie de ces indemnités jusqu'à 3 véhicules différents.

Variables soumises au barème

• Nombre de kilomètres pour le 1er véhicule
• Nombre de chevaux fiscaux pour le 1er véhicule
• Nombre de kilomètres pour le 2ème véhicule
• Nombre de chevaux fiscaux pour le 2ème véhicule
• Nombre de kilomètres pour le 3ème véhicule
• Nombre de chevaux fiscaux pour le 3ème véhicule

Variables non soumises au barème

• Montant de l'indemnité kilométrique (1er véhicule)
• Montant de l'indemnité kilométrique (2ème véhicule)
• Montant de l'indemnité kilométrique (3ème véhicule)

 MISE EN GARDE: Vous pouvez renseigner n’importe quel montant dans ces variables, aucun plafond ne sera appliqué. Il est fortement conseillé d’utiliser les variables soumises au barème 

Pour utiliser les variables, vous devez :

1. Aller dans Bulletins - Saisie des éléments.
2. Sélectionner le salarié concerné dans la zone Choix du salarié.
3. Cliquer sur le bouton Modifier.
4. Cliquer sur le lien Voir tous les éléments.
5. Cliquer sur le bouton qui se trouve devant Indemnités kilométriques...
6. Renseigner ensuite les éléments liés au véhicule.
7. Cliquer sur le bouton Enregistrer puis sur le bouton Calculer.
8. Cliquer ensuite sur le bouton Imprimé afin de vérifier la présence de l'indemnité kilométrique dans les lignes du bulletin.

Il convient de renseigner les variables chaque mois 

Les indemnités kilométriques fonctionne selon 3 tranches :

• Jusqu’à 5 000 km
• De 5 001 à 20 000 km
• Au-delà de 20 000 km

Si au cours de l’année, on bascule de 5 000 km à 6 000 km alors le coefficient multiplicateur au kilomètre change suivant le barème.

 EXEMPLE: Véhicule de 5 chevaux pour l'année 2023 

En janvier :

Le salarié effectue 4 000 km en janvier

L’indemnité sera de d (distance parcourue à titre professionnel) x 0,636, soit 4 000 km * 0.636 = 2544 euros

En février

Le salarié effectue 4 000 km supplémentaire en février, toujours avec le même véhicule

Au niveau de l’année nous sommes à 8 000 km, donc nous changeons de barème soit :

• • Nous passons de d x 0.636 à (d x 0,357) + 1 395

Sur le bulletin de paie nous aurons donc :

• • Une régularisation des 4 000 km de janvier de - 2 544 euros.
  • L’indemnité sera de 8 000 km * 0.357 = 2856 euros
  • Plus le complément de 1395€ qu'il faut proratiser, soit 1 395 / 12 mois * 2 mois = 232,5 euros

 MISE EN GARDE: Assurez-vous d'utiliser les mêmes rubriques chaque mois . Il ne faut pas saisir un mois les variables du véhicule 1 et le mois suivant les variables du véhicule 2 car chaque véhicule est indépendant.